Description de l’ASBL, institution

PRÉSENTATION DU SERVICE
Le service du secrétariat du Centre Public d’Action Sociale (ci-après indifféremment nommé « CPAS »), de Saint-Josse-ten-Noode est en charge de l’exécution de tâches administratives pour les différents services du CPAS. Il gère la réception et l’expédition du courrier pour le CPAS et se charge de la dactylographie des procès-verbaux du Conseil, Bureau permanent et des Comités spéciaux.
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VOORSTELLING VAN DE DIENST
De secretariaatsdienst van het Openbaar Centrum voor Maatschappelijk Welzijn (hierna "OCMW" genoemd) van Sint-Joost-ten-Node staat in voor de uitvoering van administratieve taken ten behoeve van de verschillende diensten van het OCMW. De dienst verzorgt de ontvangst en verzending van de post en staat in voor het uittypen van de notulen van de Raad voor Maatschappelijk Welzijn, het Vast Bureau en de Bijzondere Comités.

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Poste à pourvoir

Contrat : Temps plein - CDI

UN.E SECRÉTAIRE DE DIRECTION - (H/F/X)
CONTRAT À DURÉE INDÉTERMINÉE - NIVEAU B
MISSION DU SECRÉTAIRE DE DIRECTION

Sous la supervision du Président du Centre et de la Secrétaire générale temporaire :
Vous aurez pour mission d’assurer dans le respect de la législation et des instructions internes du CPAS, un soutien administratif et technique.
Vous contribuerez au bon fonctionnement et à l’image de l’institution en traitant avec diligence et professionnalisme les demandes des usagers et des services internes.
Vous prendrez en charge l’exécution des tâches administratives pour le Président, la Secrétaire générale temporaire et l’ensemble des services du CPAS, tout en apportant un soutien administratif transversal.
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OPDRACHT VAN DE SECRETARESSE

Onder toezicht van de Voorzitter van het Centrum en de tijdelijke Algemeen Secretaris staat u in voor administratieve en technische ondersteuning, met naleving van de geldende wetgeving en de interne richtlijnen van het OCMW.
U draagt bij tot de goede werking en het positieve imago van de instelling door aanvragen van burgers en interne diensten zorgvuldig en professioneel te behandelen.
U bent verantwoordelijk voor de administratieve ondersteuning van de Voorzitter, de tijdelijke Algemeen Secretaris en alle diensten van het OCMW, waarbij u tevens een transversale administratieve ondersteuning biedt.

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Profil recherché, Compétences, Formations, Expérience

TÂCHES DU SECRÉTAIRE DE DIRECTION
Au quotidien vous serez amené à :
1. Accueil, communication et interface avec la direction
o Recevoir les appels téléphoniques destinés au Président et à la Secrétaire générale temporaire et y donner une première réponse ou les réorienter vers les services adéquats ;
o Faire des traductions ponctuelles de documents ou de courriers.

2. Gestion du courrier, des agendas et des réunions
o Gérer le courrier et l’agenda du Président et de la Secrétaire générale temporaire ;
o Préparer les ordres du jour des réunions, assister aux réunions et en rédiger les procès verbaux ;
o Sur la base des notes prises par la Secrétaire générale temporaire et/ou son remplaçant, rédiger des procès verbaux ;
o Organiser les réunions du service ;
o Organiser des activités ponctuelles.

3. Production, suivi et gestion documentaire
o Gérer et mettre à jour les archives physiques et numériques du secrétariat ;
o Préparer, mettre en forme et rédiger divers courriers, notes, convocations, rapports et autres documents administratifs ;
o Assurer le suivi des échéances administratives (délibérations, signatures, réponses aux autorités de tutelle, etc.) ;
o Mettre à jour les tableaux de bord et outils de suivi de la direction.

4. Support administratif et logistique
o Assurer un support logistique : mailing, photocopie, classement, distribution du courrier interne et externe, planning des salles de réunion, préparation de salle de réunion, etc. ;
o Assurer le suivi administratif de la facturation des GSM.

