Des réunions agréables et productives : les astuces !

Des réunions agréables et productives: les astuces !

Si, comme moi, vous devez parfois animer des réunions, vous vous êtes certainement rendu compte que ce n’est pas évident, que du contraire ! Cela s’apparente à de la gestion d’équipe et n’est pas aisé ou inné, alors que ces réunions sont souvent au cœur de notre travail. Pour qu’elles soient agréables et productives, il existe toute une série de paramètres à prendre en compte. Ceci dit, quelques astuces sont également les bienvenues …

Elles sont au cœur de notre travail et sont souvent le moyen de communication et de prise de décision privilégié : les réunions. Certaines sont agréablement et efficacement menées, mais malheureusement, ce n’est pas le cas de toutes. Et, lorsqu’on y réfléchit, c’est plutôt compréhensible : animer des réunions fait appel à de multiples techniques que nous ne maîtrisons pas forcément. Étant donné qu’en tant que travailleur social, nous sommes parfois amenés à gérer des réunions, autant essayer que cela se passe au mieux.

Un outil de travail incontournable

Cela ne fait qu’une quinzaine d’années que je travaille dans le secteur social, mais j’ai eu le temps de participer à un certain nombre de réunions, tant notre secteur les affectionne. De par cette expérience, j’en ai retiré certains principes, qui me semblent essentiels à mettre en œuvre. Comme vous, je n’ai pas fait qu’assister à des réunions, mais j’ai également été amenée à en gérer, notamment dans le cas de la mise en œuvre de projets, par exemple. Ces expériences m’ont amenée à mettre en œuvre plusieurs astuces afin que ces réunions se passent au mieux.

Point trop n’en faut …

Dans nos professions, nous aimons nous réunir. C’est notre mode de communication et de prise de décision privilégié. Heureusement, car c’est la forme la plus démocratique de gestion … A condition que la marge de manœuvre soit réelle, bien entendu. Ceci dit, pour éviter d’éroder la motivation de tout un chacun, essayons de privilégier la qualité à la quantité. En effet, n’oublions pas que chaque travailleur social participe à un nombre de plus en plus important de réunions : équipe, groupes de travail, projets, commissions, etc. il n’est donc pas rare que les travailleurs sociaux assistent à plusieurs réunions par semaine … Donc, limitons le nombre de réunions à ce qui est nécessaire et privilégions la communication directe en-dehors, lorsque c’est faisable.

Une question de timing

Il est important de prévoir suffisamment de temps pour aborder tous les points sans se précipiter et en laissant la possibilité à des discussions d’émerger. Il s’agit donc aussi de respecter l’horaire et de ne pas attendre les retardataires … Idéalement, il est préférable de prévoir les réunions le matin et d’éviter la tranche horaire qui suit le repas de midi. Sauf que dans les faits, beaucoup de travailleurs ne sont disponibles que durant cette période. Qu’à cela ne tienne, évitons les longs exposés soporifiques et privilégions les groupes de travail, qui dynamisent l’ensemble. De même, si cela est possible, évitons les locaux surchauffés …

Et de préparation

La personne qui gère une réunion doit évidemment être bien préparée : elle doit être au clair avec l’objectif de la réunion et avoir mis au point un ordre du jour, qui sera transmis aux participants plusieurs jours avant. Ce n’est pas non plus du luxe d’en prévoir quelques copies le jour même, pour pallier aux oublis. L’animateur de la réunion ne devrait normalement pas être celui qui prend note des débats, mais dans les faits, il est parfois difficile de faire autrement : rédiger un PV de réunion est rarement une tâche pour laquelle on se bat. Si aucun participant ne se propose, pourquoi pas instaurer une tournante ? Ceux qui en ont la possibilité peuvent éventuellement déléguer un collègue « administratif », ou encore enregistrer la réunion, bien que cette solution signifie un très lourd travail par la suite.

Importance du suivi

Une réunion est un outil de travail, il est donc important que des actions y soient décidées … et suivies ! Les décisions prises doivent faire l’objet d’un suivi, sinon elles se perdent « dans l’air ». Le PV de réunion prend ici toute son importance : il doit mentionner « qui fait quoi pour quand » et servir de base à la réunion suivante. Certaines réunions que nous animons concernent des projets que nous mettons en place, en partenariat avec des collègues, ou d’autres institutions. Si tous ces collègues sont partie prenante, les réunions devraient être plus agréables que si ce n’est pas le cas … Par contre, dans tous les cas, il est important d’entrer assez rapidement dans le concret, au risque de « perdre » certaines personnes … En effet, souvent, les personnes qui ont besoin de « penser » les choses ne sont pas les mêmes que celles qui ont besoin « d’agir » ces choses.

MF - travailleuse social

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