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Lieu de l'emploi
1040 Etterbeek

Fonction
Secrétaire de direction

Type de contrat
Temps partiel - CDI

Date de clôture des candidatures
30/06/21

Employeur
Hôpitaux IRIS Sud Etterbeek
Rue Baron Lambert, 38
1040 Etterbeek

Secrétaire de direction Etterbeek Bruxelles 1040


Description de l’ASBL, institution

Les Hôpitaux Iris Sud (HIS) sont un établissement hospitalier composé de 4 sites répartis dans le sud de Bruxelles : Joseph Bracops à Anderlecht, Molière Longchamp à Forest, Etterbeek-Ixelles à Ixelles et Baron Lambert à Etterbeek. Toutes les spécialités de soins y sont représentées.

Avec une approche centrée sur les patients et leurs besoins, HIS assure à l’ensemble de la population de Bruxelles et environs des soins performants et de qualité, une prise en charge pluridisciplinaire tout en conservant une réelle dimension de proximité. Ses services sont ouverts à toutes et tous, sans aucune distinction, en toute neutralité.

HIS compte 610 lits agréés et occupe plus de 2.000 personnes dont une majorité de personnel soignant, et plus de 200 médecins.

En pleine évolution, HIS innove dans le respect des besoins de ses patients et de son personnel.

HIS est membre du réseau des hôpitaux publics bruxellois IRIS.


Poste à pourvoir

Contrat : Temps partiel - CDI

Les Hôpitaux IRIS Sud recherchent, pour le Président du Conseil médical, Médecin Chef de Service de Pneumologie et Coordinateur médical, sur le site Joseph Bracops à Anderlecht, un Secrétaire de Direction (h/f/x) pour un contrat à durée indéterminée, à temps partiel (80%)
https://bit.ly/31o9Thb

VOTRE FONCTION

En tant que Secrétaire de Direction, vous aurez pour mission d’assister le Président du Conseil médical, Médecin Chef de Service de Pneumologie et Coordinateur médical du site dans différentes tâches administratives dont il a la responsabilité. Vous assurerez des activités régulières et ponctuelles en assurant un suivi efficace et un respect des différentes deadlines. Dans ce cadre, vous serez régulièrement en contact avec les personnes de terrain (médecins, paramédicaux, autres hôpitaux, …).

Sous la responsabilité du Président du Conseil médical, Chef de Service de Pneumologie et Coordinateur médical du site, vous serez amené à:

• Assurer le secrétariat du Conseil médical et de la coordination médicale du site:
- Préparer des rapports et des dossiers spécifiques, en rassemblant les informations nécessaires à leur préparation et en assurer le suivi;
- Assurer l’organisation logistique de réunions, de rendez-vous et de séminaires médicaux (réservation de salle, invitation, …) et rédiger les ordres du jour ainsi que les PV;
- Assurer le suivi des décisions prises lors des réunions;
- Organiser, classer et conserver tous les documents de travail du Conseil médical;
- Assurer une veille et un archivage des avis rendu par le Conseil médical;
- Gérer l'accréditation des séminaires médicaux;
- Gérer les congés des médecins des unités de soins, en planifiant des tours de gardes week-end des unités médicales.

• Assurer un suivi administratif rigoureux de diverses activités en collaboration avec le Médecin Chef de service:
- Rédiger et mettre en page différents documents (mails, lettres, rapports, tableaux de suivi,…);
- Gérer les courriers entrants et sortants (sur base de templates);
- Classer et conserver toute la correspondance pertinente;
- Assurer le suivi et l’envoi de dossiers médicaux aux médecins traitants;
- Planifier les agendas (horaires, congés, …) des Pg, « Postgraduate »;
- Mettre à jour des bases de données.

• Dactylographier les protocoles du service de Pneumologie en vue de leur envoi aux médecins traitants.


Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

VOTRE PROFIL

Votre formation:
- Vous êtes titulaire d’un Bachelor ou Graduat (secrétariat de direction option médicale, …);
- Idéalement vous avez suivi une formation de secrétaire médicale.

Vos expériences et connaissances:
- Vous disposez d’une expérience réussie de minimum 5 années dans une fonction similaire;
- Vous avez une expérience de 3 années minimum dans le secteur médical;
- Vous disposez de très bonnes connaissances de la terminologie médicale;
- Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques (suite MS Office);
- Vous disposez d’une bonne connaissance de la seconde langue nationale.

Vos compétences:
- Vous êtes rigoureux et rapide lors de l’exécution de vos tâches;
- Organisé, vous gérez votre temps de manière efficace et veillez au respect des plannings et deadlines;
- Vos capacités à gérer les urgences et les priorités ont fait leurs preuves;
- Vous êtes flexibles au niveau des horaires;
- Déterminé et persévérant, vous avez à cœur de mener à bien les missions qui vous incombent;
- Vous analysez de manière ciblée les données et jugez d’un œil critique l’information;
- Autonome dans votre travail, vous appréciez également travailler au sein d’une équipe et avez le sens de la collaboration;
- Discret, vous agissez de manière intègre et gérez les dossiers en toute confidentialité;
- Vous avez à cœur d’anticiper les choses et vous n’hésitez pas à prendre des initiatives;
- Doté d’un grand sens du service, vous êtes orienté clients et avez le sens de l’accueil.

NOTRE OFFRE

- Un contrat temps partiel (30h24/semaine) à durée indéterminée.
- Une échelle barémique du secteur public de niveau B
- Des avantages extra légaux:
- des tarifs préférentiels dans tous les hôpitaux du réseau IRIS,
- des chèques repas d’une valeur de 7,30 euros,
- une intervention dans les frais de transport en commun à hauteur de 100% pour la STIB, 80% pour la SNCB, le TEC et DE LIJN et/ou une indemnité vélo de 0.24€/km,
- une allocation de bilinguisme (sous réserve de la remise du Selor Art. 10 ou 12),
- 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux.
- Une fonction variée et passionnante dans un environnement de travail stimulant et dynamique.
- Une ambiance de travail conviviale et un équilibre entre vie privée et professionnelle.


Comment postuler

VOUS SOUHAITEZ REJOINDRE NOTRE EQUIPE?

Postulez avant le 30 juin 2021 en complétant notre formulaire de candidature en ligne https://bit.ly/31o9Thb

Pour tout renseignement complémentaire, contactez Madame Thérèse Capiau, Recruteuse, au 02/739.87.60.

Seules les candidatures envoyées via notre site Internet seront prises en compte.

Date de clôture des candidatures :

Plus d'infos : https://bit.ly/31o9Thb

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le )
Employeur

Rue Baron Lambert, 38
1040 Etterbeek




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