5. Gestion administrative de l’économat
o Assurer la gestion administrative de l’économat : suivi des stocks de fournitures de bureau, centralisation des besoins des services, préparation et suivi des commandes, contrôle des livraisons et participation à l’optimisation des achats et à la maîtrise des coûts.

6. Analyse, résolution de problèmes et reporting
o En cas de situations difficiles ou problématiques, être en mesure de trouver des solutions ou, au moins, d’en proposer à la Secrétaire générale temporaire et au Président.
o Faire rapport à la Secrétaire générale temporaire et au Président des difficultés constatées.

PROFIL DU SECRÉTAIRE DE DIRECTION

Vous avez le profil suivant :

 Diplôme et formation
o Vous êtes titulaire d’un Bachelier assistant de direction.

 Expérience - Atouts
o Vous justifiez d’au moins cinq ans d’expérience dans une fonction similaire.

 Langues
o Vous parlez le français et/ou le néerlandais ;
o Vous êtes, pour la seconde langue, en possession du brevet Selor ou disposé à l’obtenir.

 Compétences comportementales attendues
Vous faites preuve :
o D’assiduité ;
o De proactivité ;
o De dynamisme ;
o D’autonomie tout en travaillant efficacement en équipe ;
o D’un sens du service, d’adaptabilité et de discrétion tout en gérant vos émotions de manière constructive dans un environnement exigeant.

 Compétences techniques liées à la fonction
o Vous démontrez une bonne capacité d’organisation et de gestion du temps, en planifiant vos tâches selon les priorités et les délais fixés ;
o Vous travaillez avec rigueur, sens du détail, efficacité et polyvalence, tout en respectant strictement le secret professionnel ;
o Vous analysez des dossiers et des situations complexes avec précision et discernement.

 Techniques d’expression écrite et orale
o Vous communiquez aisément à l’oral ;
o Vous rédigez avec précision, et êtes capable d’analyser et de synthétiser les informations de manière pertinente.

 Applications bureautiques
o Vous maîtrisez les applications qui figurent dans la suite Office 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, OneNote, etc.) ;
o Vous maîtrisez l’utilisation d’outils d’intelligence artificielle tels que ChatGPT et Copilot pour la rédaction, l’analyse et l’optimisation des tâches administratives.

OFFRES ET AVANTAGES:

En sa qualité d’employeur, le CPAS vous offre les avantages suivants :

 Avantages sur le plan financier
o Un contrat à durée indéterminée à temps plein ;
o Une échelle barémique B conforme aux barèmes des administrations locales de la Région Bruxelles-Capitale ;
o Des chèques repas (8 € par jour presté) ;
o La prise en charge de vos frais de transport en commun ;
 Remboursement STIB à 100%.
 Remboursement De Lijn à 100% si domicile en Flandre.
 Remboursement à 100% SNCB si domicile en dehors de Bruxelles.
o Une indemnité vélo de 0,35 € / kilomètre ;
o Une indemnité piétonne 0,23 € / kilomètre ;
o La gratuité des soins à la Polyclinique du Centre Médical Jean Fontaine ;
o La prime de bilinguisme en cas de réussite du test SELOR ;
o Un plan de pension complémentaire ;
o Des avantages via le Service Social Collectif (ex : primes, intervention dans les frais de santé, vacances à prix réduites et parcs d’attraction…) ;
o Des avantages et réductions via Benefits@work ;
o La possibilité de reprise d’ancienneté de maximum 6 ans pour le secteur privé et complète pour le secteur public.

 Avantages sur le plan de la formation
o La possibilité de bénéficier de formations continues en interne et en externe pendant les heures de travail.

 Avantages sur le plan des horaires et des congés
o Horaire flottant (07h/09h – 11h45/14h15 – 15h/17h – 37h/semaine) ;
o Possibilité de récupération des heures supplémentaires prestées selon le niveau ;
o Minimum de 32 jours de congés par année de travail prestée.

