Aide administratif.ve en unités de soins (H/F/X) - CDR - 19H - 2026-086 Bruxelles
Description de l’ASBL, institution
Le CHU Saint-Pierre est un hôpital public et universitaire de référence, offrant des soins de grande qualité accessibles à tous. Dans ce cadre, il relève quotidiennement les défis de la santé publique tout en déclinant son caractère universitaire via une implication active dans l’enseignement et la recherche. Les chiffres clés qui caractérisent l’hôpital sont les suivants : 450.000 consultations/an 45.000 admissions/an 23.000 opérations chirurgicales/an 85.000 passages aux urgences/an 2900 accouchements/an 3200 collaborateurs dont 400 médecins Le respect, l’innovation, l’engagement, la qualité et la solidarité sont les valeurs clés de l’hôpital. Toutes et tous s’attèlent à placer le patient au centre de leur action. Les réponses aux réalités sociales, la tolérance, le libre-examen et la capacité à se mobiliser au quotidien pour les patients, bruxellois et non-bruxellois, sont les moteurs de ses actions. La quête de l’excellence en médecine de pointe et l’approche multidisciplinaire, font de l’hôpital une référence sur le plan national. Le CHU St Pierre travaille également en étroite collaboration avec de nombreux partenaires comme les médecins généralistes, médecins spécialistes référents, les CPAS et les autres institutions d’aides et de soins en Région bruxelloise. Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est à la fois faire partie d’un hôpital ancré dans la Ville depuis plusieurs siècles et d’un réseau hospitalier moderne en développement rapide, CHORUS, plus grand réseau hospitalier en Belgique. Travailler au CHU Saint-Pierre, c’est faire partie d’un groupe soudé, soutenant, au sein duquel chaque personne a sa place, afin d’offrir un service optimal. La satisfaction de nos patients et notre bien-être au travail sont nos priorités. Les Hôpitaux Iris Sud et le CHU Saint-Pierre entreprennent un projet de groupement stratégique visant à consolider leur stabilité et à dynamiser leurs partenariats médicaux. Ce projet a pour ambition de préserver et renforcer la qualité des soins en offrant un environnement encore plus stimulant pour les professionnels de santé. Cette collaboration représente une belle opportunité de renforcer l’excellence de deux hôpitaux publics engagés, soutenus par des valeurs éthiques fortes et un attachement constant envers la santé publique.
Poste à pourvoir
Le service d'aide administrative est un service de soutien intégré à l'organisation de l'hôpital. Il travaille en étroite collaboration avec les unités de soins et les autres services administratifs de l'établissement. Son organisation est adaptée aux besoins des patients et des équipes soignantes. Il constitue un maillon essentiel du fonctionnement hospitalier en assurant la coordination administrative nécessaire à la continuité des activités de l'hôpital.
En tant qu'aide administratif, votre mission est d'apporter un soutien au personnel soignant pour réaliser les tâches administratives et l’accueil contribuant au bon déroulement du trajet de soins du patient. Il soutient également le travail administratif indispensable au bon fonctionnement de l’unité de soins.
Vos responsabilités au quotidien seront :
Accueil :
• Accueillir et orienter les patients, leurs proches et toute personne extérieure à l’unité de soins (fournisseurs internes et externes au CHU)
• Assurer la permanence téléphonique de l’unité ; transférer les informations reçues et, au besoin, référer les appels.
Gestion administrative des patients :
• Créer et vérifier le volet administratif du patient (adresse, mutuelle, personne de contact, …) ; préparer les documents nécessaires (étiquettes, demandes d’examens à soumettre à la signature du médecin, feuille de tarification, …)
• Planifier les rendez-vous pré et post-hospitalisation sur la base des demandes médicales et en assurer le suivi (prévenir l’infirmier/le patient, appeler le brancardage, préparer le dossier et/ou des documents, …)
• Vérifier le bon remplissage des documents médicaux (demandes d’examens, de traitements) et des documents à des fins de facturation
• Commander les ambulances (si non gérées par le service social) en cas de sortie/transfert
• Commander les repas selon les instructions médicales et les commandes usuelles
• Clôturer le séjour administratif et logistique du patient (ex. vérification du dossier, facturations diverses, sortie administrative et demande de nettoyage de la chambre).
