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Lieu de l'emploi
1050 Ixelles

Fonction
Office Manager

Type de contrat
Temps plein - CDI

Date de clôture des candidatures
15/10/21

Employeur
Schola ULB asbl
av. F.D. Roosevelt, 50 / CP 105
1050 Ixelles

Email

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Office Manager Ixelles Bruxelles 1050


Description de l’ASBL, institution

Schola ULB recherche son.sa Office Manager (f/h/x)

Votre mission : agir pour la réussite scolaire de 3100 jeunes !

Schola ULB développe un programme de tutorat ambitieux qui redonne le goût d’apprendre à des centaines d’élèves en difficulté en primaire et en secondaire. Première action de soutien scolaire gratuit en Région de Bruxelles-Capitale, l’asbl accompagne actuellement 2650 élèves. Elle mobilise 450 volontaires, étudiants d’universités et hautes écoles, et 120 établissements scolaires partenaires.
Objectif 2023 : 3100 jeunes accompagnés au sein de 150 établissements !

Pour réussir ce challenge en faveur de l’égalité des chances et répondre aux besoins croissants de lutte contre le décrochage scolaire, Schola ULB recherche son Office Manager(f/h/x).

Vous recherchez un job qui a du sens ?
Vous partagez les valeurs humanistes de Schola ULB ?
Vous souhaitez vous engager au sein d’une équipe de 9 salariés ETP et aux côtés de quelques centaines d’étudiants, tuteurs et les écoles partenaires ?

Parlons-en…


Poste à pourvoir

Contrat : Temps plein - CDI

VOTRE RÔLE

Accueil et réception :
• Accueil des visiteurs
• Gestion de la téléphonie, du courrier postal et électronique
• Gestion des commandes de catering

Office management :
• Réservation des salles de réunion
• Gestion des fournisseurs (photocopieuse, téléphonie, fournitures de bureau et scolaires…)

Comptabilité, en soutien au Managing Director et avec le cabinet comptable :
• Préparation des déclarations de créance, des volets financiers des justificatifs de subsides et suivi des paiements
• Préparation, gestion des notes de frais des étudiants tuteurs (500 notes de frais par mois) et du personnel
• Encodage comptable
• Préparation des paiements

Payroll :
• Gestion de la plateforme RH : encodage des contrats, suivi des absences, tenue des timesheets, etc.
• Tenue des dossiers du personnel et contacts avec le secrétariat social
• Gestion des avantages (tickets restaurants, mobilité, assurances, etc.)
• Aide administrative et organisationnelle dans le processus de recrutement

Secrétariat :
• Edition de statistiques sur excel (éléments pour les rapports d’activité)
• Archivage, classement, prise de note
• Préparation et rédaction de documents divers
• Aide à l’organisation d’événements

IT, avec le service informatique de l’ULB :
• Gestion du matériel IT de l’entreprise
• Contacts avec les informaticiens


Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

PROFIL ET COMPÉTENCES :

• Titulaire d’un graduat ou bachelier en secrétariat, comptabilité
• Expérience probante de 3 ans minimum dans une fonction similaire
• Maitrise parfaite des outils de bureautique (Word, Excel, Powerpoint)
• Bonne appréhension des bases de données, la connaissance d’Efficy est un atout
• Notions de comptabilité, la connaissance de Winbooks est un atout
• Capacités rédactionnelles et excellente orthographe
• Gestion des priorités
• Ordre et organisation
• Accueil, sourire et enthousiasme
• Polyvalence et autonomie
• Bon contact avec les jeunes
• Résistance au stress

NOUS VOUS OFFRONS :

• Une mission porteuse de sens
• Un CDI
• Temps plein – 38h / semaine – du lundi au vendredi
• Un projet sociétal en pleine croissance et reconnu dans le secteur de l’éducation
• Une équipe dynamique, réunie autour de valeurs d’engagement et guidée par une exigence de qualité
• Des tâches variées et stimulantes au contact des acteurs de terrain
• Un ancrage dans l’environnement ULB
• Un package compétitif (incluant chèques repas, assurance hospitalisation et 10 jours de congés extra-légaux)


Comment postuler

PROCÉDURES DE RECRUTEMENT

• Réception des candidatures (lettre de motivation + CV en français) jusqu’au 15 octobre 2021 inclus, adressées à Monsieur Ahmed Medhoune, Président, par mail uniquement : recrutement@schola-ulb.be - objet « Office manager » (pas de prise en compte des candidatures incomplètes)
• Test écrit le 21 ou 22 octobre – 2 heures par internet
• Entretiens fin octobre (modalités à définir en fonction des règles sanitaires)
• Engagement dans les meilleurs délais

En savoir plus sur nos activités : www.schola-ulb.be

Date de clôture des candidatures :

Plus d'infos : www.schola-ulb.be/offre-demploi-office-manager-cdi/

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le )
Employeur

av. F.D. Roosevelt, 50 / CP 105
1050 Ixelles
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