Description de l’ASBL, institution

La Direction Logistique comprend les services Achats, Travaux et Facilities. Elle est responsable de la coordination des services pour atteindre les objectifs en matière de productivité, de satisfaction des clients et de satisfaction du personnel, dans le respect du cadre budgétaire et des principes d'organisation de l'Office, notamment en termes de marchés publics.

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Poste à pourvoir

Contrat : Temps plein - CDI

En tant que responsable d’équipe de la cellule des archives, vous assurez la gestion de l’équipe archivages qui est composée de quatre agents. La cellule archives est responsable de la politique d’archivage au sein de l’ONE, de l’organisation de la prise en charge des différents documents/dossiers ainsi que de leur classement. Il est également en contact régulier avec tous les services de l’ONE en vue de les conseiller, les informer et organiser les rapatriements d’archives.
• Organiser, coordonner et superviser le travail de l’équipe
• Répartir la charge de travail de manière équitable
• Superviser le classement effectué par l’équipe des documents/dossiers de l’ONE tout en participant à celui-ci
• Rédiger et mettre à jour les procédures d’archivage à destination des bénéficiaires
• Rédiger et mettre à jour les procédures de travail de l’équipe
• Soutenir, écouter et motiver les agents de la cellule archives et effectuer leur évaluation
• Vérifier la qualité des données encodées par l’équipe
• Superviser et organiser le classement/rangement des boîtes d’archives afin d’optimiser l’occupation du dépôt
• Effectuer ou superviser des recherches dans les archives à la demande de bénéficiaires internes ou externes en respectant les procédures strictes en matière d’accès aux données confidentielles
• Faire respecter ces procédures strictes d’accès aux données confidentielles en interne ou externe
• Contrôler et superviser la conformité des boîtes d’archives et informer les services concernés dans le cas contraire
• Alimenter et mettre à jour les stocks d’archives
• Renseigner les utilisateurs sur les modalités pratiques des consultations des archives (lieux, horaires…)
• Collaborer avec les archivistes de la FWB et des AGR.
• Se tenir informé de la législation en vigueur et des recommandations du Ministère de la FWB et des AGR

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Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

 Vous disposez d’un graduat/bachelier
 Vous justifiez impérativement d’une expérience professionnelle probante de 2 ans en tant que responsable d’équipe
 Vous justifiez d’une expérience professionnelle en tant que documentaliste, archiviste ou d’une formation en technique d’archivage
 Vous êtes à même de comprendre la législation et les recommandations en lien avec l’archivage
 Vous bénéficiez de compétences rédactionnelles (rédaction de documents sur base d’une analyse ciblée des données et d’un jugement critique de l’information…). Vous êtes apte à intégrer et synthétiser des informations provenant de sources variées
 Vous êtes une personne de référence pour vos pairs : vous fournissez des conseils et recherchez des solutions adaptées aux besoins en recourant à une approche-conseil transparente et objective
 Vous démontrez de la volonté et de l’ambition afin de générer des résultats
 Vous anticipez et appréciez la charge de travail pour la planifier, vous décelez les urgences et les priorités, acceptez les imprévus et recherchez les solutions
 Vous communiquez efficacement, êtes ouvert à la collaboration et orienté service : la fonction s’inscrit dans une logique de travail étroit avec différents partenaires.
 Vous êtes doté d’un esprit analytique ; vous analysez les données de manière ciblée
 Vous faites preuve de déontologie et d’éthique professionnelle
 Vous avez l’esprit d’équipe : vous favorisez une ambiance positive et créez un sentiment d’appartenance au groupe en encourageant la communication
 Vous faites preuve d’autonomie et de proactivité dans la gestion de votre travail (capacité d’initiatives, de discernement, d’organisation)
 Vous vous impliquez dans votre travail : vous vous fixez des standards de qualité en contrôlant votre travail pour éliminer les erreurs
 Vous êtes flexible et faites preuve de polyvalence dans vos tâches

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Comment postuler

Rendez-vous en ligne pour postuler : https://www.one.be/fileadmin/user_upload/siteone/Emploi/2023/Annonce_responsable_d_equipe.pdf

Date de clôture des candidatures : 23/03/23

Plus d'infos : www.one.be/fileadmin/user_upload/siteone/Emploi/2023/Annonce_responsable_d_equipe.pdf

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le 08/03/23)

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