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Informations sur l'employeur ECCOSSAD

Espace du Coeur de Ville, 1
1340 Ottignies


Autres annonces Assistant(e) administratif(ve)

Assistant(e) administratif(ve) Ottignies Brabant wallon 1340


Description de l’ASBL, institution

Missions d’ECCOSSAD et du RLM

Le SISD du Brabant wallon, ECCOSSAD, a pour objectif de stimuler la collaboration avec et entre tous les professionnels de soins et de l’aide ambulatoires, en vue d’une offre de soins cohérente, accessible et adaptée au patient pris en charge à domicile. Il est également impliqué dans différents projets en lien avec l'organisation des soins de santé, dont le RLM-BW.
Le Réseau Local Multidisciplinaire du Brabant wallon est un projet pilote initié par l’INAMI et prolongé depuis 2016 par la Wallonie.
Il propose une large collaboration entre les médecins généralistes, les médecins spécialistes et les autres dispensateurs de soins et de services pour permettre un soutien efficace à la prise en charge optimale des patients atteints d'affections chroniques.


Poste à pourvoir

Contrat : Temps partiel - CDD

Offre :
- Un CDD de 6 mois de 28h30 réparti sur 4jours/semaine, pouvant devenir un CDI ;
- Une intervention dans les frais de déplacements domicile-travail en transports en commun ;
- Des chèques-repas ;
- Un Cadre de travail lumineux et agréable, en « open space » ;
- Un poste dans une petite équipe conviviale

Missions de la fonction

Le titulaire de la fonction a pour mission de seconder et assister la direction dans la gestion et l’organisation administrative de l’asbl.

Afin de réaliser au mieux sa fonction, il assure les activités suivantes :

1/ Assurer le secrétariat d’ECCOSSAD et du RLM-BW :
• Assurer la permanence (téléphonique et par mail) tant pour le RLM que d’ECCOSSAD. Dans ce cadre :
o Donner les informations utiles aux professionnels et au grand public (projets en cours, organisation des soins et aides en BW, …),
o Informer ou transmettre les demandes spécifiques aux autres membres de l’équipe.
o Le cas échéant, filtrer les appels.
• Assurer la gestion quotidienne des concertations multidisciplinaires et des concertations autour des patients psychiatriques:
o Informer les prestataires et patients concernés,
o Encoder les données en vue de statistiques (tableaux Excel),
o Assurer la facturation, le suivi des paiements, et les rétrocessions aux partenaires,
o Transmettre les dossiers complexes au directeur d’ECCOSSAD.
• Assurer la gestion administrative quotidienne du SISD et du RLM-BW:
o Tenir à jour l’agenda de la direction, prendre les rendez-vous et gérer le planning,
o Rédiger des courriers, courriels, notes, PV de réunions, rapports,… ;
o Gérer le courrier entrant & sortant,
o Relire et organiser l’impression des documents, rapports et dépliants, Mettre à jour le répertoire des prestataires du BW,
o Intégrer les mises à jour du site Internet (sur demande du directeur),
o Encoder la comptabilité et les paiements (double signature avec la direction),
o Gestion administrative du personnel : fiches de prestation, demandes de congés,
o Personne de contact administrative avec les autorités, les assurances, la médecine du travail, …
o Actualiser et gérer les informations professionnelles et réglementaires en toute confidentialité.

2/ Assurer la gestion administrative des Trajets de Soins (TDS), sous la supervision du coordinateur RLM :
o Accueillir les questions et les demandes des prestataires et des patients, analyser la situation administrative, informer sur les démarches à suivre en fonction de la situation spécifique,
o Rédiger et envoyer les courriers aux patients, mutualités et prestataires,
o Encoder les données en vue de statistiques (base de données EPICURE),
o Transmettre les dossiers complexes au coordinateur RLM.

3/ Assister la direction en vue de respecter l’ensemble des objectifs de l’asbl,
o Réaliser la préparation, le relais et le soutien dans les différents dossiers gérés par la Direction,
o Soutenir de manière générale l’équipe dans l’organisation des événements et des projets,
o Préparer le budget (avec la direction), et assurer le suivi quotidien des dépenses (achats, factures, …),
o Soutenir l’organisation pratique des événements et des réunions des instances (AG, CA, CE) : soutien logistique (catering, accueil, …),

Occasionnellement, l’assistante administrative peut être amenée à représenter l’asbl en remplacement de la direction, et à participer à des événements en soirée ou hors des horaires de bureau.

Responsabilité de l’assistant administratif :

L’assistant administratif est le collaborateur direct de la direction. Il est toutefois amené à collaborer avec l’ensemble des membres de l’équipe.
Il prépare, gère et assure le suivi de certains dossiers délégués par la direction. Il pourra prendre en charge de manière autonome des missions particulières et plus ponctuelles, et également prendre des initiatives en l’absence de la direction, dans les limites qui ont été prédéfinies par celle-ci.
Il est attendu de l’assistant administratif de connaitre, de comprendre et d’adhérer aux stratégies de l’asbl et de gérer avec discrétion les informations confidentielles inhérentes à sa fonction.


Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Compétences obligatoires :
• Diplôme de l’enseignement supérieur ou universitaire en secrétariat, administratif ou paramédical (dans ce cas : pouvoir justifier de formations complémentaires),
• Connaissances en comptabilité des ASBL,
• Connaissance du secteur psycho-médico-social et paramédical (en BW),
• Maitrise des logiciels de bureautique : suite Office (Publisher, Word, Excel, Powerpoint, WordPress),
• Excellente orthographe et qualité de rédaction

Compétences attendues :
• Expérience en gestion administrative du personnel (encodage des fiches de prestation, calculs et simulations budgétaires, relations avec le secrétariat social),
• Rigueur et autonomie dans l’organisation du travail,
• Sens de la diplomatie et de l’écoute, sens de la discrétion,
• Compétences en communication, aisance dans l'expression tant écrite qu’orale,
• Connaissance de Mailchimp et des licences informatiques
• Dynamisme, polyvalence, adaptabilité,
• Aptitudes au travail en équipe,
• La connaissance du logiciel EPICURE est un plus.
• La connaissance de l’anglais est un plus.

Posséder le permis de conduire B et disposer d’un véhicule personnel.


Comment postuler

Les candidatures sont à envoyer par mail uniquement, à l’adresse du Directeur Thomas Hosselet (thomas.hosselet@eccossad.be) avant le 12 janvier 2018. Indiquer la mention « candidature assistant administratif » en objet de mail.

Seul(e)s les candidat(e)s retenu(e)s pour un entretien seront recontacté(e)s.

Date de clôture des candidatures :

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le )
Employeur

Espace du Coeur de Ville, 1
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