Trouver un job : pourquoi ne pas devenir responsable de projet dans l'associatif ?

Le rôle d’un responsable de projet au sein d’une organisation non-marchande est essentiel pour la planification, la coordination et la gestion réussie de divers projets associatifs ou institutionnels.

Il assure en effet les tâches administratives, financières et/ou logistiques que nécessite la mise en œuvre du projet dont il a la charge.

Les opportunités d’emploi dans le secteur non-marchand offrent de nombreux avantages. En tant que responsable de projet au sein d’une ASBL, vous aurez en effet souvent l’occasion de collaborer avec des personnes passionnées et engagées, que ce soit au sein de l’organisation elle-même ou en travaillant avec des partenaires externes. Cela peut vous permettre de développer un réseau professionnel riche et diversifié.

Par ailleurs, les ASBL sont souvent des environnements de travail conviviaux et collaboratifs, où l’accent est mis sur la réalisation de la mission plutôt que sur la maximisation des profits.

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Quelles sont les missions d’un responsable de projet ?

Les missions d’un responsable de projet varient en fonction de la nature de l’organisation (qu’il s’agisse d’une ASBL, AISBL, fondation philanthropique, ONG, institution publique, etc.), de sa taille et de ses objectifs spécifiques, mais voici un aperçu général des responsabilités principales d’un tel poste :

Planification de projet

Le responsable de projet élabore des plans détaillés pour chaque projet en définissant les objectifs, les étapes, les ressources nécessaires, les délais et les livrables attendus. Il doit s’assurer que chaque projet est aligné sur la vision et les valeurs de l’ASBL.

À titre d’exemple, dans un service résidentiel pour adultes en situation de handicap, le responsable de projet élabore des plans d’activités adaptés aux besoins, aux intérêts et aux capacités des résidents. Ces activités peuvent inclure des ateliers éducatifs, des activités de loisirs, des sorties culturelles et sportives, et d’autres opportunités visant à favoriser le développement personnel et social des résidents.

Promotion des objectifs poursuivis par l’ASBL

Dans les projets qu’il met en place, le responsable de projet s’efforce de promouvoir les objectifs poursuivis par l’ASBL dans laquelle il travaille. Dans un service résidentiel pour adultes en situation de handicap, le responsable de projet s’efforcera notamment de créer un environnement inclusif où chaque résident se sent valorisé et peut participer pleinement à la vie communautaire. Il organise des activités visant à favoriser l’intégration des résidents dans la société et à sensibiliser le public aux enjeux liés au handicap.

Dans une maison de repos et de soin, il planifie et coordonne des activités stimulantes et adaptées aux résidents, contribuant ainsi à maintenir leur bien-être physique et mental. Ces activités peuvent inclure des exercices physiques, des ateliers créatifs, des sorties culturelles et d’autres formes de divertissement.

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Gestion budgétaire

Le responsable de projet est responsable de la gestion des budgets alloués à chaque projet. Il doit suivre les dépenses, trouver des moyens d’optimiser les ressources financières et veiller à ce que les projets soient menés dans les limites budgétaires fixées. Il doit pour cela gérer les demandes de subsides publics et les demandes de partenariat (dossier de sponsoring, demande de dons, crowdfunding, etc.) ou travailler en étroite collaboration avec le fundraiser de l’organisation.

Coordination d’équipe

Il travaille en étroite collaboration avec les membres de l’équipe et les partenaires externes (prestataires du type graphiste, imprimeur, traiteur, etc.) pour coordonner les efforts et s’assurer que toutes les acteurs internes et externes du projet comprennent leurs rôles et responsabilités dans le projet.

Elaboration de la stratégie de partenariat ou d’actions/projets

Le responsable de projet identifie les partenaires potentiels pour mener à bien son projet et entretient une relation de travail et de confiance tout au long du projet. Il entretient des contacts avec d’autres associations, des réseaux et des plates-formes.

Suivi et évaluation

Le responsable de projet surveille en permanence l’avancement des projets. Il évalue les progrès réalisés par rapport aux objectifs fixés, identifie les éventuels retards ou problèmes et prend des mesures correctives pour garantir la réussite du projet.

Gestion des risques

Il identifie les risques potentiels liés à chaque projet et développe des plans d’atténuation pour minimiser leur impact. Cela peut inclure des solutions de contournement, des plans d’urgence et une réflexion proactive sur la manière de faire face aux imprévus. Il anticipe des questions du type  : quelles alternatives en cas de pluie  ? Comment se rendre au lieu de l’événement sans voiture  ? etc.

