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Lieu de l'emploi
1050 Ixelles

Fonction
Secrétaire de direction

Type de contrat
Temps plein - CDD

Date de clôture des candidatures
15/11/19

Employeur

Rue Baron Lambert, 38
1040 Etterbeek

Secrétaire de direction Ixelles Bruxelles 1050


Description de l’ASBL, institution

Les "Hôpitaux IRIS Sud" sont nés de la fusion des centres hospitaliers publics Joseph Bracops (Anderlecht), Baron Lambert (Etterbeek), Molière Longchamp (Saint-Gilles) et Etterbeek-Ixelles (Ixelles) et font partie du réseaux d'hôpitaux publics bruxellois IRIS.

L’hôpital compte sept cents lits et déploie son activité sur quatre sites. Plus que mille six cents membres du personnel ont pour mission d’offrir des soins et une médecine de qualité et de proximité sans discrimination aucune.


Poste à pourvoir

Contrat : Temps plein - CDD

En tant que Secrétaire de direction, vous aurez pour mission de participer à l’ensemble des activités de secrétariat du comité de direction et vous assurerez un rôle de soutien au Directeur Financier. Vous rejoindrez l’équipe du secrétariat de direction composée de 4 personnes.

Sous la responsabilité de la Responsable du secrétariat de direction et en collaboration avec l’équipe, vous serez amené à :

- Gérer les réunions institutionnelles :
• Organiser et participer à diverses réunions de la direction (négociation syndicale, service interne de protection et prévention au travail, conseil d’administration) ;
• Rédiger les procès-verbaux et assurer un suivi des décisions ;
• Classer et conserver toute la correspondance pertinente ainsi que les dossiers nécessaires au bon fonctionnement de l’institution ;
• Mettre à jour les bases de données gérées par le secrétariat de direction.

- Assurer le secrétariat de la Direction Financière :
• Gérer l’agenda du Directeur Financier (réunion, déplacement, rendez-vous);
• Gérer les mails du Directeur Financier (gestion quotidienne de mails, avec transfert ou réponse) ;
• Gérer les courriers entrants et en assurer le suivi ;
• Rédiger des courriers/notes de service ;
• Assurer la mise en page de présentations (PowerPoint) ;
• Organiser la Commission Financière (gestion du planning des réunions, préparation de l’ordre du jour, préparation et éventuelle adaptation des supports, envoi des invitations, ...) ;
• Assurer le suivi de divers dossiers (mise à disposition de diverse données, tenue à jour de certains fichiers ou base de données,…) ;
• Assurer la permanence téléphonique.


Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Votre formation :
- Vous êtes titulaire d’un Bachelor ou graduat (secrétariat de direction, droit, ressources humaines, …).

Vos expériences et connaissances :
- Vous disposez d’une expérience réussie de 3 années dans une fonction de secrétaire de direction ou dans une fonction similaire ;
- Vous avez une très bonne maîtrise des outils informatiques (suite MS Office) ;
- Vous avez une affinité avec les données chiffrées ;
- Vous disposez d’une bonne connaissance de la seconde langue nationale.

Vos compétences :
- Vous êtes rigoureux et rapide lors de l’exécution de vos tâches.
- Organisé, vous gérez votre temps de manière efficace et veillez au respect des plannings et deadlines.
- Vous êtes doté de solides capacités rédactionnelles et d’une bonne orthographe.
- Autonome dans votre travail, vous appréciez également travailler au sein d’une équipe et avez le sens de la collaboration.
- Vous avez à cœur d’anticiper les choses et vous n’hésitez pas à prendre des initiatives.
- Doté d’un grand sens du service, vous êtes orienté clients et avez le sens de l’accueil.
- Discret, vous agissez de manière intègre et gérez les dossiers en toute confidentialité.


Comment postuler

Postulez avant le 15 novembre 2019 en complétant notre formulaire de candidature en ligne www.his-izz.be (onglet offre d’emploi).

Pour tout renseignement complémentaire, contactez Madame Raliba Radi, Responsable du secrétariat de direction, au 02/739.87.51.

Seules les candidatures envoyées via notre site Internet seront prises en compte.

Date de clôture des candidatures :

Plus d'infos : https://bit.ly/2BTC1Ml

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le )
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Rue Baron Lambert, 38
1040 Etterbeek




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