Description de l’ASBL, institution

LE CPAS DE SAINT-JOSSE - MISSION
Le Centre Public d'Action Sociale (ci-après nommé « CPAS ») est le bras social de la Commune de Saint-Josse-ten-Noode. Sa mission, qui est ancrée dans la Constitution belge, consiste à accorder une aide sociale et financière à toutes les familles et personnes dans le besoin et ce, en vue de leur permettre de mener une vie conforme à la dignité humaine.

LE CPAS DE SAINT-JOSSE – VISION
Le service (au) public du CPAS est ouvert à tous les résidents de la commune et est le reflet sa croyance en l'égalité, la dignité et le respect de tous. Les dirigeants du CPAS, de par leur gestion, aspirent à créer un environnement dans lequel chaque citoyen se sent valorisé et soutenu ceci indépendamment de sa situation sociale et/ou financière.
LE CPAS DE SAINT-JOSSE – CADRE DE TRAVAIL
En tant qu’employeur, le Conseil de l’action sociale œuvre en vue d’offrir à chaque agent un cadre de travail dynamique et favorable au développement de sa vie professionnelle et personnelle.

LE CPAS DE SAINT-JOSSE – DÉPARTEMENT DES AFFAIRES GÉNÉRALES
Le Département des Affaires générales du CPAS comporte en son sein le service : Interne de Prévention et de Protection au Travail, de Communication, du Secrétariat, des Marchés, des Archives, de la Recette, des Finances, Juridique et Informatique, des Ressources humaines
SERVICE RESSOURCES HUMAINES
Le Service des ressources humaines, composé actuellement de 5 collaboratrices, joue un rôle clé dans la gestion et le développement du personnel de l’administration générale, de la Maison de repos et de soins, ainsi que du Centre Médical Jean Fontaine. En étroite collaboration avec les différents services et partenaires externes, le service assure la gestion administrative des dossiers du personnel, le suivi des procédures RH, et veille à l’application des réglementations en vigueur.
MOTIVATION
Désireux de travailler dans un cadre de travail dynamique et favorable au développement professionnel et personnel ? Nous attendons avec enthousiasme votre candidature !

MISSION DU. DE SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF
Votre mission, en tant que secrétaire administratif RH spécialisée dans les formations et le recrutement, consistera à assurer la coordination des processus de formation tout en soutenant activement les activités de recrutement. Vous jouerez un rôle clé dans l’organisation, le suivi et l’évaluation des actions de formation, tout en contribuant à la gestion des recrutements, de la planification des tests à l’intégration des nouveaux collaborateurs. Votre polyvalence et votre capacité d’adaptation seront essentielles pour garantir une gestion efficace et cohérente des ressources humaines.
En tant que secrétaire administratif RH spécialisé(e) en formation et recrutement, vous serez chargé(e) de deux missions principales :

- Vous participerez activement à la gestion des recrutements, en prenant en charge toutes les étapes du processus, de la planification des tests à l’intégration des nouveaux collaborateurs.
- Vous assurerez l’organisation, le suivi et l’évaluation des actions de formation, en veillant à leur bon déroulement et à leur efficacité.

Votre polyvalence et votre adaptabilité seront essentielles pour garantir une gestion fluide et cohérente des ressources humaines.
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HET OCMW VAN SINT-JOOST - MISSIE
Het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (hierna "OCMW" genoemd) is de sociale arm van de gemeente Sint-Joost-ten-Node. Zijn missie, verankerd in de Belgische Grondwet, bestaat erin sociale en financiële hulp te verlenen aan alle gezinnen en personen in nood, zodat zij een leven kunnen leiden dat in overeenstemming is met de menselijke waardigheid.

HET OCMW VAN SINT-JOOST - VISIE
De openbare dienst van het OCMW staat open voor alle bewoners van de gemeente en weerspiegelt zijn overtuiging in gelijkheid, waardigheid en respect voor iedereen. De leidinggevenden van het OCMW streven er door hun beheer naar een omgeving te creëren waarin elke burger zich gewaardeerd en ondersteund voelt, ongeacht zijn of haar sociale en/of financiële situatie.
HET OCMW VAN SINT-JOOST – WERKOMGEVING
Als werkgever streeft de Raad voor Maatschappelijk Werk ernaar elke medewerker een dynamische werkomgeving te bieden die de ontwikkeling van zowel hun professionele als persoonlijke leven bevordert.