DIVERSITÉ

Le CPAS sélectionne ses candidats sur leurs compétences, sans discrimination. Il encourage les personnes en situation de handicap à postuler et garantit les aménagements nécessaires durant le recrutement et l’intégration.
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TAKEN VAN DE DIRECTIE SECRETARESSE
Dagelijks zult u instaan voor :
1. Onthaal, communicatie en ondersteuning van de directie
o Telefonische oproepen voor de Voorzitter en de tijdelijke Algemeen Secretaris beantwoorden, een eerste antwoord geven of doorverwijzen naar de bevoegde diensten;
o Occasioneel documenten en briefwisseling vertalen.

2. Beheer van post, agenda's en vergaderingen
o Het beheer van de post en de agenda van de Voorzitter en de tijdelijke Algemeen Secretaris verzorgen;
o Agenda's van vergaderingen voorbereiden, deelnemen aan vergaderingen en de notulen opstellen;
o Op basis van de nota's van de tijdelijke Algemeen Secretaris en/of diens vervanger notulen opstellen;
o Vergaderingen van de dienst organiseren;
o Occasionele activiteiten organiseren.

3. Documentbeheer, opvolging en administratie
o Het fysieke en digitale archief van het secretariaat beheren en actualiseren;
o Brieven, nota's, oproepingen, verslagen en andere administratieve documenten voorbereiden, opmaken en redigeren;
o Administratieve termijnen opvolgen (beraadslagingen, handtekeningen, antwoorden aan de toezichthoudende overheid, enz.);
o Dashboarden en opvolgingsinstrumenten van de directie actualiseren.

4. Administratieve en logistieke ondersteuning
o Logistieke ondersteuning bieden: mailings, fotokopieën, klasseren, verdeling van interne en externe post, planning van vergaderzalen, voorbereiding van vergaderzalen, enz ;
o De administratieve opvolging van de GSM-facturatie verzekeren.

5. Administratief beheer van het economaat
o Instaan voor het administratief beheer van het economaat: opvolging van de voorraad kantoorbenodigdheden, centraliseren van de behoeften van de diensten, voorbereiden en opvolgen van bestellingen, controle van leveringen en bijdragen aan de optimalisatie van aankopen en kostenbeheersing.
6. Analyse, probleemoplossing en rapportering
o Bij moeilijke of problematische situaties oplossingen zoeken of minstens voorstellen formuleren voor de tijdelijke Algemeen Secretaris en de Voorzitter;
o De tijdelijke Algemeen Secretaris en de Voorzitter informeren over de vastgestelde moeilijkheden.
PROFIEL VAN DE DIRECTIE SECRETARESSE
U beschikt over het volgende profiel:
 Diploma en opleiding
o U bent in het bezit van een bachelordiploma Management Assistant (Directiesecretaresse/Directiesecretaris).

 Ervaring – Troeven
o U beschikt over minstens vijf jaar relevante ervaring in een gelijkaardige functie.

 Talenkennis
o U spreekt Frans en/of Nederlands;
o Voor de tweede landstaal bent u in het bezit van het Selor-taalbrevet of bent u bereid dit te behalen.

 Gedragscompetenties
o U beschikt over:
o Zin voor verantwoordelijkheid;
o Proactiviteit;
o Dynamisme;
o Zelfstandigheid, gecombineerd met een goede teamgeest;
o Dienstverleningsgerichtheid, aanpassingsvermogen en discretie, waarbij u uw emoties op een constructieve manier beheerst in een veeleisende werkomgeving.

 Functiegerelateerde technische competenties
o U beschikt over een sterk organisatievermogen en een goed tijdsbeheer, waarbij u uw taken plant volgens prioriteiten en deadlines ;
o U werkt nauwkeurig, efficiënt, veelzijdig en met oog voor detail, met strikte naleving van het beroepsgeheim;
o U bent in staat complexe dossiers en situaties correct te analyseren en te beoordelen.

 Schriftelijke en mondelinge communicatie
o U communiceert vlot mondeling;
o U schrijft helder en nauwkeurig en beschikt over een goed analytisch en synthetisch vermogen.

