Nos astuces pour éviter la réunionite
Plus votre ASBL est grande, plus les réunions sont nombreuses. La réunionite aiguë est devenue un véritable phénomène dans les structures. Nous vous livrons quelques conseils pour rendre vos réunions productives. [Un article de monasbl.be]
La première question que vous devez vous poser est la suivante : « La réunion est vraiment nécessaire ? » Voyez si des alternatives existent pour atteindre votre objectif comme un mail ou un entretien face-à-face. Si la réunion s’impose, voici quelques recommandations.
Fixer un horaire et des objectifs précis
L’idée est d’aller droit au but dans une tranche horaire bien définie. Restez fidèle ce que vous avez fixé dans votre ordre du jour, et n’attendez pas les retardataires. Tâchez forcément de votre côté d’être exemplaire !
Évitez également de programmer votre réunion juste avant le weekend, ou sur le temps de midi. Cela permettra d’éviter que vos collègues soient inattentifs. Privilégiez les matinées.
Rappelez à vos collègues l’objectif à atteindre poursuivi juste avant votre réunion. Envoyez l’ordre du jour aux participants plusieurs jours en avance pour que les participants puissent s’organiser.
Sélectionner vos collègues et le lieu
Une pièce trop petite, qui n’est pas chauffée l’hiver ou sans ventilateur l’été, peut amoindrir l’attention de votre personnel. Faites attention également à la forme des tables : une forme ronde ne met personne en valeur, un U permet d’accentuer la place de l’administrateur alors qu’un V permet à l’administrateur de se placer en face de chaque participant.
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