Assistant(e) administratif(tive) Saint-Gilles
Description de l’ASBL, institution
Le service Facilities est composé de cinq cellules : archives, infographie, courrier & accueil, reprographie et entretien/cafétéria. Il dépend de la Direction Logistique.
La Direction Logistique est responsable de l’atteinte des objectifs en matière de productivité, de satisfaction des clients et du personnel, dans le respect du cadre budgétaire et des principes d'organisation de l'ONE. Elle est composée des services Achats, Travaux et Facilities.
Poste à pourvoir
Contrat : Temps plein - Contrat de remplacement
Vous offrez un support administratif au Responsable du Service Facilities et à la Direction Logistique. Vous apportez également un soutien administratif et logistique dans les tâches liées aux différentes cellules du service Facilities, en remplacement ou en renfort.
Créer et gérer des tableaux de bord et des plannings (Excel) en vue d’optimaliser le fonctionnement du service
S’informer des tarifs et règles des envois « Bpost » en vue de pouvoir conseiller et optimiser les coûts. Être la personne de référence B-post pour les envois de la Direction Logistique.
Rédiger des documents administratifs (courriers fournisseurs, notes internes, …)
Gérer les boîtes mails génériques (réponse personnalisée et orientation du message)
Gérer les plaintes relatives aux différentes cellules du service Facilities et participer à la résolution de celles-ci
Gérer les documents en lien avec l’activité du service (bordereaux, suivi finances, tableau de suivi, …)
Planifier et participer aux réunions des différentes cellules le cas échéant
Réaliser des PV et tableaux de suivi lors des réunions d’équipe
Réaliser des marchés publics en lien avec les activités du service
Effectuer des contrôles de l’entretien du bâtiment via le logiciel ad hoc
Participer à la gestion du parking de l’administration centrale de l’ONE (gestions des problèmes, des demandes spécifiques, contrôle, …)
Commander les fournitures pour la cafétéria, gérer le stock et traiter les factures relatives aux commandes
Répondre aux questions des collègues concernant la réservation et l’équipement des salles de réunions
Effectuer des remplacements spécifiques au sein des cellules du service Facilities afin de garantir la continuité de service ou l’accomplissement de projets ponctuels et particuliers
Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience
Vous disposez du Certificat d'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS)
Vous justifiez au minimum 2 années d’expérience dans une fonction administrative
Vous avez une bonne connaissance d’Excel (ainsi que de la suite office en général) et savez jongler entre les différents tableurs.
Idéalement, vous maitrisez les procédures d’envoi B-post ou vous êtes à même de les assimiler rapidement.
Vous êtes capable de rédiger un PV de réunion, mail ou courrier sans faute d’orthographe tout en soignant la syntaxe. Vous adaptez votre communication à votre interlocuteur (interne ou externe à l’ONE).
Vous connaissez les techniques de classement et d’archivage.
Vous assistez le Responsable du service Facilities. Pour cela, vous faites preuve de proactivité, d’organisation et d’autonomie dans la gestion de vos tâches
Vous êtes une personne orientée « usager » et solutions dans la gestion des plaintes et de la boite mail du service.
Vous êtes une personne rigoureuse et vous avez à cœur de bien faire votre travail le tout dans une ambiance conviviale.
Vous êtes à l’aise avec l’apprentissage de nouveaux outils informatiques.
Comment postuler
Envie de nous rejoindre? Postulez en ligne via notre site internet (page emploi) en mentionnant la référence de l’annonce : 2025-009
Date de clôture des candidatures :
Plus d'infos : www.one.be/public/emploi/2025-009/
N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.
(publié le )
Chée de Charleroi, 95
1060 Saint-Gilles
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