Secrétaire de direction dans une ASBL : missions, études, qualités…

On sait combien le secrétariat est important au sein des organisations, quelles qu’elles soient (ASBL, AISBL, institution publique ou privée, fondation philanthropique, ONG, etc.).

Le secrétariat et le / la secrétaire de direction constituent la vitrine de l’association ou de l’institution : c’est le premier lieu et la première personne que tout visiteur extérieur voit de l’organisation. C’est dire si ce poste est important  : ne dit-on pas que la première impression est toujours la bonne  ?

Voyons, en détail, les missions qui sont confiées à ce professionnel polyvalent dont la discrétion et la rigueur sont les maitres-mots .

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Quelles sont les missions d’un.e secrétaire de direction ?

Réception et accueil

Dans certaines organisations, le secrétaire de direction peut être responsable de la réception des visiteurs, des appels téléphoniques et de l’accueil général. C’est lui qui sera chargé, par exemple, d’accueillir les candidats bénévoles de l’association avant d’être reçus par le responsable des volontaires.

Communication

Le secrétaire de direction gère la communication interne et externe de l’organisation  : rédaction et gestion des courriers, des emails, des documents officiels, des convocations pour les réunions de l’Organe d’administration ou de l’Assemblée générale, etc.

Planification et organisation

Le secrétaire de direction aide à planifier les réunions, les événements et les rendez-vous pour la direction et les membres de l’équipe. Il s’occupe également de la réservation de salles, de la préparation des documents et de la coordination des détails logistiques (la salle dispose-t-elle d’un projecteur et d’un écran  ? Est-elle suffisamment grande  ? etc.).

Gestion de l’agenda

Le secrétaire de direction maintient l’agenda de la direction à jour, en s’assurant que les rendez-vous et les échéances importantes sont gérés de manière efficace.

Préparation de documents

Il est responsable de la préparation et de la mise en forme de divers documents tels que les rapports, les conventions, les affiliations, les présentations, les dossiers pour les réunions et les décisions de la direction.

Il peut par exemple être en charge de la préparation des documents relatifs aux réunions de l’Organe d’administration et de l’Assemblée générale de l’association. On peut lui demander également de réaliser une veille des nouvelles législations (CCT…) en vigueur dans le secteur et de mettre à jour le Règlement de Travail et le Règlement d’usage interne en fonction des différentes réglementations de travail et CCT.

Gestion de l’information

Le secrétaire de direction peut être chargé de recueillir, organiser et diffuser les informations pertinentes aux membres de la direction et aux partenaires. Il est chargé, par exemple, de relayer des informations importantes à l’ensemble des membres comme les nouvelles dispositions en matière de statuts ou de Registre UBO.

Suivi des dossiers et tableaux de bord

Il assure le suivi des dossiers importants et s’assure que les actions convenues lors des réunions sont mises en œuvre en temps voulu. C’est lui qui est en charge de la rédaction des P.V. de réunions et de la création et de la tenue de tableaux de bord. Le secrétaire de direction apporte également son aide dans le cadre des dossiers de recherche de fonds et de l’élaboration de rapports d’activité et financiers pour les pouvoirs subsidiants.

Support administratif et RH

En plus de soutenir la direction, le secrétaire peut également fournir un soutien administratif plus général à l’ensemble de l’organisation, en gérant les fournitures de bureau, en organisant les voyages d’études mais aussi en participant au traitement administratif de tous les éléments qui concernent les ressources humaines et le statut des travailleurs (rémunérations, congés, conventions, contrats, assurances, etc.).

Le secrétaire de direction peut être en charge également de l’encodage des documents comptables sous la supervision du Responsable financier et de démarches spécifiques propres au secteur associatif comme la mise à jour et la gestion des statuts, les démarches de publicités (parution au moniteur, registre UBO, etc. ) ou encore la mise à jour des listes de membres.

Aide dans l’organisation d’événements ou d’activités

Si l’association organise un événement ou une activité, le secrétaire de direction pourra apporter une aide précieuse au Responsable de projet et au Responsable de la communication.

Certaines tâches pourront lui être déléguées (réservation de salles, demande de devis pour le catering ou du matériel et comparaison des offres, commandes à l’imprimeur, contacts pour communiquer les informations pratiques aux intervenants, etc.).

Gestion de l’information sensible

Étant donné son rôle de soutien direct à la direction, le secrétaire de direction est souvent responsable de gérer des informations confidentielles et sensibles. Il doit maintenir la discrétion et la confidentialité.

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Quelles sont les compétences à développer ?

• Parfaite maitrise du français à l’écrit et à l’oral (orthographe irréprochable)  ;
• Maitrise de langues étrangères (dans certaines organisations)  ;
• Connaissance approfondie des logiciels de bureautique (Ex. : MS Word, Outlook, PPT, etc.) ;
• Très bon contact relationnel notamment par téléphone  ;
• Capacité à gérer et à coordonner des calendriers et des rendez-vous  ;
• Maîtrise de la planification d’événements et de réunions  ;
• Connaissance du domaine dans lequel il exerce (crèche, maison médicale, maison de repos, centre d’accueil pour personnes sans abri…)  ;
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents départements  ;
• Adaptabilité face aux changements et aux défis imprévus  ;
• Une expérience significative dans une fonction similaire peut vous être demandée.

Quelles sont les qualités pour effectuer ce métier ?

• Confidentialité et discrétion
• Autonomie
• Gestion du stress
• Sens de l’organisation
• Sens du contact et de communication
• Bonne présentation
• Minutie
• Ordre et soin
• Rigueur
• Polyvalence
• Sens des responsabilités
• Disponibilité
• Esprit d’analyse

Comment devient-on secrétaire de direction  ?

Il existe un Bachelier professionnalisant d’Assistant de direction qui permet d’accéder au poste de secrétaire de direction. Il existe également un Bachelier en promotion sociale en tant qu’Assistant de direction – options langues et gestion.

Lina Fiandaca