HET OCMW VAN SINT-JOOST – DEPARTEMENT ALGEMENE ZAKEN
Het departement Algemene Zaken van het OCMW omvat de volgende diensten: Interne Preventie en Bescherming op het Werk, Communicatie, Secretariaat, Aankopen, Archieven, Ontvangen, Financiën, Juridische Zaken en Informatica, en Personeelszaken.
DIENST PERSOONSLIEDEN
De dienst Personeelszaken, momenteel bestaande uit 5 medewerkers, speelt een sleutelrol in het beheer en de ontwikkeling van het personeel van de algemene administratie, het Rusthuis en Verzorgingshuis, evenals het Jean Fontaine Medisch Centrum. In nauwe samenwerking met de verschillende diensten en externe partners zorgt de dienst voor het administratieve beheer van de personeelsdossiers, het volgen van de HR-procedures en toeziet op de naleving van de geldende regelgeving.
MOTIVATIE
Heb je de wens om te werken in een dynamische werkomgeving die bevorderlijk is voor professionele en persoonlijke ontwikkeling? We kijken met enthousiasme uit naar je sollicitatie!

MISSIE VAN DE ADMINISTRATIEVE SECRETARIS
Je missie als administratief HR-secretaresse, gespecialiseerd in opleiding en werving, zal bestaan uit het coördineren van opleidingsprocessen en het actief ondersteunen van wervingsactiviteiten. U speelt een sleutelrol in de organisatie, het volgen en evalueren van opleidingsacties, terwijl u bijdraagt aan het beheer van de wervingen, van de planning van tests tot de integratie van nieuwe medewerkers. Uw veelzijdigheid en aanpassingsvermogen zijn essentieel om een efficiënte en coherente personeelsbeheer te waarborgen.
Als administratief HR-secretaresse, gespecialiseerd in opleiding en werving, zult u verantwoordelijk zijn voor twee hoofdtaken:

- U zult actief deelnemen aan het beheer van wervingen, waarbij u alle stappen van het proces op u neemt, van de planning van tests tot de integratie van nieuwe medewerkers ;
- U zult de organisatie, het volgen en de evaluatie van opleidingsacties waarborgen, en ervoor zorgen dat ze goed verlopen en effectief zijn.

Uw veelzijdigheid en aanpassingsvermogen zullen essentieel zijn om een vlotte en coherente personeelsbeheer te garanderen.

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Poste à pourvoir

Contrat : Temps plein - Contrat de remplacement

TÂCHES DU. DE SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF
Gestion de la formation
o Collaborer avec les responsables d’équipe et les collaborateurs pour identifier les besoins en formation ;
o Concevoir et suivre le plan annuel de formation en respectant les contraintes budgétaires ;
o Élaborer des plans de formation individualisés (PFI) adaptés aux besoins spécifiques des collaborateurs.
o Coordonner l’organisation des formations : planification, prise de contact avec les prestataires, gestion des inscriptions et logistique ;
o Développer et mettre en place des procédures spécifiques aux processus de formation ;
o Assurer la gestion et la mise à jour des documents et bases de données liés aux formations (attestations, rapports, etc.).
Soutien Recrutement
o Diffuser les offres d’emploi sur les canaux de recrutement appropriés ;
o Apporter un soutien au chargé de recrutement dans l’ensemble de ses missions ;
o Réaliser une présélection des candidatures en fonction des critères établis ;
o Contribuer activement à l’intégration des nouveaux collaborateurs : accueil, transmission des informations liées aux ressources humaines, et organisation des suivis nécessaires.
Polyvalence RH
o Contribuer à l’optimisation des procédures RH, notamment pour la formation et le recrutement ;
o Rédiger des PV ;
o Rédiger des documents (courriers, règlements, notes, etc.) sur la base de recherches actives dans les législations et réglementations
o Assurer l’encodage des dossiers dans BOS et rédaction des délibérations ;
o Participer aux réunions ;
o Organiser et suivre les projets en lien avec ses tâches quotidiennes ;
o Remonter les difficultés rencontrées à la hiérarchie et proposer des solutions ;
o Collaborer avec les responsables pour résoudre les problèmes identifiés ;
o Effectuer les encodages dans divers programmes (pointeuse, gestion des données du personnel, courriers) ;
o Apporter un support logistique : mailing, classement, préparation de salles, etc.
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TAKEN VAN DE ADMINISTRATIEVE SECRETARIS
Opleidingsbeheer

