Assistant(e) administratif(ve) Saint-Josse-ten-Noode
Description de l’ASBL, institution
L’organisation:
Confrontée à la mauvaise gestion de l’accueil en Belgique, la Plateforme Citoyenne BelRefugees naît au Parc Maximilien en 2015 et se définit alors comme un espace de rencontre et de coordination des initiatives individuelles et collectives concernées par les questions migratoires.
Aujourd’hui, l’organisation œuvre pour une société plus ouverte et plus inclusive à l’égard des personnes en migration et vise à mobiliser et fédérer les énergies citoyennes et associatives pour transformer les représentations et attitudes sociétales au sujet des personnes en migration. Par son action, elle contribue à offrir une réponse à leurs besoins qui soit fondamentalement humaine et de qualité en développant, si nécessaire, de nouvelles solutions.
La Plateforme Citoyenne assure, dans la mesure de ses moyens, un accueil et un hébergement inconditionnel, une réponse aux demandes d’information, de formation et d’assistance des exilé.e.s, migrant.e.s, demandeur.se.s d’asile, primo-arrivant.e.s et sans papiers, dans le plein respect de l’individu et de ses choix. Elle œuvre ainsi également à l’intégration de ces personnes dans leur nouvel environnement.
La Plateforme Citoyenne encourage au respect d’une politique migratoire en accord avec les conventions internationales, et dans le respect des droits de chacun. Elle est persuadée que seule une solution durable et solidaire, fondée sur le respect des droits humains et la fraternité/sororité universelle, peut être mise en place pour faire face aux enjeux migratoires que traverse notre époque.
Née d’une initiative citoyenne bénévole, l’organisation compte aujourd’hui près de 110 salarié.e.s et plusieurs milliers de bénévoles partout en Belgique.
Le Service d’information socio-juridique et administrative– SISA:
Le SISA est un service transversal et pluridisciplinaire qui s’articule et opère dans et avec l’ensemble des activités et dispositifs de l’organisation. Son équipe est composée d’assistant.e.s sociaux.ales, de juristes, d’interprètes en milieu social, de médiateur.trice.s interculturelles, de travailleur.euse.s sociales.aux et d’écrivain.e.s publics (salarié.e.s et bénévoles).
Les missions du service sont multiples, interconnectées et se déroulent sur plusieurs sites d’activités:
● Hub Humanitaire : Permanences de première ligne (information et bilan sociojuridique);
● Deuxième ligne (Forest) : Sur rendez-vous, soutien juridique individuel aux candidat.e.s à la demande de protection internationale (avant, pendant et après l’introduction de la demande);
● Dispositifs d’hébergement d’urgence et centres de pré accueil (centres d’hébergement, d’information et d’accompagnement non-mixte hommes);
●Permanences sociales et juridiques. Orientations et suivis psycho-médico-sociaux (en partenariats (intramuros) et en réseau (extramuros)).
Poste à pourvoir
Contrat : Temps plein - CDD
Mission principale:
L’assistant.e administratif.ve travaille sous la responsabilité directe de la coordination du SISA. Il/elle assure les tâches administratives et de gestion nécessaires au bon fonctionnement du service.
Responsabilités et tâches:
● Gérer l’ensemble des flux administratifs entrants et sortant, de les traiter, classer, archiver et mettre à disposition de la coordination;
● Répondre aux appels téléphoniques si besoin et si besoin, mise ne relation avec l’interlocuteur pertinent ;
● Rédiger de courriers et courriels électroniques, du classement et de la gestion des correspondances ;
● Gérer des demandes à la logistique ;
● Gérer les documents administratifs et comptables (notes de frais, pièces justificatives) et assurer le contrôle qualité de ces documents avant leur envoi au service finances ;
● Tenir l’agenda des rendez-vous de la deuxième ligne à Forest
● Faciliter l’organisation des réunions d’équipe, envoyer des rappels et rédiger des compte-rendus ;
● Développer et mettre en place un système de documentation et de classement efficace
● Assurer toute autre tâche administrative utile à la gestion du travail du SISA ;
Communication et reporting:
● Participer aux réunions d’équipe et (dé)briefings internes
● Veiller à la bonne transmission des informations aux autres collaborateur·trice·s et leur apporter un soutien dans les tâches quotidiennes
● Repérer les difficultés d’organisation et/ou de communication et les remonter à sa hiérarchie
● Faire appel à son responsable en cas de conflits ou d'une situation préoccupante
● Avoir des contacts réguliers avec le.la responsable et les autres collabolateur·trice·s pour échanger des informations
● Eventuellement avoir des contacts réguliers avec des personnes/services externes pour faire la liaison avec l’équipe et le/la responsable
● D’autres tâches spécifiques peuvent être assignées par la coordination, en fonction des besoins des différents services, des compétences et des affinités.
Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience
Compétences techniques :
● Vous êtes titulaire d'un CESS ;
● Vous avez une expérience d'au moins 2 ans dans un poste similaire ;
● Vous avez une excellente maîtrise des outils informatiques indispensables au bon exercice de la fonction (Word, Excel, Outlook, Drive...) ;
● Vous avez des notions de comptabilité et êtes à l’aise avec les chiffres et la rédaction de courriers et courriels ;
● La maîtrise du français et de l’anglais sont indispensables et la connaissance d’une ou plusieurs langues du public cible est un atout (tigrinya, arabe, etc.).
Compétences génériques :
● Vous êtes une personne rigoureuse, organisée, méthodique. Vous êtes capable de hiérarchiser les priorités, de piloter simultanément des tâches multiples auprès d’interlocuteurs différents et d’établir une organisation de travail efficace en situation d’urgence ;
● Vous avez l’esprit d’équipe ;
● Vous êtes flexible, polyvalent.e, tolérant.e et résistant.e au stress ;
● Vous êtes créatif.ve, curieux.se et efficace dans la recherche de solutions ;
● Vous êtes accueillant.e et chaleureux.euse ;
● Vous faites preuve de sensibilité sociale, humaine et humanitaire ;
● Vous faites preuve d'éthique : loyauté envers l'image et l'esprit de l'institution et du projet, secret professionnel, déontologie ;
● Vous savez prendre des notes et maîtrisez les techniques d’écriture rapide, être rigoureux et organisé ainsi que faire preuve d’un bon niveau d’orthographe et de qualités rédactionnelles solides ;
● Vous avez une capacité d’un dialogue chaleureux et précis avec une grande diversité d’interlocuteurs ;
● Vous êtes autonome dans l’exécution de ses tâches ;
● Vous êtes aptes à travailler au sein d’équipes multidisciplinaires et multiculturelles ;
● Vous respectez le règlement intérieur, les protocoles et le cadre de travail ;
● Vous faites preuve de neutralité et d’impartialité dans le traitement des demandes ;
● Vous respectez la confidentialité et le secret professionnel ;
● Vous êtes résistant.e au stress.
Comment postuler
Nous vous offrons :
● Un contrat à durée déterminée à temps plein de 6 mois (renouvelable selon financements);
● Conditions de salaire, selon le barème de la CP 319.00 - Ech.6 (2.442.93€ sans expérience, 2.679.59€ avec 3 ans d’expérience);
● Un ordinateur portable, un abonnement GSM (et appareil si nécessaire) ;
● Le remboursement à 100% de vos frais de transport domicile – lieu de travail ou la possibilité de bénéficier d’un vélo d’entreprise ;
● Chèques-repas d’un montant de 8 euros par jour ;
Cinq jours de congés extra-légaux (propres à la CP 319.00) au-delà de 6 mois d’ancienneté ;
● De nombreuses possibilités d’évolution de carrière / de mobilité interne ;
● De nombreuses possibilités de formation ;
● Un environnement de travail où le bien-être des travailleurs.euses est une préoccupation constante ;
● L'opportunité de rejoindre une équipe dynamique, motivée et engagée ainsi que prendre part à une aventure et un projet citoyens profondément humains.
Intéressé.e?
Envoyez-nous votre CV, lettre de motivation, uniquement via : https://jobpage.cvwarehouse.com/?q=assistant_e_administratif_ve_-_sisa&job=269899&companyGuid=988736ec-1a57-46ba-98d5-705aaa496a0a&lang=fr-FR
Date limite de réception des candidatures : 25/05/2022 à minuit.
Diversité : A l’image de ce qu’elle souhaite défendre au sein de la société, la Plateforme Citoyenne de Soutien aux Réfugiés mène une politique de diversité active, de non-discrimination et d’égalité des chances. Dans ce cadre, nous garantissons l'égalité de traitement et d'accès aux sélections indépendamment de l'âge, de l'origine, du handicap, du genre ou de l'orientation sexuelle.
Protection des données personnelles : Les données personnelles communiquées dans le cadre de votre candidature seront conservées pour une durée de 6 mois, et seront traitées de façon confidentielle, uniquement par des personnes habilitées et à des fins strictement internes.
Période de recrutement : La Plateforme Citoyenne de Soutien aux Réfugiés se réserve le droit de mettre fin au recrutement avant la date limite de réception des candidatures ou de prolonger la période de réception des candidatures en fonction de l’évolution du contexte et des besoins.
Date de clôture des candidatures :
Plus d'infos : https://jobpage.cvwarehouse.com/?q=assistant_e_administratif_ve_-_sisa&job=269899&companyGuid=988...
N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.
(publié le )
Rue Royale, 215
1210 Saint-Josse-ten-Noode