Quand une équipe psychosociale se lance dans l'organisation d'un colloque… Défi ou folie !

A l’occasion des 30 ans de mon équipe, une idée germe dans l’esprit de la direction et de ses employés : organiser un colloque pour célébrer cet anniversaire. Le projet me plaît, je serai de la partie. Mais cette partition ne se joue pas seule, c’est toute une équipe qui s’engage. Et d’ailleurs pour que la musique soit harmonieuse, il nous faudra trouver un chef d’orchestre. C’est cette belle envolée que je me propose de partager avec vous.

Le jour où l’idée prend corps

Au jour 1, il y a juste l’idée d’organiser un colloque pour célébrer les 30 ans d’existence de l’asbl pour laquelle je travaille. Ce jour 1, c’est le début de l’aventure. On cogite, on réfléchit, on rêve. Quels sujets souhaite-t-on aborder ? Quels orateurs a-t-on envie d’inviter ? Organise-t-on une ou deux journées de colloque ? Sous quel format (des plénières, des ateliers…) ? Après ces premières rêveries, ce premier brainstorming, il faut passer à l’action.

Faire appel ou non à une société évènementielle ?

Cette question se règle bien souvent d’elle-même. Les prix pratiqués par ces sociétés sont tels, qu’en tant qu’asbl, nous ne pouvons nous le permettre. A partir du moment où la décision est prise de tout gérer en interne, il faut absolument trouver un chef d’orchestre. Le coordinateur de l’équipe endosse très souvent ce rôle mais le laisser porter seul cette fonction est une bien lourde tâche. La clé réside dans la délégation.

Déléguer, se faire seconder

Il va falloir déléguer et surtout créer des sous-groupes de travail. Le comité scientifique s’occupe de déterminer le fil rouge et le titre du colloque, de contacter les orateurs, d’organiser les ateliers et de rédiger les actes du colloque. Le comité sponsor part à la recherche de mécènes prêts à investir leurs deniers dans cette journée de formation scientifique. Le comité communication crée le dépliant, informe les partenaires, envoie le « save the date » et divulge l’information relative au colloque. Quant au comité organisation, il cherche la salle, contacte des libraires pour accompagner le colloque d’un stand de livres, il entre en relation avec des traiteurs, des fleuristes. Il assure le transport et le logement des orateurs.

La clé du succès, s’y prendre à temps et respecter l’échéancier

Au vu de toutes les tâches à accomplir, il est nécessaire de s’y prendre au minimum une année à l’avance, parfois deux ans ne sont pas de trop. Les personnes impliquées dans ce projet sont de simples employés, avec un agenda professionnel déjà souvent bien rempli. L’organisation du colloque constitue une tâche supplémentaire mais en aucun cas leur activité principale. S’y prendre bien à l’avance permet à chacun de s’investir dans cette co-création d’une journée hors du commun. En outre, disposer de suffisament de temps permet de parer à l’inattendu. La salle tant convoitée ne sera finalement pas disponible. Bien que déçu, le comité organisation a le temps de changer son fusil d’épaule et de trouver une autre salle qui peut répondre aux exigences du colloque (nombre de places, grande salle pour les séances plénières et des petites salles pour les ateliers).

Les petites mains de l’ombre

Les petites mains sont très précieuses et utiles. Elles envoient les invitations, plient les fardes du colloque, accueillent et orientent les participants, distribuent les badges, tiennent les vestiaires… Le jour J, leur aide est essentielle et permet à tout le monde de passer un agréable moment. Il est essentiel de penser à tous ces postes à pourvoir afin d’éviter d’être envahi par ces tâches en dernière minute.

Agrémenter le colloque d’une petite surprise

Apporter un peu de légèreté dans un colloque semble une idée intéressante. De plus en plus souvent, le mot de la fin est laissé à un chroniqueur qui relate, à sa sauce, ce moment passé ensemble. Agrémenter cette journée scientifique d’interludes musicaux, de sketchs ou d’intermèdes théatraux permet de se détendre, de remobiliser le cerveau autrement.

Des liens plus solides

La co-création d’une telle journée crée du lien. C’est ensemble que nous donnons corps à ce colloque, que nous traversons les difficultés et y apportons des solutions. Cette expérience, lorsqu’elle se déroule bien, remplace, à elle seule, toutes les journées de team-building.

V.B., psychologue clinicienne