o Samenwerken met teamverantwoordelijken en medewerkers om opleidingsbehoeften te identificeren;
o Ontwerpen en opvolgen van het jaarlijkse opleidingsplan, rekening houdend met budgettaire beperkingen;
o Opstellen van individuele opleidingsplannen (IOP) die zijn afgestemd op de specifieke behoeften van de medewerkers;
o Coördineren van de organisatie van opleidingen: planning, contact opnemen met leveranciers, beheer van inschrijvingen en logistiek;
o Ontwikkelen en implementeren van specifieke procedures voor opleidingsprocessen;
o Zorgen voor het beheer en de actualisering van documenten en databanken met betrekking tot opleidingen (attestaten, rapporten, enz.);
Ondersteuning Werving
o Vacatures verspreiden via de juiste wervingskanalen;
o Ondersteuning bieden aan de verantwoordelijke werving bij al zijn/haar taken;
o Een preselectie van sollicitaties maken op basis van de vastgestelde criteria;
o Actief bijdragen aan de integratie van nieuwe medewerkers: verwelkoming, doorgeven van informatie met betrekking tot personeelszaken en het organiseren van noodzakelijke opvolgingen;
HR Veelzijdigheid
o Bijdragen aan het optimaliseren van HR-procedures, met name voor opleiding en werving;
o Verslag opstellen (PV);
o Documenten opstellen (brieven, regels, nota's, enz.) op basis van actieve zoekopdrachten in wet- en regelgeving;
o Zorgen voor de invoer van dossiers in BOS en het opstellen van beslissingen;
o Deelname aan vergaderingen;
o Organiseren en opvolgen van projecten met betrekking tot dagelijkse taken;
o Problemen melden aan de hiërarchie en oplossingen voorstellen;
o Samenwerken met verantwoordelijken om geïdentificeerde problemen op te lossen;
o Invoeren van gegevens in verschillende programma's (punchklok, personeelsgegevensbeheer, brieven);
o Logistieke ondersteuning bieden: e-mailing, archiveren, zaalvoorbereidingen, enz.

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Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

PROFIL DU. DE SECRÉTAIRE ADMINISTRATIF
 Diplôme :
o Être titulaire d’un bachelier ou graduat en sciences juridiques, sciences administratives, ou en gestion des ressources humaines.
 Langues
o Français et/ou néerlandais (seconde langue : être en possession du brevet Selor ou être disposé à l’obtenir) ;


 Expérience et Formation
o Une première expérience dans un poste administratif ou en gestion des ressources humaines est un atout.
o Connaissance des législations et des réglementations relatives aux ressources humaines est souhaitée.


 Compétences comportementales attendues

o Rigueur et sens de l’organisation pour gérer des tâches administratives multiples ;
o Capacité à travailler de manière autonome et en équipe ;
o Proactivité, polyvalence et réactivité et capacité à anticiper les besoins et à prendre des initiatives dans la gestion des projets ;
o Confidentialité et respect de la discrétion professionnelle, notamment en matière de gestion des dossiers du personnel ;
o Bonnes capacités relationnelles et goût pour le contact humain ;
o Sens de la communication et de l’écoute ;
o Bonne gestion du stress.

 Compétences techniques générales attendues

o Connaissances de base du fonctionnement des CPAS ;
o Connaissances de base en gestion des ressources humaines (recrutement, gestion des formations, évaluation du personnel) ;
o Compétences en gestion administrative et organisationnelle ;
o Connaissance des procédures légales et des processus RH courants.


