Administratif(ve) Ixelles
Description de l’ASBL, institution
L'ASBL Woman'Dō est un centre de planning familial bicommunautaire, agréé par la COCOM, localisé à Ixelles et spécialisé dans l'accompagnement post-traumatique de femmes exilées en séjour précaire ayant fui des violences.
Woman'Dō propose des consultations psychologiques, sociales, juridiques, psychiatriques et gynécologiques. Nous portons une attention particulière à la sensibilisation et à la prévention relatives à tout aspect de la vie affective et sexuelle, à travers l'organisation d'activités de groupe et l'inclusion des bénéficiaires dans les projets du centre.
Depuis sa création, Woman'Dō a développé une offre de service complémentaire, spécifique, spécialisée dans l'accompagnement post-traumatique, avec une approche intégrée à dimension notamment psychocorporelle, transculturelle et psychosociale, pour des femmes exilées, particulièrement fragilisées, en séjour précaire ayant fui des violences.
L'équipe est constituée de quatre psychologues, une juriste, une collaboratrice administrative et comptable, une coordinatrice, ainsi que d'un médecin-psychiatre indépendant et une gynécologue indépendante. Elle est également entourée de bénévoles.
Poste à pourvoir
« Le projet « Integra Jobs » est le fruit d'une collaboration avec l'asbl Fe.Bi, qui a pour objectif de faire le lien entre les besoins RH en forte croissance dans le secteur non marchand d'aide et de soin aux personnes (institutions et services de santé résiduaires et bicommunautaires - CP 330.02 et 330.04) et la hausse de candidats d'origine immigrée sur le marché du travail. »
Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience
« Pour pouvoir postuler aux fonctions émises dans la cadre du projet « Integra Jobs », les candidats doivent répondre aux conditions suivantes :
- Être âgé d'au moins 18 ans et ne pas avoir atteint l'âge de la pension (65 ans)
- Tous les étrangers en situation de séjour légal qui n'ont pas la nationalité EU14*
* EU14 = Allemagne, Autriche, Belgique, Danemark, Espagne, France, Finlande, Grèce, Italie, Irlande, Luxembourg, Pays-Bas, Portugal, Suède.
- Séjourner légalement en Belgique depuis - de 5 ans + être inscrit au registre national d'une commune de la Région de Bruxelles-Capitale.
- Être inscrit comme demandeur d'emploi. »
Description du poste
Nous recherchons un·e Collaborateur·rice Accueil & Soutien à la coordination du centre de planning familial Woman’Dō (H/F/X) pour effectuer les tâches suivantes :
- Accueil et travail administratif relatif aux consultations :
o Être présent·e à l’accueil du centre aux heures définies.
o Accueil téléphonique et sur place.
o Assurer la convivialité de l’espace (préparation thé & café, rangement, petit nettoyage et petite vaisselle).
o Gérer les appels entrants et sortants : filtrer, transmettre ou orienter les demandes (consultations, renseignements, urgences, etc.).
o Gérer la boite mail générale, courriers, documents entrants et sortants.
o Préparer l’envoi de courriers et documents divers.
o Effectuer le classement et l’archivage des documents papier et numériques.
o Gérer les agendas des intervenant·es (psychologues, juriste, médecins).
o Assurer les rappels de rendez-vous et gérer les urgences selon les procédures internes.
o Gérer les réservations d’interprètes.
o Prendre en charge ponctuellement les enfants présents lors de consultations.
o Compléter le tableau de facturation lié aux consultations.
o Gérer le paiement des consultations.
o Scanner, organiser et transmettre les réquisitoires, attestations de soins, vignettes mutuelles, et autres documents à la comptabilité.
o Gérer les demandes de réquisitoires auprès des différents centres.
o Encoder les données administratives dans notre logiciel de consultations (Jade) : création et mise à jour des fiches patient·es.
o Gérer les listes d’attente, accueil, etc.
- Soutien actif à la coordination :
o Logistique et gestion quotidienne :
Veiller à l’état général des locaux : propreté, rangement, bon fonctionnement du matériel.
Gérer les stocks (matériel médical, administratif, alimentaire, hygiène, contraceptifs...) et effectuer les commandes nécessaires.
Être en lien avec les prestataires techniques, informatiques et les intervenants externes liés à l’entretien des locaux.
Participer à l’organisation logistique des réunions internes, des groupes et événements du centre : préparer les dossiers, le matériel informatique, créer réunion virtuelle, réserver des salles de réunion, catering, aide à la mise en place, etc.
