La fonction de secrétaire dans le Non-Marchand : voilà tout ce que vous devez savoir

Le ou la secrétaire dans le Non-Marchand est généralement responsable des tâches administratives de base telles que la gestion des appels téléphoniques, la réception des visiteurs, la gestion du courrier et des e-mails, la saisie de données, etc.

Il fournit un soutien administratif général à l’ensemble de l’organisation. Il travaille avec différents départements ou services de l’organisation (ASBL, AISBL, institution privée ou publique, fondation philanthropique, ONG, etc.) pour s’assurer que les opérations quotidiennes se déroulent au mieux.

En comparaison avec le secrétaire de direction, le secrétaire a tendance à être plus impliqué dans les tâches opérationnelles et administratives de base. Son rôle peut être plus orienté vers la gestion quotidienne et la coordination des activités.

Il n’en est pas moins important ! On sait combien le secrétariat est important au sein des organisations, quelles qu’elles soient (maisons de jeunes, crèches, maisons de repos, services résidentiels pour adultes en situation de handicap, maison de justice, centre d’accueil pour personnes sans-abri, etc.).

Le secrétariat et le secrétaire de direction constituent en effet la vitrine de l’association ou de l’institution : c’est le premier lieu et la première personne que tout visiteur extérieur voit de l’organisation. C’est dire si ce poste est important : ne dit-on pas que la première impression est toujours la bonne ?

Voyons, en détail, les missions qui sont confiées à ce professionnel polyvalent sollicité généralement par l’ensemble des travailleurs, bénévoles et membres de l’organisation et de son Organe d’administration (administrateurs).

Lire aussi : Travailler dans le non-marchand : zoom sur 12 fonctions de support

Zoom sur les missions d’un.e secrétaire dans le secteur non-marchand

Réception et accueil

Le secrétaire est responsable de la réception des visiteurs, des appels téléphoniques et de l’accueil général.

Communication

Il gère la communication interne et externe de l’organisation : rédaction et gestion des courriers, des e-mails, des documents officiels, des convocations pour les réunions de l’Organe d’administration ou de l’Assemblée générale, etc.

Planification et organisation

Sous la houlette du secrétaire de direction, le secrétaire aide à planifier les réunions, les événements et les rendez-vous pour la direction et les membres de l’équipe. Il s’occupe également de la réservation de salles, de la préparation des documents et de la coordination des détails logistiques (la salle dispose-t-elle d’un projecteur et d’un écran ? Est-elle suffisamment grande ? etc.).

Préparation de documents

En collaboration avec le secrétaire de direction, il est responsable de la préparation et de la mise en forme de divers documents tels que les rapports, les conventions, les affiliations, les présentations, les dossiers pour les réunions et les décisions de la direction.

Il peut par exemple être en charge de la préparation des documents relatifs aux réunions de l’Organe d’administration et de l’Assemblée générale de l’association.

Suivi des dossiers et tableaux de bord

Il assure le suivi des dossiers importants et s’assure que les actions convenues lors des réunions sont mises en œuvre en temps voulu. En accord avec le secrétaire de direction, il peut être en charge de la prise de notes lors de certaines réunions et de la rédaction des P.V. de réunions. Il peut apporter son appui dans le cadre des dossiers de recherche de fonds et de l’élaboration de rapports d’activité et financiers pour les pouvoirs subsidiants.

Support administratif et RH

En plus de soutenir la direction, le secrétaire peut également fournir un soutien administratif plus général à l’ensemble de l’organisation, en gérant les fournitures de bureau, en organisant les voyages d’études mais aussi en aidant le secrétaire de direction dans le traitement administratif de tous les éléments qui concernent les ressources humaines et le statut des travailleurs (rémunérations, congés, conventions, contrats, assurances, etc.).

Le secrétaire peut être en charge également de l’encodage des documents comptables sous la supervision du Responsable financier et de démarches spécifiques propres au secteur associatif comme la mise à jour et la gestion des statuts, les démarches de publicités (parution au moniteur, registre UBO, etc. ou encore la mise à jour des listes de membres.

Aide dans l’organisation d’événements ou d’activités

Si l’association organise un événement ou une activité, le secrétaire peut apporter une aide précieuse au responsable de projet et au responsable de la communication.

Certaines tâches peuvent lui être déléguées : réservation de salles, demande de devis pour le catering ou du matériel et comparaison des offres, commandes à l’imprimeur, contacts pour communiquer les informations pratiques aux intervenants, etc.

Quelles sont les compétences à développer ?

• Parfaite maitrise du français à l’écrit et à l’oral ;
• Maitrise de langues étrangères (dans certaines organisations) ;
• Connaissance approfondie des logiciels de bureautique (Ex. : MS Word, Outlook, PPT, etc.) ;
• Très bon contact relationnel notamment par téléphone ;
• Maîtrise de la planification d’événements et de réunions ;
• Affinité avec le domaine dans lequel il exerce (crèche, maison médicale, maison de repos, centre d’accueil pour personnes sans abri…) ;
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents départements ;
• Adaptabilité face aux changements et aux défis imprévus ;
• Une expérience significative dans une fonction similaire peut vous être demandée.

Quelles sont les qualités pour effectuer le métier de secrétaire ?

• Confidentialité et discrétion
• Autonomie
• Gestion du stress
• Sens de l’organisation
• Sens du contact et de communication
• Bonne présentation
• Minutie
• Ordre et soin
• Rigueur
• Polyvalence
• Sens des responsabilités
• Disponibilité
• Esprit d’analyse

Comment devient-on secrétaire ?

Dès les études secondaires, il est possible de choisir l’option Technicien de bureau (Technique de qualification). Il existe également un Bachelier professionnalisant d’Assistant de direction qui permet d’accéder au poste de secrétaire de direction ainsi qu’un Bachelier en promotion sociale en tant qu’Assistant de direction – options langues et gestion.

Lina Fiandaca