Comment déléguer efficacement en ASBL ? Les conseils pratiques de MonASBL.be !

Être responsable d’une association, c’est, bien souvent, faire face à une multitude de responsabilités. Si la liste des tâches s’allonge ou que votre ASBL se développe, vous ressentez peut-être le besoin de déléguer certaines de vos responsabilités.

Cependant, déléguer peut s’avérer plus facile à dire qu’à faire, et nous sommes nombreux à prendre autant de temps lors de la délégation d’une tâche que si nous la faisions nous-même. Comment déterminer la tâche à déléguer et à qui ? Quelles limites poser ? MonASBL.be a posé la question à Natacha Louis, qui propose ses conseils en organisation et en optimisation du travail des ASBL à travers son entreprise QualiEffiSens.

Déléguer, qu’est-ce que c’est ?

La question peut paraître basique. Pourtant, nous n’avons pas tous la même définition du terme « déléguer ». Tandis que certains verront la délégation comme un moyen de se débarrasser des tâches déplaisantes, d’autres la verront plutôt comme une occasion de faire appel à quelqu’un de plus qualifié dans un domaine.

Natacha Louis nous explique qu’il existe sept niveaux de délégation, allant du « dire » à « déléguer ».

Les sept niveaux de délégation

Délégation directive, consultation, enquête : en fonction de votre relation à votre équipe, des compétences présentes et de la nature de la tâche, vous pourriez préférer l’une ou l’autre de ces options :

1. Dire : on donne des instructions précises et on s’attend à ce qu’elles soient exécutées.
2. Vendre  : on convainc la personne ou les équipes du bien-fondé de la tâche qu’on leur délègue.
3. Consulter : on prend les avis des parties prenantes - les personnes qui accomplissent la tâche - mais on a le dernier mot sur l’exécution.
4. S’entendre : la tâche et la façon de l’exécuter sont déterminées à la suite d’une décision collégiale.
5. Conseiller : on conseille sur la façon de réaliser la tâche, mais la décision finale est entièrement dans les mains de la personne/de l’équipe.
6. Enquêter : c’est l’équipe/la personne chargée de la tâche déléguée qui décide sur la façon de faire et en informe le manager.
7. Déléguer : vous n’avez plus aucune influence, la personne/l’équipe décide de la stratégie à mettre en place et de l’exécution.

Avec laquelle de ces notions vous (et votre équipe) vous sentez-vous le plus à l’aise ? Se poser la question en amont pourra éviter bien des malentendus si vous n’avez pas l’habitude de déléguer.

« Préciser le niveau de délégation évite les quiproquos et les situations désagréables pour la personne qui délègue et pour la personne qui exécute. Sans cela, il peut y avoir des frustrations, soit parce que la personne qui gère la tâche se sent micromanagée, soit parce qu’elle adopte un rôle passif et fait donc preuve de peu d’initiatives, alors que vous aviez peut-être d’autres attentes. Il va donc être primordial de définir soi-même le niveau de délégation que l’on souhaite, mais aussi de le communiquer clairement. Surtout, évitez de micromanagement : pourquoi déléguer si c’est pour y passer autant de temps à contrôler ou à refaire dans le dos de la personne ? », explique Natacha Louis.

Pourquoi déléguer au sein de son association ?

Deux raisons principales peuvent vous pousser à déléguer une tâche : le manque de temps et le manque de compétences.

En tant que gestionnaire d’ASBL, vous jouez bien souvent les couteaux suisses : trésorerie, gestion d’équipe, communication, gestion de projet… Cependant, vous ne pouvez pas être au four et au moulin en permanence. La meilleure solution est donc de déléguer, principalement dans ces trois cas de figure :

• Le manque de temps : vous ne pouvez tout simplement pas tout faire dans les temps impartis !
• Le manque d’énergie

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