Description de l’ASBL, institution

- Situé dans un écrin de verdure dans la commune
de Watermael-Boitsfort, le centre de jour pour
enfants scolarisés « La Clairière » ou CJES est
agréé par la Cocof pour accueillir 260 enfants,
adolescents et jeunes adultes déficients
intellectuels modérés à sévères, dès la pré-
scolarité et jusqu'à l'âge de 21 ans.

- Favoriser l'insertion sociale de la personne
handicapée dans son milieu de vie est le but que
poursuit l'équipe pluridisciplinaire du CJES,
composée de logopèdes, ergothérapeutes,
psychologues, médecins, infirmières, éducateurs
spécialisés, assistants sociaux et
kinésithérapeutes. Le centre organise également
pendant les périodes non scolaires, des activités
récréatives, sportives et d'animation.

- Le CJES est ouvert de 8h à 18h tous les jours
ouvrables de l'année et travaille de façon
privilégiée avec l'école fondamentale et l'école
secondaire de l'asbl « Centre d'adaptation
pédagogique et sociale » ou C.A.P.S qui occupent
le même bâtiment.

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Poste à pourvoir

Contrat : Temps plein - Contrat de remplacement

CJES La Clairière est à la recherche d'un(e) Secrétaire ( H/F/X) pour rejoindre notre équipe d'accueil et de secrétariat. En tant que Secrétaire, vous jouerez un rôle essentiel dans le suivi administratif des membres du personnel de notre institution.

Conditions d'emploi :

• Un contrat de remplacement à temps plein (37h/
semaine) du 01/12/2024 au 22/12/2024. Deux
jours de formation organisés avant la prise de
fonction, à savoir le 28/11/2024 et 29/11/2024.
• Travailler au sein d’une école (enseignement
spécialisé de type 2)
• Lieu de travail (en présentiel) à Avenue des
Hannetons 58 à 1170 WATERMAEL-BOITSFORT
• Barème 319.02 ;
• Vous travaillerez en collaboration avec les
collègues de l'accueil et du secrétariat ;
• Le poste est placé sous la supervision de la
Responsable administrative et financière.

Responsabilités principales :

• Gestion des contrats de travail :
- Après réception des demandes de contrats,
assurer le suivi de l’arrivée des contrats,
vérification et demande de correction aux services
centraux si nécessaire.
- Faire signer les contrats de travail par le Directeur
de l’institution et les travailleurs concernés.
- Scanner les contrats et archivage de ceux-ci dans
les dossiers électroniques des travailleurs.
- Classer les contrats dans les dossiers physiques
des membres du personnel.

• Communication avec la COCOF :
- Après réception des demandes de contrats, faire
la mise à jour du tableau de suivi des contrats
COCOF de l’année en cours. Envoi des fiches du
personnel via le site Irisbox.
- Répondre aux éventuelles questions de la
COCOF quant aux informations reprises sur les
fiches.

•Tenue des dossiers des travailleurs :
- Lors de l’entrée de nouveaux travailleurs, envoyer
le mail de bienvenue et création du dossier papier
et électronique. Récupérer les documents
demandés et classer ceux-ci dans les différents
dossiers.
- Envoyer les documents des travailleurs aux
services centraux.
- Encoder diverses données en lien avec les
membres du personnel dans les différentes bases
de données.
- Lors des sorties des travailleurs, archiver les
dossiers.

• Feuilles de pointage du mois :

• Formation des travailleurs (en collaboration avec les Responsables) :
- Après réception des demandes de formation
données par les Responsables, encoder les
formations dans un document récapitulatif de
l’année en cours.
- Assurer le suivi du budget des formations grâce
aux encodages dans le logiciel comptable Bob.
- Gestion du suivi des réceptions de factures de
formations.

• Comptabilité :
- Imprimer chaque semaine les extraits de compte
et les transmettre au comptable.
- Vérification de l’échéancier des fournisseurs pour
voir s’il ne manque pas une facture ou un
paiement.
- Effectuer les photocopies des factures d’achat
afin de transmettre les documents originaux aux
services centraux.

• Commande de matériels :
- Réaliser les commandes en collaboration avec
une collègue.
- Encoder les données dans un fichier de suivi qui
reprend l’ensemble des achats de l’année en
cours.
- Distribuer le matériel indispensable au bon
fonctionnement des équipes.

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Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Exigences :
• En possession d’un Bachelier, de préférence dans
le secteur administratif
• 1 ans d’expérience au minimum dans le secteur
administratif

Atout :
• De l’expérience dans le secteur non-marchand est
un atout.

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Comment postuler

Si vous souhaitez rejoindre notre équipe dynamique et contribuer à notre mission d'accompagnement des enfants,
adressez votre CV et lettre de motivation à Audrey OLMEDO (Responsable administrative)
par mail à a.olmedo@laclairiere.be
ou appelez le 02/661 78 11.

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le 02/09/24)

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