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Lieu de l'emploi
1300 Wavre

Fonction
Administratif(ve)

Type de contrat
Temps plein - CDI

Employeur

Chaussée de Namur, 229
1300 Wavre

Administratif(ve) Wavre Brabant wallon 1300


Description de l’ASBL, institution

La Résidence Bois du Manil asbl à Wavre est une maison de repos et de soins de 121 places. Nous accueillons, dans une structure adaptée, des personnes âgées, et nous privilégions leur qualité de vie ainsi qu’un travail inspirant pour les collaborateurs.


Poste à pourvoir

Contrat : Temps plein - CDI

Assistant administratif et logistique pour un bon déroulé des soins et services aux résidents

Temps plein avec possibilité de permanence en soirée ou le week-end; disponibilité immédiate ; 20 + 4 jours de congés annuels ; frais kms ou abonnements transports partiellement remboursés ; parking gratuit ; CP 330.

Votre contexte de travail :
La fonction recherchée est particulièrement polyvalente et demande de la rigueur, des compétences d’organisation, une bonne gestion des priorités et échéances, de la résistance au stress.
Interface entre les résidents, leurs proches, les équipes, la hiérarchie, les médecins traitants et le monde extérieur, ce professionnel se charge des missions suivantes :
Coordonner l’accueil et l’accompagnement des résidents, avec le personnel d’accueil de 1è ligne :
- Coordonner la réception des demandes d’admission et l’analyse des besoins, la constitution du dossier individuel, la rédaction et diffusion d'informations, le classement de documents ;
- Coordonner la prise des rendez-vous, les transports, la vérification des prestations, la préparation de la facturation ;
- Recevoir et transmettre les communications téléphoniques ou leur donner un suivi ;
- Assurer l’enregistrement des suggestions et plaintes des résidents et familles, analyser avec les collaborateurs concernés les solutions à apporter ;
- Veiller à la confidentialité des données qui transitent par son service ;
- Vérifier régulièrement les pratiques liées au RGPD ;
- Assurer l’accueil de 1è ligne en alternance avec vos collègues.
Gérer la mise à disposition des équipements utiles et l’amélioration du cadre de vie des résidents, notamment suite à des échanges avec les résidents et collaborateurs, et avec les fournisseurs :
- Analyser avec les personnes concernées les besoins en matériel, rechercher et comparer des offres, rédiger des cahiers des charges, gérer les achats, utiliser un logiciel d’achat, gérer les échéances et les fournisseurs pour faciliter la mise à disposition de matériel pour les soins et services aux résidents ;
- Assurer le bon suivi des réparations du matériel ou du bâtiment, faire les rappels aux fournisseurs, organiser le suivi de petits chantiers, afin que le fonctionnement reste optimal pour les collaborateurs et le lieu de vie agréable pour les résidents.
Ce travail de bureau est fréquemment interrompu par des questions des bénéficiaires ou collaborateurs, des appels téléphoniques ou des demandes de visiteurs.
Une gestion du stress est impérative et un suivi rigoureux des dossiers s’impose.


Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Profil recherché :
Administratif polyvalent et structuré amené à être au contact des bénéficiaires, leurs proches, les collaborateurs, la hiérarchie, les prestataires externes.
Niveau requis :
Secrétaire médical ; assistant administratif.
CESS + formation liée à la fonction.
Une expérience et/ou une formation en marchés publics et en gestion administrative représentent un atout.
Compétences :
Dynamisme, débrouillardise, précision, rigueur, organisation, planification, sens des responsabilités, initiative, polyvalence et résistance au stress ;
Maîtrise des outils bureautiques et compétences en gestion de dossiers ; connaissances médicales et techniques ; capacités de recueil, de synthèse et de présentation de données ; connaissance de la réglementation des achats et marchés publics, sens de la négociation ; discrétion et respect du secret professionnel ; connaissance approfondie du français tant à l’écrit qu’à l’oral.

Les responsabilités, comme les tâches, varient selon les projets et priorités définis dans l’institution. Vous travaillez sous la direction du responsable de département administratif et êtes en soutien pour les autres services de l'entreprise. Vos horaires sont irréguliers avec des prestations de soir et de week-end. Vous passez du temps dans un bureau face à un écran d'ordinateur, mais aussi au téléphone ou en contact avec les familles et proches, les fournisseurs, les partenaires, et également les collaborateurs.


Comment postuler

Envie de rejoindre nos équipes ? Envoyez avant le 16 mars 2020 votre lettre de motivation et CV par courriel à residence.boisdumanil@anbct.be avec la référence LOGISTIQUE ET ADMINI 2020
SEULS LES CANDIDATS SELECTIONNES SERONT CONTACTES POUR UN ENTRETIEN LE 19 MARS AM

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le )
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Chaussée de Namur, 229
1300 Wavre




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