Assistant(e) administratif(tive) La Hulpe
Description de l’ASBL, institution
L'ONE est décentralisé en six Administrations subrégionales (ASR) dont la compétence s'étend à l’ensemble du territoire de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Chacune de ces Administrations subrégionales est accessible au public pour toute question ou demande relative aux missions de l’ONE.
La fonction s’exerce au secrétariat de l’ASR de La Hulpe.
Poste à pourvoir
Contrat : Temps partiel - CDI
En tant qu’assistant.e administratif.ve, vous occupez la fonction portant le nom en interne de « référent.e accueil ». En tant que tel.le, vous êtes responsable du support administratif et de la gestion des dossiers liés à l’activité de la coordination accueil de la subrégion (autorisations, pièces et avis d’agrément/subventionnement, rapports de visite, procédure rapports pompier…). Vous contribuez ainsi au maintien et au développement de la qualité des prestations fournies par l’ONE dans ce secteur.
Vous prenez en charge la gestion globale des données relatives au secteur de l’accueil de même que la diffusion de l’information en interne et en externe. Vous préparez les dossiers à soumettre au Comité subrégional, mettez à jour la partie administrative et communiquez les décisions du Comité, en collaboration avec votre responsable hiérarchique, la secrétaire subrégionale. Vous participez à l’organisation d’ateliers/réunions à l’initiative des agents de l’ASR à destination des milieux d’accueil (envoi d’invitation, prise en charge des inscriptions constitution de dossiers documentés, accueil des participants, commandes des sandwichs…) ou tout autre projet en lien avec le secteur
Collaborer avec le coordinateur accueil à propos des candidatures relatives à l'ouverture d'un milieu d'accueil.
Traiter les dossiers de candidature exigeant une procédure administrative, assurer les suivis du Comité subrégional (vérification des pièces du dossier en lien avec la législation), constituer un dossier, encoder le suivi dans l'application informatique et communiquer les pièces nécessaires au coordinateur accueil/agent conseil et à la secrétaire subrégionale.
Rédiger les courriers relatifs aux décisions du Comité et les transmettre aux différents partenaires
Etablir et suivre l’échéancier relatif aux dossiers à soumettre au Comité Subrégional. Veiller aux échéances relatives aux différentes procédures mises en place et envoi des courriers nécessaires
Gérer les signalétiques propres à l’ASR et à l’Administration Centrale au niveau informatique (créer, mettre à jour et restituer les informations, produire des statistiques régionales)
Tenir à jour le classement des dossiers informatiques et « papier » selon les directives prévues
Gérer (commander, recevoir, diffuser, stocker) la documentation relative aux milieux d’accueil 0-12 ans proposées par l’ONE et ses partenaires.
Répondre aux demandes d’informations du public sur l’accueil des enfants et/ou relayer aux personnes concernées dans la province concernée ou à l’AC
Mettre à jour la banque des données relatives à l’accueil des enfants de 0 à 12 ans
Participer à des réunions à l’initiative de la Direction Accueil Petite Enfance et plus particulièrement aux réunions en lien avec le développement de l’application informatique
Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience
Vous disposez du Certificat de l'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS)
Vous justifiez d’une expérience professionnelle de minimum 3 ans dans le domaine du secrétariat et/ou de la gestion autonome de dossiers (planification et préparation de réunions, rédaction et traitement du courrier, gestion de mails, suivi quotidien de dossiers…)
Le mi-temps s’organise sur le mercredi, jeudi et vendredi, vous êtes donc disponible ces jours-là
Vous êtes à même de vous approprier rapidement la réglementation relative au secteur de l’accueil de l’enfance (code de qualité, arrêté milieux d’accueil…)
Vous êtes à même de rassembler, traiter et restituer correctement l’information dans les délais impartis dans un nouvel environnement professionnel
Vous maitrisez les techniques de classement et de gestion de l’information
Vous bénéficiez de compétences rédactionnelles, grammaticales et orthographiques, vous avez de nombreux contacts avec des collaborateurs internes et externes
Vous êtes une personne méthodique, vous travaillez avec organisation et rigueur, vous avez le sens des responsabilités, vous anticipez et appréciez la charge de travail pour la planifier
Vous communiquez efficacement, la fonction implique de participer aux actions collectives et transversales de l’entité administrative du Brabant wallon et de travailler régulièrement avec certains services de l’administration centrale
Vous avez l’esprit d’équipe : vous favorisez une ambiance positive et créez un sentiment d’appartenance au groupe en encourageant la communication
Vous faites preuve d’autonomie et de proactivité dans la gestion de votre travail (capacité d’initiatives, de discernement, d’organisation)
Vous êtes de nature empathique et aidez facilement vos collègues
Vous vous impliquez dans votre travail : vous vous fixez des standards de qualité en contrôlant votre travail pour éliminer les erreurs
Vous êtes flexible et faites preuve de polyvalence dans vos tâches
Vous faites preuve de déontologie et d’éthique professionnelle
Comment postuler
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Date de clôture des candidatures :
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(publié le )
Chée de Charleroi, 95
1060 Saint-Gilles