Organiser des réunions efficaces au sein de l’ASBL : conseils d’experte

Les réunions sont des moments indispensables pour prendre des décisions et faire avancer les projets de l’ASBL. Mais si elles ne sont pas bien cadrées, elles peuvent surtout être une perte de temps pour l’équipe. Coach RH auprès d’entreprises et ASBL, Carine Deville partage ses conseils pour garantir des réunions efficaces.

"Une réunion c’est de la communication !"

MonASBL.be : Comment faire en sorte d’organiser une réunion efficace ?

Carine Deville : La première chose est d’avoir une intention, un objectif. A quoi sert la réunion d’équipe ? Cette dernière peut avoir plusieurs buts : passer de l’information ; récolter des avis ; décider. Mais de toute façon elle sert à passer à l’action.

Souvent, les réunions ne fonctionnent pas car on n’a défini ni l’objectif à la base, ni comment cela se traduit en plan d’actions. Dans beaucoup de réunions, on discute, on fait des apartés, mais on ne reste pas sur l’objectif de la réunion.

Réfléchir à l’objectif permet aussi de voir si c’est bien une réunion qui doit se faire en équipe ou qui concerne seulement quelques personnes.

Ensuite, en fin de réunion, on fait le point sur les prochaines étapes : préciser à qui on a assigné des tâches, vérifier si la personne a tous les moyens pour les réaliser, annoncer ce qu’on attend pour la prochaine fois, etc. De cette manière, c’est clair pour tout le monde. Sinon, on se quitte, tout le monde retourne à ses pénates et il ne se passe rien.

Il est nécessaire d’avoir un suivi. Parfois, il n’y a pas de compte rendu ou bien c’est du bla-bla et personne ne va le lire. Ainsi, il faut être synthétique. Pour cela, il faut un « action log », on peut le faire sur Excel, dans lequel on reprend les différentes actions et leur évolution. Par exemple : en date du 23/10 nous avons discuté de tel sujet, telle personne doit faire telle action pour telle date, etc.

Enfin, pour une réunion efficace c’est indispensable d’avoir appris à communiquer.

MonASBL.be : C’est-à-dire ?

Carine Deville : On écoute très peu pour comprendre, on écoute principalement pour répondre ou pour avoir raison. L’écoute c’est savoir se taire, reformuler et poser des questions pour aller plus dans les détails, par exemple.

Quand on a appris à réellement écouter, donc à ne pas interrompre les autres, à ne pas faire des gestes parce qu’on veut parler, qu’on sait faire une remarque sans humilier, être dans l’empathie tout en étant ferme, cela va fluidifier l’atmosphère dans les réunions. Même quand le sujet est difficile.

Une réunion c’est de la communication. Une des lois majeures en communication, c’est qu’il y a toujours deux niveaux qui interviennent : la relation et le contenu. Au fur et à mesure qu’on discute avec une personne, c’est la relation qui prend le dessus.

Et les réunions, ce n’est que du relationnel. Donc si je veux aborder du contenu de travail il faut d’abord que j’aille dans le relationnel avec les gens.

"Parfois, les réunions ne sont pas efficaces car on n’est pas au bon niveau de décision"

MonASBL.be : Comment savoir si la réunion a été efficace ?

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