Description de l’ASBL, institution

L’ONE est décentralisé en six Administrations subrégionales (ASR) dont la compétence s'étend à l’ensemble du territoire de la Fédération Wallonie-Bruxelles. Chacune de ces Administrations subrégionales est accessible au public pour toutes questions ou demandes relatives aux missions de l’ONE. La fonction s’exerce au sein de l’ASR du Hainaut (Ghlin)

---

Poste à pourvoir

Contrat : Temps partiel - Contrat de remplacement

Vous serez responsable de :

1. Assurer la gestion administrative du personnel liée au secteur Accompagnement :

• Assurer la gestion administrative des demandes de recrutement et de remplacement (échéancier absences longues durée, contrats en cours, …)

• Constituer le dossier administratif des nouveaux Partenaires enfant-parents (NPEPS) (documents administratifs, profil informatique, pc, téléphonie, …) en collaboration avec la DDRH et veiller à l’actualisation des pièces du dossier le cas échéant

• Organiser les rdvs des PEPS à la médecine du travail

• Transmettre les documents utiles aux PEPS (journal-agenda, demandes de congés, relevés de congés, « welcome pack », …)

• Informer la hiérarchie et le service Carrière-Paie de la DDRH des absences des PEPS et soutenir l’organisation de ces absences

• Renseigner les PEPS et coordinateurs accompagnement à propos des règles administratives de base (contrats, congés, maladie, dispenses, réduction de temps de travail, …)

• Etablir le capital annuel des congés annuels de chaque PEPS en fonction de sa situation contractuelle

• Gérer les données relatives aux RMA (vérifier et encoder) et aux états de frais (encoder les mouvements – entrées et sorties de l’ASR, transmettre, …)

• Etablir des statistiques sur base des RMA (=relevés mensuels d’activités) et du signalétique PEPS

• Traiter les demandes de stages pour le métier de PEP’s

2. Prendre en charge la gestion globale des données relatives au secteur Accompagnement :

• Encoder certains relevés statistiques dans AIDA

• Actualiser de la signalétique des consultations et PEP’s (affectation) dans les différentes bases de données dont AIDA

• Répondre aux candidats bénévoles et tenir à jour à la liste des candidatures et des besoins en volontariat

3. Offrir un soutien administratif au personnel interne du secteur Accompagnement :

• Gérer l’envoi d’invitations, la prise d’inscriptions et préparer la documentation dans le cadre d’évènements lié au secteur accompagnement

• Tenir à jour les plannings des tournées de car et des chauffeurs, en assurer la communication et soutenir administrativement l’organisation relative aux remplacements et autres impondérables

• Assister à des réunions du secteur accompagnement, prendre note et/ou effectuer le suivi de décisions le cas échéant

• Assurer le suivi des demandes de transfert de dossiers médicaux

• Fixer les dates de rendez-vous des dépistages visuels et assurer le suivi de l’organisation des séances de dépistage (transmission des plannings et des documents)

4. Assurer la gestion administrative et logistique liées à l’activité du secteur Accompagnement de la province :

• Assurer la procédure relative aux dossiers Agrément/PSP/demandes de dérogation des bénévoles

• Participer aux réunions concernant l’Accompagnement et en assurer les suivis qui le concernent

• Tenir à jour la liste des demandes en volontariat des consultations et répondre aux offres de volontariat

• Dactylographier et/ou mettre en page des documents et créer des documents de travail

• Prendre en charge les communications téléphoniques et en assurer le suivi

• Assurer le classement et l’archivage des dossiers des peps et des consultations

---

Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Vous disposez du Certificat d'Enseignement Secondaire Supérieur (CESS)
Vous justifiez d’une expérience dans une fonction administrative
Vous connaissez ou êtes à même d’assimiler les différentes réglementations - et procédures - relatives au secteur de l’accompagnement
Vous utilisez aisément la suite Office (Word, Excel, Outlook, …)
Vous bénéficiez de bonnes compétences rédactionnelles
Vous communiquez aisément, tant à l’oral qu’à l’écrit, et avec assertivité
Vous appréciez le travail en équipe et n’hésitez pas à soutenir vos collègues
Vous êtes une personne orientée service et mettez tout en œuvre pour répondre aux besoins de vos interlocuteurs
Vous faites preuve de proactivité et d’autonomie dans vos tâches
Vous vous adaptez facilement

---

Comment postuler

Envie de nous rejoindre? Postulez en ligne via notre site internet (page emploi) en mentionnant la référence de l’annonce : 2025-166

Date de clôture des candidatures : 19/10/25

Plus d'infos : www.one.be/public/emploi/2025-166/

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le 13/10/25)

• Imprimer cette annonce