Assistant(e) de direction Bruxelles
Description de l’ASBL, institution
L’APEF est une asbl qui aide les fonds sociaux du non marchand privé francophone et germanophone à améliorer les conditions des travailleurs de ce secteur. Elle offre la possibilité de se former et de faire du télétravail 83 jours par an (selon les possibilités du service). Elle accorde plus d’importance aux qualités des personnes qu’à leur âge, sexe, origine ou autre.
Poste à pourvoir
Contrat : Temps partiel - CDI
Assistant(e) de direction M/F/X
0,5 ETP - Contrat à durée indéterminée
Vous aimez le travail administratif dans une dynamique d’équipe pour le secteur non marchand ?
Objectif du poste :
• Soutenir administrativement la direction dans la gestion quotidienne de l’asbl :
• Soutenir la direction dans l’organisation des activités propres à l’asbl
Tâches :
•Tenue et suivi de l’agenda de la direction
•Organisation et préparation administrative et logistique des réunions du Conseil d’Administration, et rédactions des procès-verbaux
•Suivi des contacts avec le service IT (mise à disposition du matériel IT pour les nouveaux collaborateurs, personne de contact pour les questions relatives aux procédures IT et logiciels utilisés par l’équipe, etc.)
•Soutenir la direction et les membres du staff dans le suivi administratif des projets en cours (traitement du courrier et appels téléphoniques, rédaction, classement et archivage des documents)
•Faire le point de contact pour l’ensemble de l’équipe concernant les procédures d’application au sein de l’APEF et les aspects pratiques/logistiques
• Suivi logistique quotidien nécessaire au bon fonctionnement de l’asbl (petites fournitures de bureau, contacts fournisseur, commandes de biens divers, etc.)
•Veiller au classement et à l’archivage des documents papiers et électroniques de l’asbl
•Veiller à l’exhaustivité administrative et à l’actualisation des mandats et statuts des gestionnaires et s’occuper de la publication au moniteur belge
•Tenir à jour la liste de nom et d’adresse des gestionnaires et actualiser la base de données de contacts de l’asbl
•Participer à des groupes de travails et autres réunions nécessaires au bon fonctionnement de l’asbl et assurer si nécessaire la rédaction des Procès-verbaux
•Apporter un soutien administratif aux responsables des fonds en cas d’absence de collègues ou de période de charge de travail intense.
Compétences requises :
• Excellente capacité à s’adapter et à utiliser un programme de gestion et bonne maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, Outlook, Power Point, Internet...) – la gestion courante est numérique
• Excellente capacité de rédaction, d'expression et de communication (notes, mails, téléphone, réunions, séances d’information) – une bonne connaissance de la langue française et une bonne orthographe sont nécessaires
• Rigueur dans le respect des procédures (capacité de déceler et de traiter les problèmes de la manière adéquate)
• Excellentes dispositions en termes d'organisation et de planification
• Excellente capacité d’autonomie dans un cadre donné
• Discrétion et respect de la confidentialité de certaines informations
Conditions : Mi-temps en contrat à durée indéterminée – Entrée en fonction souhaitée en septembre
Echelle barémique 1.61/1.77 de la CP 330.
L’ancienneté professionnelle peut être prise en compte jusqu’à 10 ans maximum.
Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience
Profil :
• Formation de niveau supérieur graduat-baccalauréat ou expérience équivalente, apte à assurer une gestion administrative (secrétariat) autonome
Constituent des atouts :
• Expérience dans ce type de fonction
• Sens de l’organisation et de la planification
• Notions de comptabilité
• Connaissance du secteur non marchand
• Connaissance des principes de la concertation sociale
Comment postuler
Candidatures à renvoyer au plus tard le 25 aout 2022) à Mr Carlos CRESPO, Directeur de l’APEF, 13-15 Square Sainctelette – 1000 Bruxelles – mail : carlos.crespo@apefasbl.org
Procédure de sélection :
• Une première sélection sur base des CV et lettres de motivation
• Une seconde sélection sur base d’un entretien
Date de clôture des candidatures :
N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.
(publié le )
square sainctelette, 13 - 15
1000 Bruxelles
Email :