Devenir psy indépendant - Leçon 7 : tenir sa comptabilité

La tenue d’une comptabilité peut s’avérer fastidieuse même si, dans le cadre d’une pratique de psychologue clinicien, celle-ci est souvent rébarbative et ne nécessite pas des compétences de haut-vol. De fait, votre comptabilité tient en un mot : régularité. Concrètement, de nombreux outils informatiques existent et ils peuvent vous simplifier la vie. Les conseils d’un comptable peuvent également être précieux, à lui de vous aiguiller au mieux pour savoir ce que vous devriez lui fournir pour qu’il puisse compléter votre déclaration d’impôt. Malgré tout, afin de vous donner un aperçu de ce qu’est une comptabilité, nous passerons en revue les impondérables de l’obligation comptable des psychologues indépendants.

De manière annuelle, il faudra tout d’abord fournir à votre comptable ce que l’on appelle un livre journal fiscal qui reprend un livre des ventes ainsi qu’un livre des achats. Concernant le livre des ventes, il s’agira d’un registre mentionnant la date de chacune de vos rentrées. Pour chaque patient que vous verrez, vous êtes tenu de justifier le payement de la séance. Il faut bien évidemment prendre en compte la spécificité de notre profession : notre déontologie nous interdit de divulguer des informations sur nos patients. Cela vaut également à l’égard du comptable et potentiellement de l’administration fiscale. Une date de présence ou un numéro de virement bancaire est une information. Veillez à anonymiser votre livre des ventes, afin qu’aucune information ne puisse transparaître.

Quid des frais professionnels d’un psychologue clinicien ?

Pour l’ensemble de vos rentrées, les psychologues cliniciens doivent tenir en compte que pour chaque transaction en espèce avec un patient, ils sont tenus légalement de fournir un reçu. On ne peut malheureusement pas utiliser n’importe quel reçu, mais uniquement ceux qui proviennent d’un carnet de reçus officiel que vous pouvez acheter chez un imprimeur agréé par le SPF Finances. Cela vaut uniquement pour les transactions en espèces. S’il s’agit d’une transaction électronique, il n’y a pas lieu de fournir une preuve de payement, vous pourrez aisément retrouver une trace dans vos extraits de compte.

En matière de livre d’achat, vous devrez scrupuleusement noter et dater l’ensemble de vos dépenses professionnelles, tout en gardant une preuve d’achat pour chaque dépense. La question des frais professionnels d’un psychologue clinicien fait souvent débat. Un ordinateur ? Des frais internet ? Des frais de transport ? La logique voudrait qu’il s’agisse d’un frais professionnel si la visée de la dépense est strictement liée à votre travail. C’est bien évidemment bien plus complexe que cela et un comptable peut à ce niveau vous être d’une aide précieuse.

Enfin, en matière d’obligation comptable, si vous avez opté pour un régime de franchise des petites entreprises afin de profiter d’une exonération de la TVA pour les actes non thérapeutiques, il faut, malgré tout, envoyer un listing de vos clients qui disposent d’un numéro de TVA belge et le chiffre d’affaires que cela a généré.
En conclusion, la comptabilité d’un psychologue clinicien n’est pas sorcier à condition d’être le plus scrupuleux, ordonné et régulier possible. Il est évident que notre vocation est souvent assez éloignée des métiers du chiffre et qu’une compréhension de tous les mécanismes qui vous permettront de réaliser une comptabilité reflétant fidèlement votre quotidien nécessitent à notre sens un réel travail d’équipe avec un comptable.

Michaël Luca

Responsable du pôle des
psychologues indépendants
de l’UPPCF

[Les leçons] :

1. Franchir le pas
2. Quel statut pour le psychologue indépendant ?
3. Diplôme, visa et agrément
4. Les obligations sociales
5. L’impôt sur le revenu
6. L’exemption de la TVA
7. Tenir sa comptabilité
8. Les obligations déontologiques
9. Assurance pro et dossier patient
10. Avec qui travailler ?
11. Penser à l’avenir