Agent(e) d'accueil Saint-Gilles
Description de l’ASBL, institution
Le service Facilities est composé de cinq cellules : archives, infographie, courrier & accueil, reprographie et entretien/cafétéria. Il dépend de la Direction Logistique. L’agent d’accueil fait partie de la cellule : courrier & accueil.
La Direction Logistique est responsable de l’atteinte des objectifs en matière de productivité, de satisfaction des clients et du personnel, dans le respect du cadre budgétaire et des principes d'organisation de l'ONE. Elle est composée des services Achats, Travaux et Facilities
Poste à pourvoir
Contrat : Temps plein - CDD
Vous êtes responsable de l’indicatage et de la transmission du courrier entrant : vous ouvrez, préparez, scannez et encodez le courrier entrant.. Vous vous chargez de la distribution en interne du courrier des différents services de l’ONE ainsi que de son expédition.
A la réception de l’Administration centrale, vous accueillez et dirigez les visiteurs. Vous vous occupez de la gestion des appels entrants et, en fonction du besoin de votre interlocuteur, vous identifiez le relai pertinent.
La fonction comporte 3 volets : indicatage, distribution de courrier et expédition, accueil/réception.
Volet « indicatage » :
Trier le courrier par destinataire, créer des étiquettes avec code-barres, scanner et compléter la base de données du courrier.
Volet « distribution du courrier » et « expédition » :
Collecter, trier et distribuer du courrier interne, gérer l'intendance du papier.
Réception des signataires, vérification des signatures et annexes et l’acheminer vers l'extérieur.
Gérer le stock de timbres et de consommables ainsi que veiller au recyclage des cartouches d’encre.
Volet « accueil/réception » :
Accueillir et orienter les visiteurs, informer les interlocuteurs sur les services de l’ONE, distribuer des brochures, identifier et contrôler l’accès des visiteurs, informer les personnes de l’arrivée de leurs visiteurs.
Réceptionner les appels téléphoniques et transmettre les messages.
Gérer l’accès au parking de l’ONE
Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience
Pas de diplôme requis
Vous avez une première expérience dans une fonction similaire et vous être prêt.e à être formé.e aux spécificités de la fonction.
En tant qu’agent d’accueil et de courrier, vous êtes le « visage » de l’ONE, vous vous exprimez et comprenez avec aisance le français. Vous êtes capable d’adapter votre communication à votre interlocuteur.
Vous êtes une personne proactive et consciencieuse dans son travail.
Selon vous, un bon travail d’équipe est la clef de la réussite. Vous transmettez facilement les informations à vos collègues directs en utilisant les différents moyens de communication mis à votre disposition.
Vous êtes à l’aise avec la gestion des appels téléphoniques et vous passez le relai à qui de droit si vous n’avez pas réponse à une question.
Vous savez vous servir d’un ordinateur en général ainsi que de la suite Office (Excel, Word, Outlook, Teams,…)
Lorsque vous êtes à l’accueil du bâtiment le matin, vous devez être capable d’arriver au plus tard pour 7h45 et lorsque vous vous occupez de l’accueil l’après-midi, vous devez être en mesure de rester jusque minimum 16h30. Le reste du temps, vous avez des plages horaires flexibles entre 7h15 et 17h45.
Comment postuler
Envie de nous rejoindre? Postulez en ligne via notre site internet (page emploi) en mentionnant la référence de l’annonce : 2025-143
Date de clôture des candidatures :
Plus d'infos : www.one.be/public/emploi/2025-143/
N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.
(publié le )
Chée de Charleroi, 95
1060 Saint-Gilles
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