Coordinateur(trice) administratif(tive) Schaerbeek
Description de l’ASBL, institution
Qui sommes-nous ? :
https://ccf.brussels/
Poste à pourvoir
Contrat : Temps plein - CDI
Contrat à durée indéterminée et à temps plein – Postulez jusqu’au 8 aout 2025 inclus
Votre mission :
Le Service d’appui et des politiques transversales de la Direction d’administration de l’action sociale, la santé, la cohésion sociale et la petite enfance de la Commission communautaire française (COCOF) est à la recherche d’un.e coordinateur.trice pour organiser et piloter son pôle secrétariat.
Vous recherchez un travail avec un impact direct et positif sur la société ? Vous disposez d’un diplôme de bachelier ou graduat ainsi que d’une première expérience en gestion d’équipe et vous souhaitez développer votre expertise dans les matières du social et de la santé ? Ne tardez plus, postulez dès à présent !
En devenant coordinateur.trice du pôle secrétariat, votre mission est de superviser les activités quotidiennes de l’équipe et de soutenir le développement de ses membres afin de réaliser les objectifs déterminés pour les besoins du Service et de la Direction d’administration.
Vous êtes responsable de l’optimisation des processus administratifs et organisationnels en collaboration étroite avec l’équipe du secrétariat composée de deux collaborateurs. Vous assurez un soutien opérationnel direct à la Direction d’administration, mettez en place des outils de travail efficaces, supervisez la répartition des tâches au sein de l’équipe et veillez à leur bonne exécution. Vous contribuez activement à l’amélioration continue du fonctionnement du secrétariat, en intégrant une approche orientée résultats, efficience et qualité du service.
Vous assurez également le pilotage de projets spécifiques, comme la mise en place d’une procédure d’indicatage, , la gestion documentaire de la Direction, ou l’implémentation de nouveaux outils ou procédures, en lien avec les besoins du terrain et les orientations stratégiques de la Direction.
Vous trouverez ci-après davantage de détails sur les rôles et tâches de la fonction :
En tant que responsable fonctionnel, vous organisez les activités de l’équipe et veillez à la qualité des services fournis afin d’assurer la réalisation des objectifs déterminés sur les différents aspects.
Exemples de tâches :
Transmettre les instructions, les informations et les documents utiles à l’équipe
Répartir les tâches, déterminer les priorités et définir la planification des activités
Superviser le travail de l’équipe et en évaluer le fonctionnement opérationnel ainsi qu’évaluer la qualité et la cohérence des productions administratives (courriers, PV, tableaux de suivi, etc.)
Assurer la continuité de service au niveau opérationnel : compenser les absences, veiller au respect du règlement de travail, …
Veiller au respect des normes et procédures qui régissent le travail de l’équipe
En tant que coach, vous motivez et accompagnez les membres de l’équipe et leur confiez des tâches afin d’utiliser de manière optimale leurs compétences et de les soutenir dans leur développement professionnel.
Exemples de tâches :
Assurer le suivi des cycles de réalisation de l’équipe et donner du feedback à chacun⸱e
Garantir un cadre de fonctionnement et de communication professionnel et inclusif
Définir les besoins de formation/mentorat/… pour chacun⸱e et assurer le suivi des acquis
Proposer des actions en vue d’améliorer le fonctionnement de l’équipe et de chacun⸱e
Participer à la résolution de conflits (intra-équipe et inter-équipes)
En tant que collaborateur⸱trice, vous participez aux activités quotidiennes de l’équipe afin d’assurer le bon déroulement des activités et d’aider l’équipe dans la réalisation de ses objectifs.
Exemples de tâches :
Effectuer des actes techniques propres à sa matière : mettre en place et faire évoluer des procédures internes (ex. indicatage, gestion documentaire, secrétariat du conseil consultatif), coordonner des projets ponctuels de modernisation ou d’amélioration des pratiques du secrétariat.
Élaborer ou adapter des outils de travail (tableaux de bord, rétroplannings, procédures types, modèles de documents).