 Compétences techniques liées à la fonction

o Capacité à élaborer et à mettre en œuvre des procédures et des processus en matière de gestion des ressources humaines ;
o Suivi et gestion des dossiers individuels des membres du personnel, y compris les formations, les évaluations, et autres démarches administratives.
o Connaissance dans la gestion des recrutements ;
o Bonne maîtrise des outils informatiques.

 Techniques d’expression écrite et orale
o Excellentes compétences en rédaction, avec la capacité de rédiger des documents administratifs tels que des courriers, des règlements, des notes, et des PV clairs et précis.
o Capacité à rédiger des délibérations et à communiquer de manière professionnelle avec la hiérarchie et les collègues.
o Aptitude à expliquer des concepts ou des procédures complexes de manière simple et compréhensible.
o Bonnes compétences en communication orale pour participer aux réunions et échanges avec les partenaires internes et externes.


 Applications bureautiques

o Maîtrise des outils bureautiques classiques (Word, Excel, PowerPoint) ;
o Connaissance du logiciel BOS est un atout.


OFFRES ET AVANTAGES
 Contrat et barème

o Contrat à durée indéterminée de remplacement - temps plein ;
o Échelle barémique B conforme aux barèmes des administrations locales de la Région Bruxelles-Capitale.

 Horaire et congés

o Horaire flexible (7h00/9h00-15h00/17h) ;
o Possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées selon le niveau ;
o Minimum de 32 jours de congés par année de travail prestée à temps plein.

 Formation :

o Possibilité de se former pendant les heures de travail.
 Avantages financiers

o Chèques repas (8 € par jour presté) ;
o Transport en commun ;
 Remboursement STIB à 100%.
 Remboursement De Lijn à 100% si domicile en Flandre.
 Remboursement à 100% SNCB si domicile en dehors de Bruxelles.

o Indemnité vélo de 0,23 € / kilomètre ;
o Indemnité piéton 0,23 € / kilomètre ;
o Gratuité des soins à la Polyclinique du Centre - Jean Fontaine ;
o Prime de bilinguisme en cas de réussite du test SELOR ;
o Prime de fin d’année ;
o Plan de pension complémentaire ;
o Chèque cadeau (40 euros/par an) ;
o Avantages via le Service Social Collectif (ex : primes, intervention dans les frais de santé, vacances à prix réduites et parcs d’attraction…) ;
o Avantages et réductions via Benefits@work
o Possibilité de reprise d’ancienneté de maximum 6 ans pour le secteur privé et complète pour le secteur public
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PROFIEL VAN DE ADMINISTRATIEVE SECRETARIS
 Diploma
o In het bezit zijn van een bachelordiploma of graduaat in juridische wetenschappen, administratieve wetenschappen of personeelsbeheer.
 Talen

o Frans en/of Nederlands (tweede taal: in het bezit zijn van het Selor-certificaat of bereid zijn dit te behalen).


 Ervaring en Opleiding

o Een eerste ervaring in een administratieve functie of personeelsbeheer is een pluspunt ;
o Kennis van wet- en regelgeving met betrekking tot personeelsbeheer wordt gewaardeerd.

 Verwachte Gedragscompetenties

o Nauwkeurigheid en organisatorisch talent om verschillende administratieve taken te beheren ;
o Vermogen om autonoom en in teamverband te werken ;
o Proactief, veelzijdig, reactief en in staat om behoeften te anticiperen en initiatieven te nemen in projectbeheer ;
o Vertrouwelijkheid en respect voor professionele discretie, vooral met betrekking tot personeelsdossiers ;
o Goede interpersoonlijke vaardigheden en belangstelling voor menselijk contact.
o Communicatie- en luistervaardigheden ;
o Goede stressbestendigheid.

 Verwachte Algemene Technische Vaardigheden

o Basiskennis van het functioneren van OCMW's ;
o Basiskennis van personeelsbeheer (werving, opleiding, personeelsbeoordeling) ;
o Vaardigheden in administratief en organisatorisch beheer ;
o Kennis van wettelijke procedures en gangbare HR-processen.

