Gestionnaire administratif(ve) Saint-Gilles
Description de l’ASBL, institution
La Direction Santé à l’ONE, c’est une référence en médecine préventive et en promotion de la santé, autour de la naissance et de l’enfance, pour les professionnels de l’ONE et l’ensemble de la population.
En collaboration avec les Collèges médicaux (pédiatres, gynécologues et médecins PSE), elle élabore, met en œuvre et évalue des programmes de santé relatifs à la protection de la santé pré-péri et post natale développés dans ses consultations préventives.
Elle est également la référence scientifique en matière de médecine préventive auprès des milieux d'accueil et des services de promotion de la santé à l'école.
En tant que gestionnaire de commandes de vaccins, vous intégrez le service Vaccination volet logistique composé de 4 personnes.
Poste à pourvoir
Contrat : Temps plein - Contrat de remplacement
En tant que gestionnaire administratif·ve au sein du pôle vaccination, vous contribuez au bon fonctionnement du programme de vaccination. Vous participez à la gestion administrative et logistique, vous soutenez vos collègues et vous aidez à assurer la continuité des activités.
1. Gestion administrative du pôle vaccination
Suivre les questions liées aux commandes de vaccins.
Partager les informations utiles avec la Cellule Vaccination.
Rédiger et mettre en forme des documents (rapports, courriers, tableaux de suivi).
Tenir à jour les bases de données et fichiers de suivi.
Préparer les réunions (ordre du jour, comptes rendus, présentations).
Veiller au respect des règles internes et des consignes liées à la vaccination.
2. Gestion logistique des activités
Appliquer la procédure en cas d’incident de la chaîne du froid.
Organiser les approvisionnements en vaccins, consommables et matériel.
Planifier et suivre les livraisons, transports et stocks.
Contribuer au suivi et à la mise à jour des stocks.
Suivre les commandes, devis et factures avec les fournisseurs et services internes.
Signaler les besoins ou problèmes logistiques (ruptures, retards, anomalies).
3. Support aux équipes
Favoriser la bonne circulation de l’information entre les acteurs du programme.
Participer à la préparation et au suivi des campagnes de vaccination.
Apporter un soutien lors de projets spécifiques (nouvelles procédures, innovations logistiques).
4. Soutien transversal
Remplacer un collègue en cas d’absence.
Aider les responsables dans leurs tâches administratives et logistiques.
Assurer la continuité des activités en prenant en charge différents dossiers.
Donner un coup de main en cas d’urgence ou de surcharge.
Aider les utilisateurs de la plateforme de commandes et d’enregistrement des vaccins.
Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience
Vous êtes titulaire d’un Certificat d’Enseignement Secondaire Supérieur (CESS)
Vous disposez d’une première expérience professionnelle d’au moins 1 an en gestion administrative et logistique
Vous connaissez les principes et règles liés à la chaîne du froid, idéalement dans le cadre de la gestion de vaccins ou de produits sensibles
Vous manifestez un intérêt marqué pour les missions de santé publique et de vaccination portées par l’ONE
Vous connaissez, ou êtes à même d’apprendre, la matière en lien avec les marchés publics
Vous maîtrisez les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook) et êtes capable d’assurer le suivi de données logistiques
Vous êtes à même d’apprendre rapidement l’utilisation de nouveaux outils informatiques et plateformes de gestion
Vous faites preuve de débrouillardise, autonomie et sens de l’initiative dans votre travail
Vous êtes orienté.e service et apportez une attention particulière au soutien et à l’accompagnement des utilisateurs
Vous êtes orienté.e solution et cherchez activement des alternatives ou améliorations en cas de problème ou d’imprévu
Vous êtes rigoureux.se, organisé.e et capable de gérer efficacement vos priorités et vos délais, même dans un environnement avec des urgences
Vous collaborez aisément avec différents interlocuteurs internes et externes, et appréciez le travail en équipe
Vous êtes flexible et faites preuve d’adaptabilité face aux situations variées ou évolutives
Vous êtes disposé·e à suivre les formations nécessaires pour maintenir et développer vos connaissances
Comment postuler
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Date de clôture des candidatures :
Plus d'infos : www.one.be/public/emploi/2025-126/
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(publié le )
Chée de Charleroi, 95
1060 Saint-Gilles
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