Soutien au fonctionnement de l’unité :
• Initier et suivre les demandes d’intervention des services de support (travaux, informatique, achats, …)
• Gérer les commandes et la réception du matériel (papeterie, stocks de lingerie, denrées alimentaires, cartouches d’imprimantes, brochures et documents, …)
• Gérer le courrier (distribution, rédaction, expédition) et/ou le mailing
• Participer à la gestion des lits (ex. tableau des lits de l'unité, date prévisionnelle de sortie, confirmation de la date de sortie, …)
• À la demande de l’infirmière en chef, participer à la gestion des ressources humaines en assurant le suivi et la mise à jour des bases de données et logiciels (Pep, demandes d’intérims, …).
Support administratif à l'activité :
• Préparer et rédiger divers documents (ex. tableaux, rapports, PPT, PV de réunions, …)
• Effectuer des recherches relatives à l’activité (ex. statistiques, documentation, …)
• Assurer la gestion documentaire (ex. scannage, photocopies, classement, archivage, partage, diffusion, …).
• Participer aux réunions et aux projets d’équipe
• Réaliser les activités spécifiques et/ou ponctuelles déléguées par le responsable hiérarchique.
Interactions verbales et écrites :
• Veille au respect du secret professionnel et au niveau de confidentialité souhaité par le patient.
• Veille au respect des règles de protection de la vie privée de ses collègues
• Respecte les règles de contrôle inhérentes à l’identité-vigilance.
• Respecte les timings :
• Veille à limiter les temps d’attentes tant pour le patient que le prestataire de soins.
• Veille au respect des échéances pour les aspects logistiques (commandes, achats, réparations.) ou administratifs
• Relaye toute demande du patient ou de son proche accompagnant vers le professionnel responsable.
Profil recherché :
• Une formation en administration ou secrétariat est un plus (Bachelor ou secondaire)
• Disposer d'une expérience similaire de préférence dans le secteur médical est un réel atout
• Satisfaire aux conditions légales de bilinguisme : vous avez de bonnes connaissances de la seconde langue nationale ou vous êtes disposé à les acquérir (cours de langues organisés en interne sur le temps de travail, possibilité d’obtenir une prime de bilinguisme SELOR de 150€ bruts sous réserve de la remise du Selor Art. 10)
• Satisfaire à l’examen de promotion ou à l’examen de sélection.
Qualités requises :
Savoir (Connaissances théoriques et techniques) :
• Connaissances en gestion administrative : Maîtrise des procédures administratives hospitalières (dossier patient, gestion des rendez-vous, gestion des courriers, etc.)
• Connaissance des outils bureautiques : Maîtrise des logiciels de traitement de texte, tableurs, outils de gestion de base de données (par exemple, Excel, Word, logiciels de gestion hospitalière)
• Connaissances en matière de confidentialité et de déontologie : Connaissance des règles de confidentialité des informations médicales et administratives (loi sur la protection des données personnelles, secret médical)
• Connaissance des termes médicaux et des processus de soins : Notions de base des procédures médicales et des termes utilisés dans le domaine de la santé.
• Connaissance de l’organisation des soins : Compréhension des processus hospitaliers et des rôles des différents professionnels de santé
• Bases en comptabilité et facturation : Notions élémentaires de facturation des actes médicaux et des services hospitaliers.
Savoir-être (Qualités personnelles et relationnelles)
• Sens de l'organisation : Capacité à prioriser les tâches et à gérer plusieurs demandes en même temps, avec rigueur et efficacité.
