Description de l’ASBL, institution

HAMA4 – Les Châtaignes est un centre de jour et d’hébergement bicommunautaire agréé par la COCOM / Iriscare, situé à Woluwe-Saint-Pierre.
L’institution accueille 18 personnes de plus de 40 ans en situation de handicap mental, qui y ont élu domicile.
Le personnel et les résidents appartiennent aux deux régimes linguistiques (français et néerlandais).

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Poste à pourvoir

Contrat : Temps partiel - CDD - Maribel

Employé(e) administratif(ve) et soutien au suivi des résidents CDI mi-temps

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Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

L’employé(e) administratif(ve) assure un soutien administratif, organisationnel et logistique au fonctionnement du centre. Il/elle contribue au suivi quotidien des résidents en prenant en charge certaines démarches administratives, en soutenant l’équipe éducative et paramédicale dans l’organisation des programmes d’activités et des suivis médicaux et en facilitant la circulation des informations entre les différents intervenants. Par son action, il/elle participe indirectement à la qualité de l’accompagnement, au respect du projet de vie des résidents et au maintien de leur autonomie administrative.

Travaille en collaboration avec :
•la direction ;
•l’équipe éducative ;
•l’équipe paramédicale ;
•les familles et représentants légaux ;
•les médecins et services extérieurs ;
•les administrations et organismes partenaires.

Responsabilités et activités principales :

A. Gestion administrative générale
Objectif : assurer une organisation administrative efficace du centre.
Tâches :
•assurer l’accueil téléphonique et administratif ;
•gérer les courriers entrants et sortants ;
•rédiger, mettre en page et diffuser des documents administratifs ;
•organiser le classement numérique et papier ;
•assurer l’archivage des documents institutionnels ;
•tenir à jour les bases de données et tableaux de suivi ;
•préparer les documents nécessaires aux réunions et suivis institutionnels.

B. Gestion administrative des dossiers des résidents
Objectif : garantir des dossiers complets, actualisés et conformes aux exigences institutionnelles.
Tâches :
•créer, compléter et actualiser les dossiers administratifs des résidents ;
•assurer le suivi des documents officiels :
o données administratives ;
o contacts familles et représentants légaux ;
o conventions et documents d’accueil ;
o autorisations diverses ;
o documents liés au suivi administratif du résident ;
•accompagner si nécessaire le résident lors de démarches administratives extérieures ;
•participer à la gestion administrative des admissions.
•collaborer avec les familles et services extérieurs pour la récolte d’informations administratives.

C. Soutien administratif à la direction
Objectif : faciliter le travail de gestion et de coordination du centre.
Tâches :
•assurer un soutien administratif dans les dossiers institutionnels ;
•préparer et mettre en forme des courriers, rapports et comptes rendus ;
•suivre certaines échéances administratives ;
•contribuer à la préparation de documents liés :
o aux contrôles ;
o aux évaluations ;
o aux démarches qualité ;
o aux obligations administratives du service ;
•assurer le suivi de certains projets confiés par la direction.

D. Soutien administratif aux équipes d’accompagnement (paramédicale et éducative)
Objectif : faciliter l’organisation quotidienne de l’accompagnement des résidents en apportant un soutien administratif et logistique aux équipes, sans se substituer aux fonctions éducatives ou paramédicales.
Tâches :
•encoder, classer ou transmettre les notes internes selon les procédures du centre ;
•contribuer à la bonne circulation des informations utiles entre les équipes ;
•assurer la prise ou la confirmation de certains rendez-vous médicaux ;
•accompagner et conduire les résidents à certains rendez-vous médicaux lorsque cela est nécessaire ;
•transmettre les informations administratives liées au rendez-vous à l’équipe concernée au retour ;
•apporter un soutien administratif à l’organisation quotidienne des activités des résidents ;
•soutenir les éducateurs dans la gestion administrative liée aux projets individuels des résidents.

E. Soutien administratif lié au personnel
Objectif : contribuer au suivi administratif des ressources humaines et du paramédical
Tâches :
•tenir à jour les dossiers administratifs du personnel
•assurer le suivi administratif :
o des congés ;
o des absences ;
o des formations ;
o des documents du personnel ;
•classer et archiver les documents RH.

E. Suivi administratif logistique
Objectif : assurer un soutien à la bonne gestion quotidienne de l’institution.
Tâches :
•tenir à jour certains inventaires ou tableaux de suivi
•gérer les fournitures administratives ;
•assurer les contacts administratifs avec certains fournisseurs.

Compétences attendues :

Compétences techniques
•Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, messagerie).
•Capacités rédactionnelles.
•Gestion documentaire et classement.
•Organisation administrative.
•Respect des règles de confidentialité.
•Bilingue français / néerlandais.
•Permis de conduire B.

Compétences relationnelles
•Sens de l’accueil.
•Communication claire et adaptée.
•Capacité à travailler avec une équipe pluridisciplinaire.
•Respect et bienveillance envers les personnes en situation de handicap.
•Discrétion professionnelle.

Compétences organisationnelles
•Rigueur et précision.
•Sens des priorités.
•Autonomie.
•Polyvalence.
•Capacité d’adaptation.

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Comment postuler

Vous pouvez envoyer votre CV et lettre de motivation à l'attention de la directrice Laetitia Leclercq (laetitia.hama4@gmail.com)

Date de clôture des candidatures : 30/09/26

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le 12/05/26)

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