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Lieu de l'emploi
1030 Schaerbeek

Fonction
Assistant(e) administratif(ve)

Type de contrat
Temps plein - CDI

Date de clôture des candidatures
03/11/19

Employeur

Place Colignon, 1
1030 Schaerbeek

Email

Assistant(e) administratif(ve) Schaerbeek Bruxelles 1030


Description de l’ASBL, institution

Commune de 133.000 habitants, Schaerbeek relève de nombreux défis, typiques de notre temps et des milieux urbains. Ces défis constituent autant de moteurs qui nous poussent à innover tous les jours. Dans tous les domaines: services aux citoyens, propreté, écoles, démarches administratives, sécurité, culture, urbanisme, espaces verts, sport, trottoirs et voiries, éclairage public. Pour mener à bien ces projets, nous recherchons régulièrement des collaborateurs compétents, motivés et enthousiastes.


Poste à pourvoir

Contrat : Temps plein - CDI

Le service des gardiens de la paix est chargé de missions publiques non policières de sécurité et de prévention dans le but d'accroître le sentiment de sécurité et la sécurité physique des citoyens, prévenir les nuisances publiques, lutter contre les incivilités et exécuter des actions pour endiguer les phénomènes de vol et d’insécurité routière.

Au sein de ce service, vous rejoignez la cellule « administrative et logistique » pour y réaliser toutes les tâches administratives relatives à la gestion des ressources humaines et à l’exécution des missions opérationnelles.

RESPONSABILITES ET TACHES :

La gestion administrative
? Gestion du budget du service : vous encodez les dépenses et maintenez le budget annuel à jour
? Traitement administratif des missions opérationnelles: vous encodez les différents rapports d’observation, d’intervention et de constat et vous assurez le suivi avec les services compétents
? Gestion des marchés publics : vous rédigez le cahier spécial des charges des marchés publics notamment concernant la masse d'habillement, réceptionnez les offres, gérez la réception des échantillons et établissez un tableau comparatif des offres afin de choisir l’entreprise la plus avantageuse pour l’administration. Vous vous assurez que les clauses du marché public sont respectées tout au long du marché. Vous assurez l’établissement et le suivi des bons de commandes
? Gestion courante des uniformes et fournitures: vous gérez les bons de commande, réceptionnez les fournitures, gérez les stocks, assurez la distribution en fonction des besoins, mettrez à jour les fiches individuelles et traitez des demandes de cartes d’identification
? Participation aux réunions: vous co-animez ou participez aux réunions au sein du service et vous rédigez le procès-verbal après chaque réunion

La gestion des ressources humaines
? Gestion des prestations :
o vous encodez les absences, vous assurez le suivi des soldes de congé et récupération
o vous constituez et mettez à jour les outils administratifs afin de gérer le personnel entrant et sortant
o vous établissez et encodez les horaires de travail mensuellement pour chaque travailleur
? Gestion de l’organisation du travail opérationnel : vous préparez annuellement les outils organisant le roulement des agents entre les lieux et les horaires de travail
? Sélection du personnel : Vous réceptionnez et encodez les candidatures, vous planifiez les entretiens de sélection, vous préparez les dossiers de candidatures et vous assurez le suivi de l’ensemble du processus

La communication
? Vous transmettez les informations auprès de la hiérarchie, des agents du service, des autres services
? Permanence téléphonique : vous assurez une permanence téléphonique lors des briefings de terrain et vous assurez le suivi des présences en temps réel auprès de la coordination opérationnelle et des écoles

La création d’outils
? Vous créez et mettez à jour les outils administratifs afin de simplifier les procédures et harmoniser les pratiques A la demande du staff opérationnel, vous développez des outils administratifs de gestion des missions de terrain et de traitement des données à récolter.


Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

PROFIL :
? Niveau du diplôme requis : Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur (CESS)
? Bilinguisme FR/NL souhaité : pouvoir répondre aux questions des agents néerlandophones

CONNAISSANCES ET COMPETENCES :

Compétences techniques :
? Avoir une très bonne connaissance de la Suite Office
? Avoir une bonne capacité rédactionnelle
? Savoir communiquer oralement de manière adaptée
? Avoir une très bonne capacité d’analyse

Compétences comportementales :
? Être proactif et créatif dans la gestion des dossiers
? Savoir travailler de manière autonome
? Savoir coopérer avec la hiérarchie et ses collègues
? Avoir la capacité de remplacer un collègue dans la réalisation de ses responsabilités et de ses tâches
? Avoir une capacité d’écoute
? Faire preuve d’une bonne gestion des émotions
? Être orienté solutions
? Savoir s’adapter aux outils mis en place et aux différentes personnalités
? Avoir la capacité de s’auto-développer


Comment postuler

Contrat à durée indéterminée à temps plein, selon le barème C – assistant administratif

AVANTAGES :
? Attention portée à un bon équilibre entre vie privée et professionnelle en l’occurrence grâce au régime des congés légaux et extra-légaux
? Valorisation des années d’expérience (secteur public : entièreté- secteur privé : 6 années maximum)
? Possibilité de bénéficier d’une allocation de bilinguisme
? Assurance hospitalisation personnelle gratuite
? Possibilités de formations (pendant les heures de travail)
? Remboursement des frais de transports en commun (piéton, vélo, réseau STIB et SNCB)
? Chèques-repas
? Prime de fin d’année

Les candidatures (lettre de motivation, cv et diplôme) doivent être envoyées de préférence par e-mail à l’attention de Mme Loredana ROMOLO, Coordinatrice Recrutement à la Direction des Ressources humaines : rh_recruitment@schaerbeek.be ou par courrier à l’adresse suivante : Commune de Schaerbeek, Place Colignon à 1030 Schaerbeek.

Merci de mentionner la référence: PPU-GPX-Admin-RAK

Date de clôture des candidatures :

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le )
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Place Colignon, 1
1030 Schaerbeek
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