 Specifieke Technische Vaardigheden voor de Functie

o Vermogen om procedures en processen in personeelsbeheer te ontwikkelen en uit te voeren ;
o Opvolging en beheer van individuele personeelsdossiers, inclusief opleidingen ; evaluaties en andere administratieve stappen ;
o Kennis van wervingsbeheer ;
o Goede beheersing van IT-tools.
 Schriftelijke en Mondelinge Communicatietechnieken

o Uitstekende schrijfvaardigheid, met het vermogen om administratieve documenten zoals brieven, reglementen, nota's en verslagen duidelijk en precies op te stellen ;
o Vermogen om besluiten op te stellen en op een professionele manier te communiceren met de hiërarchie en collega’s ;
o Vaardigheid om complexe concepten of procedures eenvoudig en begrijpelijk uit te leggen ;
o Goede mondelinge communicatieve vaardigheden voor deelname aan vergaderingen en uitwisseling met interne en externe partners.

 Kantoorapplicaties

o Beheersing van klassieke kantoorsoftware (Word, Excel, PowerPoint) ;
o Kennis van de BOS-software is een pluspunt.

AANBIEDINGEN EN VOORDELEN
 Contract en schaal

o Contract van onbepaalde duur ter vervanging - voltijds;
o Schaal B conform de loonschalen van de lokale besturen in het Brussels Hoofdstedelijk Gewest.

 Werktijden en Verlof

o Flexibele werktijden (7u00/9u00 - 15u00/17u00);
o Mogelijkheid om overuren te recupereren afhankelijk van het niveau;
o Minimaal 32 verlofdagen per volledig werkjaar.

 Opleiding

o Mogelijkheid om opleidingen te volgen tijdens de werkuren.
 Financiële Voordelen

o Maaltijdcheques (8 € per gewerkte dag);
o Openbaar vervoer ;
 100% terugbetaling van STIB;
 100% terugbetaling van De Lijn als het woonadres in Vlaanderen ligt;
 100% terugbetaling van de SNCB als het woonadres buiten Brussel ligt.
o Fietsvergoeding van 0,23 € per kilometer;
o Voetgangersvergoeding van 0,23 € per kilometer;
o Gratis zorg bij de Polyclinique du Centre - Jean Fontaine;
o Tweetaligheidsvergoeding bij slagen voor de SELOR-test;
o Eindejaarsbonus;
o Aanvullend pensioenplan;
o Cadeaucheque (40 € per jaar);
o Voordelen via de Collectieve Sociale Dienst (bijv. bonussen, tussenkomst in gezondheidskosten, kortingen voor vakantie en attractieparken, enz.);
o Voordelen en kortingen via Benefits@work;
o Mogelijkheid om anciënniteit tot maximaal 6 jaar over te nemen uit de private sector en volledig uit de publieke sector.

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Comment postuler

INTÉRESSÉ(E) ?
POSTULEZ AVANT LE : 03/01/2024

Envoyez votre candidature en français ou en néerlandais au service des ressources humaines à l’adresse mail : grh.cand@cpassjtn.irisnet.be
Votre candidature doit contenir les éléments suivants :
 Nom du poste dans l’objet de la candidature
 CV à jour
 Lettre de motivation
 Copie du diplôme requis (ou équivalence)
Les candidatures incomplètes ne seront pas traitées
Pour tout autre renseignement le service des ressources humaines est joignable au 02/220.29.19.

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GEÏNTERESSEERD ?
SOLLICITEER VOOR : 03/01/2025

Stuur uw sollicitatie in het Frans of Nederlands naar de dienst Personeelszaken op het e-mailadres: grh.cand@cpassjtn.irisnet.be
Uw sollicitatie moet de volgende documenten bevatten:
 Functienaam in het onderwerp van de sollicitatie
 Actueel cv
 Motivatiebrief
 Kopie van het vereiste diploma (of gelijkwaardigheid)
Onvolledige sollicitaties worden niet in behandeling genomen
Voor verdere informatie kunt u de dienst Personeelszaken bereiken op het nummer 02/220.29.19.

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le 16/12/24)

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