• Discrétion et respect de la confidentialité : Être capable de gérer des informations sensibles avec sérieux, confidentialité et intégrité.
• Capacité d’écoute et relationnel : Être à l’écoute des patients, de leurs familles et de l’équipe soignante, avec une communication claire et respectueuse
• Empathie et sens du service : Être capable de comprendre les besoins des patients et de leurs proches, et de les orienter ou les aider de manière professionnelle et bienveillante
• Proactivité et réactivité : Être capable de prendre des initiatives tout en restant réactif face à des situations imprévues ou urgentes
• Travail en équipe : Savoir collaborer avec les autres membres de l’équipe soignante et administrative, et contribuer à une bonne dynamique de groupe
• Patience et tolérance : Gérer des situations stressantes ou conflictuelles avec calme et professionnalisme.
Savoir-faire (Compétences techniques et opérationnelles)
• Gestion des appels et de l'accueil physique : Accueillir, orienter les patients et leurs proches, gérer la permanence téléphonique, prendre et transmettre des messages de manière claire et précise
• Gestion des plannings et des rendez-vous : Planifier les rendez-vous médicaux et paramédicaux, organiser les agendas des professionnels de santé, anticiper les besoins en fonction des priorités
• Rédaction de documents administratifs : Rédiger des comptes rendus, des rapports, des lettres et autres documents administratifs, en veillant à la clarté et à la précision de l'information
• Traitement du courrier et des dossiers administratifs : Trier, distribuer et gérer le courrier, gérer l’archivage des documents papier et électroniques, et maintenir les dossiers à jour
• Gestion de la facturation : Assurer la gestion des actes médicaux et des services facturables, préparer les éléments nécessaires à la facturation administrative.
• Maîtrise des outils informatiques spécifiques : Utiliser des logiciels de gestion hospitalière pour saisir des informations relatives aux patients, aux rendez-vous, à la gestion des ressources, etc
• Gestion des stocks et commandes : Assurer la gestion des commandes de matériel et de fournitures pour l’unité de soins (matériel bureautique, denrées alimentaires, etc.)
• Préparation des documents médicaux : Vérifier la complétude et la validité des documents médicaux administratifs (demandes d’examens, prescriptions, etc.)
• Gestion des urgences administratives : Être capable de répondre rapidement à des situations administratives urgentes, notamment en matière de transfert de patients ou de gestion de la sortie.
Nous vous offrons un salaire en rapport avec votre niveau de formation et d’expérience.
Barème de rémunération
• Fonction IFIC : Aide administratif en unités de soins (1079)
• Fonction interne : Aide administratif en unités de soins
• Catégorie IFIC : 10 activé
Des avantages extra-légaux
• Des chèques repas d’une valeur de 7,30€
• Des tarifs préférentiels en matière de soins médicaux dans tous les hôpitaux du réseau IRIS (pour vous, votre conjoint, vos ascendants ou descendants à charge)
• La gratuité des transports via la STIB et un remboursement de 80% dans les frais de transport en commun et/ou des indemnités vélo
• Une prime annuelle d’attractivité
• Une assurance Plan Pension (de 1 à 3% à charge de l’employeur)
• Une allocation mensuelle de bilinguisme de 150€ bruts (sous réserve de la remise du brevet Selor Art. 10)
• 24 jours de congés légaux et 5 jours de congés extra-légaux (+ les différents congés de circonstance)
• Des réductions chez de nombreux fournisseurs via le système Benefits@work
• De multiples opportunités de carrières au sein d’un grand réseau (IRIS)
• Un parcours d’intégration personnalisé pour vous accompagner dans votre prise de poste
• Un programme de formations qui vous permettra d’évoluer tout au long de votre carrière.
Comment postuler
Suivez le lien ci-dessous (voir section 'Plus d'infos').
Date de clôture des candidatures :
Plus d'infos : https://app.beehire.com/invite/_XTU4gv80
N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.
(publié le )