Communication

Le responsable de projet assure une communication claire et régulière avec tous les acteurs du projet. Il rédige les rapports d’avancement et gère la tenue de réunions de suivi. Dans le cadre d’activités menées dans un service résidentiel, le responsable de projet communique régulièrement avec les familles des résidents pour les tenir informées des progrès, des activités et des questions concernant leurs proches.

Gestion du temps

Il établit un calendrier réaliste (rétroplanning) pour chaque projet et surveille de près les délais. La gestion efficace du temps est cruciale pour garantir que les projets sont achevés en temps voulu et respectent les contraintes temporelles.

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Gestion de la logistique

Le responsable de projet est en charge de la logistique (fonction qu’il assure en collaboration avec le coordinateur logistique et technique). Si le projet se déroule à l’extérieur de l’établissement ou des locaux de l’ASBL, il est chargé de réserver la salle (demande de devis, visite de salles, réservation, gestion de la convention, payement de l’acompte et puis de la facture en collaboration avec le comptable, préparation de la salle la veille ou le jour de l’événement, rangement de la salle, état des lieux de sortie, etc.) et le catering (demande de devis aux traiteurs, réception de la marchandise, etc.) ainsi que les équipements nécessaires (tonnelle, bancs, tables, projecteurs, écrans, etc.).

Il n’oubliera pas de dresser une liste du matériel promotionnel dont il a besoin pour le jour de l’événement et de s’assurer que les beach flags, roll-ups, flyers et autres supports promotionnels seront disponibles pour le jour J. Ne pas oublier de prévoir l’acheminement de ces supports jusqu’au lieu de l’événement, leur montage, démontage et l’acheminement jusqu’à leur localisation initiale (entrepôt ou locaux de l’association).

Promotion et marketing

Le responsable de projet s’assure de la promotion et la mise en valeur des événements avec le service communication et/ou professionnels compétents (responsable communication, attaché de presse, community manager, responsable de communication digitale, etc.). Il est chargé de prévoir le matériel de marketing / communication  : création d’un visuel, dossier de présentation, flyers, affiches, création de l’événement sur une plateforme du type Eventbrite, création d’un événement Facebook, envoi de newsletters, envoi d’invitations print (si ça se justifie), etc.

Évaluation post-projet

Une fois le projet terminé, le responsable de projet procède à une évaluation complète pour analyser les résultats, les succès et les domaines à améliorer. Ces informations peuvent être utilisées pour informer les futurs projets et améliorer les processus.

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Quelles sont les compétences à développer ?

• Diplôme d’études supérieures et/ou expérience significative dans une fonction similaire ;
• Maîtrise des outils informatiques de bureautique (Word, Excel, suite Office, etc.)  ;
• Capacité à travailler en équipe ;
• Capacité de se coordonner avec des acteurs et interlocuteurs multiples ;
• Capacité d’évaluation ;
• Excellente expression écrite et orale ;
• Aptitudes à concevoir et à mettre en œuvre des projets ;
• Capacité relationnelle  ;
• Capacité d’adaptation  ;
• Capacité d’anticiper les échéances  ;
• Sens aigu de l’organisation et rigueur  ;
• Orienté solution  ;
• Créativité  ;
• Une connaissance des réglementations en matière de marchés publics, de gestion des subsides, de sécurité et d’hygiène peut vous être demandée  ;
• En fonction de la région et du caractère ou non international de l’organisation (ONG), on vous demandera de maîtriser le français et le néerlandais et/ou l’anglais.

Comment devient-on Responsable de projet dans le non-marchand  ?

En fonction de l’organisation, on pourrait vous demander d’être détenteur d’un Bachelier ou master dans un des domaines suivants :

• Médiation ou animation culturelle
• Enseignement artistique
• Gestion d’événements
• Tourisme
• Éducation permanente
• Communication
• Relations publiques
• Assistant de direction

Il existe aussi d’autres types de formations proposées notamment dans le catalogue de Dorifor et relayées par Bruxelles Formations sur la gestion du non-marchand.

Si vous êtes déjà détenteur d’un bachelier, vous pouvez suivre le Master en Ingénierie et Action sociales ou une formation de Cadre du secteur non-marchand.

Lina Fiandaca