Venir en soutien aux collaborateur⸱rice⸱s (renforcement, remplacement, support organisationnel, …)
Gérer les commandes de matériel et assurer le réapprovisionnement
Participer à la rédaction de cahiers des charges
En tant que personne de référence, vous assurez la circulation de l’information auprès des parties prenantes afin d’assurer un niveau d’information optimal.
Exemples de tâches :
Assurer un rôle de relais entre les services internes, la hiérarchie et les partenaires extérieurs pour garantir une information fluide.
Participer aux réflexions de fond sur les évolutions de fonctionnement du service et formuler des propositions concrètes
Fournir un soutien aux bénéficiaires internes/externes concernant la matière
Représenter sa matière lors de réunions transversales et groupes de travail, auprès des différentes instances, …
Effectuer des propositions et des recommandations sur base des réalités de terrain
En tant que gestionnaire de données et/ou de documentation, vous assurez le suivi administratif de l’équipe, des matières et/ou des projets afin de mettre à la disposition de l’organisation des informations structurées.
Exemples de tâches :
Tenir à jour et vérifier les bases de données
Établir et vérifier des tableaux de bord de suivi
Participer à la rédaction de rapports d’activités
Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience
Votre profil :
Vous possédez un bachelier ou graduat, idéalement dans une orientation administrative ;
Vous disposez d’une expérience en gestion d’équipe ;
Vous maitrisez les outils informatiques collaboratifs tels que TEAMS, OUTLOOK et la suite Office 365 ;
Vous êtes capable :
D’accompagner des clients internes et externes de manière transparente, intègre et objective, leur fournir un service personnalisé et entretenir des contacts constructifs ;
D’accompagner les autres et les soutenir dans leur fonctionnement quotidien ;
De réagir aux stress en se focalisant sur le résultat, en contrôlant ses émotions et en adoptant une attitude constructive face à la critique ;
D’agir de manière intègre, conformément aux attentes de l’organisation, de respecter la confidentialité et les engagements et d’éviter toute forme de partialité ;
De créer et améliorer l’esprit d’équipe en partageant ses avis et ses idées et en contribuant à la résolution de conflits entre collègues ;
Comment postuler
Précisions quant aux critères de recevabilité :
Pour être prise en considération, votre candidature à cette fonction devra comporter :
Un curriculum vitae rédigé en français et actualisé ;
Une lettre de motivation faisant mention de la fonction ;
Une copie du diplôme requis.
La date limite de dépôt des candidatures est fixée au 8 aout 2025 en mentionnant l’objet « Coordinateur pôle secrétariat ». Si vous profil correspond aux attentes de la fonction, vous serez recontacté.e pour un entretien planifié le 8 septembre 2025.
Les dossiers de candidature seront adressés par mail à l’adresse recrutement@spfb.brussels
Sur la base des lettres de motivation, des « curriculum vitae » et du nombre de candidatures recevables, le jury de sélection pourra limiter le nombre de candidatures.
Pour les diplômes obtenus hors Belgique, une attestation d’équivalence du diplôme de la Communauté française est requise.
Pour les diplômes obtenus dans une autre langue que le français, une attestation de votre connaissance de la langue française délivrée par le Selor suite à un test linguistique (article 7) est requise (pour l’obtenir : inscription en ligne sur le site du Selor (www.selor.be).
Vous présentez un handicap, un trouble ou une maladie et souhaitez bénéficier d’aménagements raisonnables dans le cadre de la procédure de sélection ?
Pour en faire la demande, nous vous invitons à le mentionner dans votre acte de candidature en mettant en avant les informations qui nous permettront d’adapter les conditions de l’entretien.
Vous serez alors contacté(e) par un collaborateur du service de l’Administration du personnel et des carrières.
Date de clôture des candidatures :
Plus d'infos : https://ccf.brussels/coordinateur-trice-du-pole-secretariat-f-h-x-service-dappui-et-des-politique...
N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.
(publié le )
rue des Palais, 42
1030 Schaerbeek
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