Assistant administratif et financier dans le Non-Marchand : cette fonction est-elle faite pour moi ?
L’assistant administratif et financier a une fonction polyvalente indispensable au bon fonctionnement du service comptable. En lien direct avec le responsable administratif et financier (ou RAF), il lui fournit au quotidien une assistance précieuse dans ses missions administratives et financières. Cette fonction très courue dans le secteur non-marchand consiste notamment à contrôler les budgets et gérer la trésorerie.
Les missions confiées à l’assistant administratif et financier peuvent varier selon la structure non marchande (ASBL, AISBL, fondation, ONG, institution publique ou privée, coopérative, etc.) qui l’emploie.
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Gestion comptable et financière
L’assistant administratif et financier aide le responsable administratif et financier à la gestion des opérations comptables et financières de l’organisation. Ce qui inclut :
- la tenue des registres comptables ;
- la saisie des transactions financières ;
- la gestion des factures ;
- le suivi des paiements ;
- la préparation des documents de base pour la comptabilité.
Préparation des rapports financiers
L’assistant participe à la préparation des rapports financiers réguliers, tels que les états financiers, le bilan et le compte de résultat. Ces rapports sont importants pour évaluer la santé financière de l’ASBL et réaliser des reportings aux membres de l’organe d’administration ainsi qu’aux pouvoirs subsidiants, aux bailleurs de fonds (fondations philanthropiques, sponsors, mécènes) et aux donateurs particuliers.
Suivi des budgets
L’assistant administratif et financier peut aider à suivre les budgets de l’ASBL. Cela implique de comparer les dépenses réelles aux prévisions budgétaires, d’identifier les écarts et de signaler les problèmes potentiels à l’équipe de direction.
Gestion des paiements et des dépenses
L’assistant est responsable du suivi des paiements, de la gestion des dépenses courantes et de la vérification des factures. Il veille à ce que les paiements soient effectués en temps voulu et que les dépenses soient conformes aux politiques financières de l’organisation et aux dispositions réglementaires en vigueur.
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Gestion des subsides publics
Il sera particulièrement vigilant à la gestion des subsides tant au niveau de leur affectation (qui doit bien entendu être conforme aux prescriptions de l’appel à projets ou à l’agrément auxquels ils sont liés) que du délai dans lequel les montants doivent être engagés et des éléments justificatifs qu’il faut fournir (reporting lié à la bonne utilisation des fonds publics).
Gestion administrative générale
En plus des tâches financières, l’assistant administratif et financier peut être impliqué dans des tâches administratives générales comme :
- la coordination des ressources humaines (dossiers du personnel, contrats de travail, médecine du travail, fiches de paie) ;
- la gestion des dossiers ;
- la gestion des fournitures de bureau ;
- l’organisation de réunions et la rédaction des comptes-rendus ;
- la gestion de communications téléphoniques, des mails et des lettres ;
- la préparation et l’adaptation des documents à l’aide de Microsoft Office (Excel, PowerPoint et Word) ;
- la transmission des informations entre les membres du personnel (faire circuler les informations) ;
- la gestion des agendas ;
- l’organisation des déplacements (voyages d’études, séminaires, etc.) ;
- la gestion des baux et des assurances ;
- la réalisation de factures ;
- le traitement de devis ;
- la réalisation de tâches de soutien à l’équipe de direction ;
- La collecte et transmission d’informations financières et d’analyses pour aider la direction à la prise de décisions.
Conformité réglementaire
L’assistant doit veiller à ce que l’ASBL respecte toutes les lois et réglementations comptables, fiscales et administratives en vigueur.
Communication et coordination
L’assistant administratif et financier peut être amené à communiquer avec les fournisseurs, les partenaires externes et les membres du personnel de l’association pour assurer une coordination efficace des opérations administratives et financières de l’ASBL.
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Quelles sont les compétences et qualités requises ?
- Compétences en comptabilité ;
- Maitrise des logiciels de comptabilité ;
- Excellentes aptitudes à la communication écrite et orale ;
- Maîtrise de logiciels de bureautique (Microsoft Office, etc.) ;
- Rigueur et organisation ;
- Esprit critique, d’analyse et de synthèse ;
- Esprit d’équipe ;
- Autonomie, polyvalence et proactivité ;
- Orienté recherche de solutions ;
- On peut vous demander une expérience probante dans une fonction similaire ;
- En fonction de la région et du caractère ou non international de l’organisation (ONG), on vous demandera de maîtriser le français et le néerlandais et/ou l’anglais.
Comment devient-on assistant administratif et financier ?
En fonction des structures non-marchandes, on peut vous demander d’être détenteur d’un diplôme de bachelier en comptabilité ou en ressources humaines (RH) ou d’avoir une expérience équivalente d’au moins 5 ans dans un poste antérieur.
Lina Fiandaca
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