« Retour à la liste

Lieu de l'emploi
1030 Schaerbeek

Fonction
Employé(e) administratif(ve)

Type de contrat
Temps partiel - CDD

Date de clôture des candidatures
06/02/21

Employeur
Action Sociale Féminine Chrétienne asbl
rue de la Poste, 111
1030 Schaerbeek

Email

Activez javascript pour voir l'email

Employé(e) administratif(ve) Schaerbeek Bruxelles 1030


Description de l’ASBL, institution

Action Sociale ASBL & Notre Foyer sa sont des entités activent dans la gestion de patrimoine immobilier.


Poste à pourvoir

Contrat : Temps partiel - CDD

Nous recherchons un / une employé (e) Administratif-catégorie 3 -Service Accueil des bâtiments Commission Paritaire 323.


Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Activités principales : Assurer l’accueil des bâtiments et la réalisation de divers travaux administratifs.

Lien hiérarchique : dépend directement de la direction.

Nous demandons à cette personne d’être capable :

Description fonction

Savoir faire

*Assurer l’accueil des usagers et des visiteurs des bâtiments.
*Assurer l’accueil téléphonique.
*Assurer l’intendance des clefs des bâtiments et des locaux.
*Assurer la réservation des salles.
*Assurer la distribution du courrier.
*Assurer le contrôle de l’accès au parking.
*Assurer le suivi des différents distributeurs de boissons et de friandises des bâtiments.
*Respecter et appliquer les consignes de sécurité
*Réaliser et suivre diverses tâches administratives.
*Réalisation de tâches comptables simple

Savoir être

*Être consciencieux dans son travail.
*Faire preuve d’esprit d’équipe.
*Faire preuve de discrétion.
*Faire preuve d’esprit initiative.
*Avoir un comportement respectueux avec les locataires.
*Avoir le « contact facile ».
*Être polyvalent.
*Être organisé.
*Être ponctuel.
Description des tâches de l’employé (e) Administratif : service accueil – Catégorie 3.




Accueil à la réception entre 8h30 à 17h30:

Accueil des visiteurs.
-Renseigner les visiteurs sur les différents organismes dans les bâtiments.
-Orienter les visiteurs dans les bâtiments.

Accueil téléphonique.

-Renseigner le correspondant téléphonique de manière adéquate et le plus rapidement possible.
-(Ré) orienté le correspondant, si nécessaire. Pour certains appels référer aux heures de présences des associations.

Divers.


-Agencer les présentoirs à l’accueil.
-Agencer les panneaux directionnels qui se trouvent devant les portes du bâtiment 111.
-Le premier jeudi de chaque mois, participé à l’exercice anti-incendie. Il faut actionner les sirènes d’alarmes de façon discontinue pendant +/- 1 minute.
-Vérifier et relevés les niveaux des jauges de mazout des citernes.
-Relevés les compteurs d’eaux des bâtiments.
-Se déplacer hors du lieu de travail habituel, si nécessaire, pour toutes missions mandatées par la direction.

Travaux administratifs et comptables

-Utilisation des programmes de Word, Excell et out –look pour divers travaux (par ex :( re)copier des lettres, des notes,…)
-Utilisation d’Internet pour des recherches à la demande de la direction.
-Veiller que la connexion internet des étudiantes locataires fonctionne correctement.
-Collecter les preuves de paiements des abonnements de transport du personnel.
-Communiquer les informations nécessaires au service exploitation bâtiments – Notre Foyer sa.
-Sauvegarder les documents informatisés. ‘Back up’ régulier à réaliser.
-Faire du classement et de l’encodage.
-Faire des photocopies.
-Relevés les emails de l’adresse : info.as@skynet.be
-Envoyer des fax.
-Aide ponctuelle au service comptabilité et encodage

Réservation des salles.

-Faire la réservation des salles avec l’accord au préalable de la direction.
-Transcrire les réservations des salles dans l’agenda de l’occupation des salles.
-Annoncer l’occupation des salles sur le tableau à l’accueil.
-Renseigner le personnel d’entretien sur les salles à nettoyer.
-Chaque matin, pendant les périodes scolaires, ouvrir les salles de détentes ou les réfectoires des étudiants au rez de chaussée.
- Chaque soir, vérifié que les salles de l’Action Sociale asbl soient fermées ainsi que les salles de détente ou réfectoires des étudiants.

L’intendance des clefs.

-Faire signer le cahier des clefs par les personnes (y compris le personnel de notre ASBL) qui enlèvent et déposent les clefs à l’accueil.
-Faire des mises à jour, ponctuellement, dans les cléfiers. ( par ex : vérifier la concordance entre la clé et la porte du bureau ou de la chambre ad hoc, identifier chaque clé par une languette, vérifier si une double de chaque clé est disponible,… )
Le courrier.

-Réception et distribution du courrier aux locataires et aux associations.
-Réception et envoi des recommandés.
- Préparer les sacs postaux pour la poste.

Les distributeurs de boissons et de friandises.

-Remplir les distributeurs de boissons, de friandises, … .
-Prélever l’argent dans les distributeurs et alimenter les monnayeurs des distributeurs.
-Vérifier les dates de péremption des marchandises dans les distributeurs.

Les commandes.

-Vérifier la marchandise commandée à sa réception.
-Rechercher et commander des fournitures de bureau et de produits de nettoyage avec l’accord au préalable de la direction.

Les stocks de marchandises, de matériaux
et d’outils

-Faire les inventaires des stocks de marchandises, des matériaux et des outils.
Les inventaires des matériaux et des outils se font avec le concours du service de maintenance.

Les consignes de sécurité.

-Connaître et appliquer les consignes de sécurité en vigueur dans les bâtiments.
-Actionner, si nécessaire, le système d’alarme incendie se trouvant à l’accueil.
-Faire intervenir immédiatement la bonne personne ou le service compétent en cas de difficultés importantes par ex: fuite d’eau, danger d’incendie ou de vol, blocage ascenseur, blocage de portes extérieures, pannes imprévues.

Le parking.

-Actionner la barrière de sécurité donnant accès au parking durant les heures d’ouvertures de l’accueil.
-Contrôler les accès au parking.
-Entre 8h30 et 17h30, ponctuellement, sonder la concordance entre les plaques de voitures renseignées et les places de parking attribuées.
-Activer ou désactiver la barrière ou la grille du parking en cas de nécessité.





La liste des tâches est explicative et non exhaustive.

La personne devra fournir un certificat de bonne vie et mœurs, modèle 2, avant son entrée en service, idéalement avant son entrée en service.

L’asbl propose un :

- un contrat CDD de 6 mois 19 h/semaine. Ensuite, possibilité de passer à temps plein CDI,
- un horaire de travail en journée du lundi au vendredi de 8h30' à 17h30’.
- une rémunération en fonction de la Commission Paritaire 323
- une prime de fin d’année,
- des congés extra – légaux.
- Remboursement à 100% des frais de transport.


Comment postuler

Intéressé (é), envoyé(e) votre CV et lettre de motivation à l’attention de Mr Pascal BRISE, Directeur.

Par email à : action.sociale@skynet.be

Par courrier à : Action sociale Féminine chrétienne asbl
Rue de la Poste, 111
1030 Bruxelles.

Date de clôture des candidatures :

Plus d'infos : https://pro.guidesocial.be/jobs/employee-reception-secretariat-schaerbeek.62644.html

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le )
Employeur

rue de la Poste, 111
1030 Schaerbeek
Email :

Activez javascript pour voir l'email




En poursuivant votre navigation sur ce site, vous acceptez l’utilisation de cookies.   J'accepte   En savoir plus