Contribuer à la préparation des réunions d’équipe : animation ponctuelle, prise de notes, rédaction de PV.
Assurer le suivi de l’occupation et de la disponibilité des bureaux.
o Facturation :
Suivre les paiements des bénéficiaires, vérifier les virements reçus, effectuer les relances si besoin.
Participer au contrôle de la caisse et au calcul des heures prestées par les indépendants chaque mois.
o Appels à projets et rapport d’activités :
Participer à la collecte de données et statistiques pour le rapport d’activités annuel.
o Obligations légales :
Soutenir le suivi administratif des assurances (déclarations, correspondances).
Participer au suivi RH : médecine du travail (Mensura), mise à jour du R.O.I., plans BET, etc.
o Animations et activités collectives :
Participer à la diffusion de contenus : projets, campagnes de dons, relais partenaires, actions EVRAS.
Participer à la préparation et à l’administratif liés aux activités de groupe et collectives (mises au vert).
Vous travaillerez dans une petite structure, en collaboration avec l’équipe, et serez parfois amené.e à aider des collègues et à effectuer des tâches qui ne sont pas référencé.e.s ci-dessus.
Profil
Le CPF Woman’Do souhaite que son personnel reflète la société bruxelloise dans toute sa diversité. Nous encourageons donc toutes les personnes à postuler quel que soit leur couleur de peau, sexe, âge, orientation sexuelle, conviction philosophique, handicap…
Compétences :
- Maîtrise du français à l’oral et à l’écrit.
- Volonté de perfectionner votre niveau de néerlandais à moyen ou long terme.
- La connaissance d’autres langues est un atout.
- Aisance avec les outils bureautiques courants (Word, Excel, Outlook).
- Sens de l’organisation, rigueur et efficacité.
- Capacité à travailler de manière autonome, avec proactivité et esprit d’initiative.
- Polyvalence, flexibilité et créativité.
- Bon relationnel, écoute active et ouverture au dialogue.
- Capacité d’adaptation à des interlocuteur·trices et publics très divers (milieux multiculturels, personnes en grande vulnérabilité psychologique).
- Toute expérience dans le domaine de l’administration ou de l’accueil est un atout.
- Ouverture à l’apprentissage et à la formation continue, selon les besoins identifiés par l’équipe de coordination dans le cadre de votre fonction (par exemple : langues, outils numériques, thématiques liées au travail en planning familial).
Compétences :
• Maîtrise du français surtout oral et lecture
• Vous souhaitez, sur le long terme et si nécessaire, apprendre le néerlandais ;
• La connaissance de toute autre langue est un atout ;
• Vous pouvez utiliser de manière basic les outils informatiques usuels : Word - Excel - Outlook ;
• Flexible, créatif·ve, polyvalent·e et enthousiaste ;
• A l'écoute et ouvert·e au dialogue ;
• Faculté d'adaptation à des interlocuteurs.trices et des publics variés (multiculturel, très fragilisé psychologiquement) ;
• Toutes expériences dans le domaine d'administration ou accueil est un atout
• Disposé·e à se former selon les besoins identifiés par l'équipe de coordination dans le cadre de votre fonction (par exemple : langues, outils informatiques, formations de centre de planning familial)
Offre
- Cadre de travail calme.
- Contrat à Durée Déterminée de 1 an (renouvelable).
- Un temps plein 38h/semaine.
- Lieu de travail : Chaussée de Waterloo, 412F 1050 Ixelles.
- Intervention dans les transports pour déplacement domicile-travail.
- Horaires de travail : 8h30 - 17h30, avec pause midi.
- Nombreuses possibilités de formations.
- Un cadre de travail multiculturel, convivial et chaleureux.
- Date de rentrée en service : dès que possible.
Comment postuler
Candidature
Transmettez les candidatures (CV et lettre de motivation) à elodie.melchior@womando.be avec l’objet « Candidature Collaborateur·rice Accueil & Soutien à la coordination"
Plus d’informations : elodie.melchior@womando.be ou par téléphone 0479 67 91 15.
Le Centre de Planning Familial Woman'Do souhaite que son personnel reflète la société bruxelloise dans toute sa diversité. Nous encourageons donc toutes les personnes à postuler quel que soit leur couleur de peau, sexe, âge, orientation sexuelle, conviction philosophique, handicap...
N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.
(publié le )
chaussée de Waterloo 412F
1050 Ixelles
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