 Kantoorsoftware
o U beheerst de toepassingen van Microsoft Office 365 (Outlook, Word, Excel, Teams, OneNote, enz.);
o U bent vertrouwd met AI-toepassingen zoals ChatGPT en Copilot voor het opstellen van teksten, analyse en de optimalisatie van administratieve werkzaamheden.

AANBOD EN VOORDELEN
Als werkgever biedt het OCMW u :
 Financiële voordelen
o Een voltijdse arbeidsovereenkomst van onbepaalde duur;
o Een salarisschaal B, overeenkomstig de barema's van de Brusselse plaatselijke besturen;
o Maaltijdcheques (€ 8 per gewerkte dag);
o Volledige terugbetaling van de kosten voor het openbaar vervoer:
 100% terugbetaling van de MIVB;
 100% terugbetaling van De Lijn voor personeelsleden die in Vlaanderen wonen;
 100% terugbetaling van de NMBS voor personeelsleden die buiten Brussel wonen;
o Een fietsvergoeding van € 0,35 per kilometer;
o Een voetgangersvergoeding van € 0,23 per kilometer;
o Gratis medische verzorging in de Polikliniek van het Medisch Centrum Jean Fontaine ;
o Een tweetaligheidspremie bij het behalen van het Selor-taalbrevet;
o Een aanvullend pensioenplan;
o Voordelen via de Collectieve Sociale Dienst (premies, tussenkomst in gezondheidskosten, voordelige vakanties, pretparken, enz.);
o Voordelen en kortingen via Benefits@Work;
o Mogelijkheid tot erkenning van maximum zes jaar anciënniteit uit de privésector en volledige erkenning van anciënniteit uit de openbare sector.

 Opleidingsmogelijkheden
o Mogelijkheid om tijdens de werkuren interne en externe opleidingen te volgen.

 Werkregeling en verlof
o Glijdende werkuren (07.00-09.00 uur – 11.45-14.15 uur – 15.00-17.00 uur – 37 uur/week);
o Mogelijkheid tot recuperatie van overuren volgens het functieniveau;
o Minimaal 32 verlofdagen per volledig gewerkt jaar

DIVERSITEIT
Het OCMW selecteert kandidaten uitsluitend op basis van hun competenties, zonder enige vorm van discriminatie. Kandidaten met een handicap worden aangemoedigd om te solliciteren. Het OCMW garandeert de nodige redelijke aanpassingen tijdens de selectieprocedure en de integratie in de organisatie.

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Comment postuler

INTÉRESSÉ(E) ?
POSTULEZ AVANT LE :23 Aout 2026

Envoyez votre candidature, de préférence en PDF, en français ou en néerlandais au service des ressources humaines à l’adresse mail
:grh.cand@cpassjtn.brussels
Votre candidature doit contenir les éléments suivants :
 Nom du poste dans l’objet de la candidature
 CV à jour
 Lettre de motivation rédigée à l’attention de Luc Frémal, Président du Centre ;
 Copie du diplôme requis (ou équivalence)
Les candidatures incomplètes ne seront pas traitées
Pour tout autre renseignement vous pouvez nous contacter au 02/220.29.07.
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GEÏNTERESSEERD?
SOLLICITEER VÓÓR:23 Augustus 2026

Stuur je kandidatuur in het Nederlands of het Frans naar de dienst Human Resources op het e-mailadres: grh.cand@cpassjtn.brussels
Je kandidatuur moet de volgende elementen bevatten:
 Naam van de functie in het voorwerp van de kandidatuur
 Bijgewerkt cv
 Een motivatiebrief ter attentie van de heer Luc Frémal, Voorzitter van het OCMW ;
 Kopie van het vereiste diploma (of equivalent)
Onvolledige kandidaturen worden niet behandeld
Voor aanvullende inlichtingen kun je terecht bij de dienst human resources op het nummer 02/220.29.07.

Date de clôture des candidatures : 23/08/26

N'oubliez surtout pas de faire référence au Guide Social lors de l'envoi de votre candidature : c'est déjà un gage de sérieux de votre part.

(publié le 31/07/26)

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