Description de l’ASBL, institution

Le Centre de Jour pour Enfants Scolarisés (CJES) La Clairière accueille 260 jeunes (3-21 ans) en situation de déficience intellectuelle modérée à sévère. Nous travaillons avec une équipe pluridisciplinaire (éducateurs, paramédicaux, psychologues, etc.) et les 2 écoles d’enseignement de type 2, pour favoriser leur bien-être et leur inclusion.

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Poste à pourvoir

Contrat : Temps partiel - CDD

Assistant(e) administratif(ve) – Accueil
• Type de contrat : CDD renouvelable
• Régime : Mi-temps (mercredi, jeudi, vendredi)
• Horaires : 11h30 – 16h00 (mercredi) et 8h30 – 16h00 (jeudi et vendredi)
• Entrée en fonction : avril 2026
• Lieu : Watermael-Boitsfort

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Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Missions inhérentes à la fonction
• Assurer l’accueil de l’institution et la permanence téléphonique
• Effectuer des travaux administratifs et des tâches liées à la logistique
• Assurer un rôle de relais afin d’apporter un soutien maximal aux membres de la direction et aux collègues


Tâches principales (relevé non exhaustif)
1. Gestion administrative générale
• Rédiger et préparer des documents administratifs.
• Mettre à jour les bases de données et les documents partagés.
• Assurer le suivi des mails et gérer la boîte mail générale.
• Réceptionner et distribuer le courrier aux différents départements.
• Gérer les procédures internes (révision, rédaction, diffusion).
2. Communication interne
• Préparer et envoyer des communications à l’ensemble du personnel du CJES.
3. Gestion des ressources humaines et obligations légales
• Gérer les assurances liées aux accidents de travail du personnel et aux accidents des enfants.
• Rappeler les rendez-vous médicaux auprès de la médecine du travail.
• Suivre rigoureusement les arrivées et départs des enfants.
4. Soutien administratif spécifique
• Soutenir l’équipe administrative dans la gestion des subsides (dossiers, justificatifs d’absences et financiers).
• Réaliser les demandes administratives pour les collègues des autres services.
5. Logistique et organisation
• Gérer la réservation des locaux pour les réunions.
• Gérer la réservation des voitures et camionnettes pour les sorties.
• Organiser la logistique des formations collectives (recherche et réservation de salles, gestion du matériel pédagogique, commandes si nécessaire).
• Gérer les stocks de fournitures (état des lieux et commandes).
• Gérer les contacts avec les fournisseurs.
6. Gestion de la caisse et des ventes
• Vendre les tickets repas et boissons et gérer la caisse.
• Faire le suivi des ventes mensuellement.


Compétences
• Maîtrise des logiciels courants : Suite Office (Word, Excel) et Outlook
• Très bonne maîtrise du français (oral et écrit)
• Capacité de synthèse et esprit analytique
• Coordonner et synthétiser des informations provenant de sources variées
• Déceler les urgences et priorités et prendre les décisions adaptées
• Très bonne gestion du stress


Profil recherché
• Niveau d’études : Bachelier à orientation administrative, éducative, paramédicale ou sociale ou CESS avec expérience probante
• Bon sens de l’accueil et de la communication
• Capacité d’adaptation et d’intégration dans une équipe
• Sens des responsabilités et autonomie
• Capacité à accepter les imprévus et à rechercher des solutions
• Qualités d’ordre, rigueur et méthode
• Adhésion aux valeurs de l’ASBL
• Sensibilité au secteur du handicap est un atout
• La connaissance d’une autre langue que le français est un atout

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Comment postuler

Envoyer votre CV et lettre de motivation à l’attention de Sophie Kinet, Responsable administrative et financière du CJES de la Clairière, par mail à s.kinet@laclairiere.be.

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le 27/03/26)

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