Description de l’ASBL, institution

CPAS de Woluwe-Saint-Pierre
Service d'Aide aux Familles

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Poste à pourvoir

Contrat : Temps plein - Contrat de remplacement

Assistant administratif (H/F/X)
Contrat à durée indéterminée de remplacement à temps plein

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Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

Finalité de la fonction :

L'employé(e) administratif(ve) contribue au bon fonctionnement du Service d'Aide aux Familles en assurant le suivi administratif du service.

Missions principales :

Accueil et gestion des demandes

• Assurer la permanence téléphonique et la gestion de la boîte mail générale.
• Accueillir et orienter les bénéficiaires, les familles, les partenaires et les prestataires.
• Réceptionner les nouvelles demandes, compléter les documents administratifs, fixer les rendez-vous et transmettre les dossiers aux assistants sociaux.
• Assurer le relais des informations entre les différents intervenants et transmettre les demandes du personnel de terrain aux responsables.

Planification et suivi administratif

• Élaborer et adapter les plannings des aides familiales et aides ménagères.
• Communiquer les horaires aux prestataires et aux bénéficiaires.
• Encoder les prestations, la facturation et les différentes données administratives.
• Générer, contrôler et préparer les fichiers destinés aux pouvoirs subsidiants (notamment IRISCARE), identifier les anomalies et les soumettre à la responsable.
• Participer à l'élaboration des rapports et statistiques du service.

Support administratif

• Organiser les réunions (réservation de salle, préparation des documents, rédaction et diffusion des procès-verbaux).
• Préparer les documents administratifs des nouveaux collaborateurs et les dossiers du personnel de terrain.
• Mettre à jour les tableaux de suivi, les documents Word et Excel ainsi que les différents outils administratifs.
• Assurer le suivi de la liste d'attente, des procurations de mutuelle, des tickets Article 27 ainsi que le classement et l'archivage des dossiers.

Soutien logistique et collaboration

• Assurer les commandes de fournitures et de matériel nécessaires au fonctionnement du service.
• Collaborer avec la responsable du service, les assistants sociaux, les équipes de terrain et les autres services du CPAS.
• Apporter un soutien administratif dans la préparation de rapports, statistiques et projets du service.

Profil recherché :

Compétences techniques :
• Diplôme de niveau secondaire supérieur (CESS) requis, correspondant au niveau C dans la fonction publique.
• Bonne maîtrise de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook).
• Excellentes capacités rédactionnelles.
• Aisance dans l'encodage de données et l'utilisation de logiciels de gestion.
• Bonnes capacités d'organisation, d'analyse et de gestion des priorités.
• Une expérience dans une fonction administrative est souhaitée.
• Une expérience dans le secteur social, de l'aide à domicile ou d'un CPAS constitue un atout.

Compétences comportementales :

• Rigueur, autonomie et sens des responsabilités.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Esprit d'initiative et flexibilité.
• Esprit d'équipe.
• Excellent sens de l'accueil et de la communication.
• Empathie, écoute et aisance relationnelle.

Nous offrons :

• Pécule de vacances
• Prime de fin d’année
• Prime linguistique (si brevet Selor adéquat)
• Chèques repas
• Pension 2e pilier
• Assurance hospitalisation (dès obtention d’un CDI)
• Service social collectif (prime de mariage, prime de naissance, intervention dans certaines dépenses exceptionnelles, …)
• Un accès à la plateforme Benefits@Works
• Reprise de l'ancienneté valorisable pour un maximum de 18 années (privé ou indépendant) et l’entièreté du service public
• Abonnement STIB
• Possibilité de télétravail dès que l’autonomie dans la fonction est avérée
• Intervention dans les frais de déplacements domicile/travail via les transports en commun, à vélo (y compris autres cycles) ou à pied
• Régime de congés avantageux
• Formations
• Horaire de travail flexible

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Comment postuler

Si vous désirez postuler, envoyez votre CV et votre lettre de motivation par mail à recrutement.cpas@woluwe1150.be.

Étant donné que plusieurs postes sont ouverts au sein du CPAS de Woluwe-Saint-Pierre, merci d’indiquer impérativement la mention « SAF » dans votre lettre de motivation.
Les candidatures ne comportant pas cette mention ne pourront malheureusement pas être traitées.

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le 27/07/26)

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