Tout savoir sur les défraiements des volontaires en 2020 !
Les volontaires sont nombreux à s’investir au sein d’organisations issues du secteur psycho-médico-social. Bien que le bénévolat soit par nature un acte gratuit, le législateur a prévu la possibilité d’un défraiement. Si la structure opte pour cette option, elle peut s’appuyer sur deux systèmes distincts : le remboursement des frais réels et le défraiement forfaitaire. Explications.
Sur son site internet, la Plateforme francophone du Volontariat (PFV) s’est penchée sur les règles relatives au défraiement des volontaires. Ce système n’est pas obligatoire et est donc laissé à l’appréciation des structures qui bénéficient du coup de main gratuit de citoyens. Si elles choisissent de défrayer leurs bénévoles, elles peuvent s’appuyer sur deux systèmes différents : le remboursement des frais réels ainsi que le défraiement forfaitaire. Mais, attention, les bénévoles ne peuvent pas bénéficier des deux systèmes en même temps ! « Au cours d’une même année civile (fiscale), un volontaire ne peut dépendre que d’un seul régime (frais réels ou défraiements forfaitaires) », prévient la PFV. « S’il est actif dans plusieurs associations, il devra veiller à être défrayé selon un seul mode. »
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Remboursement des frais réels : compta rigoureuse
« Le volontaire est remboursé de ses frais contre remise de pièces justificatives (facture, ticket de caisse, billet de train…) », explique la PFV. « Dans ce cas, il n’y a pas de plafond maximum à respecter. » Ce système exige une vraie rigueur. En effet, l’organisation est tenue de tenir une comptabilité minutieuse de ces dépenses. Il est ainsi indispensable qu’elle obtienne des bénévoles des pièces justificatives et notes de frais prouvant la dite activité.
« L’association ne doit faire aucune déclaration, ni à l’ONSS ni au fisc, et le volontaire ne doit pas signaler ces remboursements dans sa déclaration d’impôt », poursuit-elle. Et de rajouter : « Si elle opte pour le système de défraiement des frais réels, l’organisation peut aussi s’aligner sur les dispositions prévues en la matière pour les agents des services publics. »
Partant du principe que ces indemnités représentent un remboursement des frais, elles ne sont pas perçues par l’administration fiscale comme une rémunération pure et simple. Dans ce cadre, il est demandé à l’organisation d’établir le caractère raisonnable de la dépense et sa nécessité. La législation prévoit que ces fameuses indemnités puissent notamment couvrir les frais de déplacements entre le domicile et le lieu de l’exercice volontariat et les frais de déplacements réalisés par le volontaire pour le compte de l’organisation.
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Défraiement forfaitaire : deux plafonds
Dans le cadre du système de remboursement forfaitaire, l’organisation qui accueille des bénévoles n’est pas tenue de remettre des pièces justificatives pour prouver les dépenses. Par contre, elle est soumise à deux limitations chiffrées. Les dépenses ne doivent en effet pas être supérieures à 34,71€ par jour et à 1388,40€ par an. Des plafonds qui sont d’application jusqu’au 31 décembre 2020. Notons également qu’il existe certaines exceptions où le plafond annuel peut être relevé à 2549.90€ (montant 2020) pour certaines catégories de volontaires. Cette situation concerne notamment les personnes qui effectuent des gardes de jour/de nuit chez des personnes ainsi que celles qui réalisent le transport médical non urgent de patients couchés. « Il est possible d’ajouter 2000 kms de frais de déplacement remboursés en frais réels », rajoute la PFV.
Élément important à prendre en compte : si une personne multiplie les activités de bénévolat au sein de différentes structures, elle est obligée d’additionner les défraiements qu’elle perçoit dans les différentes organisations où elle s’engage. Elle ne devra donc pas dépasser les plafonds en se basant sur l’ensemble de ces activités de volontariat.
« L’association ne doit faire aucune déclaration, ni à l’ONSS ni au fisc, et le volontaire ne doit pas signaler ces remboursements dans sa déclaration d’impôt, pour autant qu’il ne dépasse aucun des deux plafonds », précise-t-elle encore. Et de prévenir : « En cas de dépassement, le volontaire doit pouvoir démontrer la réalité de l’ensemble de ses frais, et pas uniquement des frais qui dépassent la limite. S’il dépasse l’un des plafonds et ne peut justifier l’ensemble de ses frais, le volontaire perd sa qualité de volontaire. Il y aura requalification possible, soit comme salarié, soit comme indépendant. Le montant touché sera donc soumis aux cotisations sociales et à l’impôt. »
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