Gérer les réunions ne s'improvise pas !

En tant que travailleurs sociaux, nous passons un temps non négligeable, et de plus en plus important, en réunions de toutes sortes. Certaines d’entre elles laissent un agréable sentiment de temps bien utilisé, alors que d’autres donnent une impression de confusion et laissent parfois la sensation d’avoir, non seulement perdu son temps, mais aussi son énergie. En définitive, pour qu’une réunion professionnelle soit à la fois agréable et efficace, il convient de prendre en compte toute une série de facteurs importants.

Un objectif clair et précis

Cela paraît évident, mais une réunion doit avoir un objectif bien précis. Qui plus est, les participants doivent la quitter avec le sentiment d’avoir réalisé quelque chose, que leur présence a été utile. En effet, lorsqu’une activité professionnelle nous paraît dénuée de sens, elle est génératrice d’ennui et de frustration. L’organisateur de la réunion doit donc être bien clair avec la raison pour laquelle cette réunion a lieu, afin de traduire cette raison en objectifs, qu’il se doit de communiquer aux participants, afin que ces derniers y travaillent lors de la réunion. En termes pratiques, cela signifie que chaque question ou problème soulevé doit trouver une réponse, que ce soit sous la forme d’une solution, ou de la mise en place d’un processus (qui doit évidemment faire l’objet d’un suivi : les vœux pieux ne servent à rien).

Communiquer honnêtement

Ceci étant dit, toutes les réunions n’ont pas pour objet de débattre de problèmes ou de trouver de nouveaux processus. Certaines réunions ont pour objectif une simple information sur des changements mis en place, sans que ces derniers soient forcément soumis à débat. À nouveau, l’organisateur doit être au clair avec cela et le communiquer honnêtement. Il est inutile de demander leur avis aux participants si ce n’est pas pour en tenir compte…

Autant informer dès le départ que la marge de manœuvre est faible ou nulle, ou qu’elle n’existe que concernant la mise en oeuvre. S’il est souvent frustrant de subir des changements sans être consulté, surtout si ces derniers font peu écho, qu’au moins ne s’ajoute pas la frustration de se sentir dupé. Qui plus est, une réunion peut également servir à trouver le champ où peut s’exercer une certaine marge de manœuvre, ce qui permet aux participants de se réapproprier les choses.

Importance de la gestion du temps

La gestion du temps est également un facteur extrêmement important en réunion. Une erreur très souvent commise est de surcharger le planning des réunions, pour traiter un maximum de points. Malheureusement, une telle pratique est contre-productive. En effet, il ne faut pas oublier que les participants vont vouloir… participer, ce qui est précisément le but. Les discussions et débats prennent par essence du temps et si ces moments sont sans cesse coupés car le temps manque, non seulement l’efficacité de la réunion en pâtit, mais en plus cela peut générer une certaine frustration chez les participants qui, au bout du compte, risquent de ne plus s’impliquer. Mieux vaut donc prévoir moins, mais mieux, et cadrer les discussions, par exemple, via des groupes de travail. De plus, cette méthode a l’avantage de dynamiser les réunions.

Astuces pratiques

Il existe d’autres astuces pratiques pour que les réunions soient plus efficaces : les prévoir le matin, préférer l’envoi du mail pour la diffusion de petites informations pratiques afin de ne pas encombrer les débats inutilement, ne réunir que les personnes concernées par l’objectif de la réunion, etc. L’ordre du jour doit, de préférence, laisser la première place aux points les plus importants, après l’accueil des participants. En termes de gestion, il est préférable que l’animateur ne soit pas celui qui prend les notes. De plus, il est indispensable d’envoyer un PV rapidement après. Ce PV doit être fidèle à la réunion et refléter les décisions prises, en plus d’être concis.

Cultiver la bonne volonté

Il est une chose que l’on peut affirmer, c’est que la plupart des travailleurs sociaux sont de bonne volonté et désireux de participer à l’amélioration de la structure qui les emploie. Par contre, à partir du moment où les personnes se sentent dupées ou mal considérées, elles se désinvestissent, ce qui est dommageable pour la structure, qui ne pourra, à terme, plus bénéficier des idées et du dynamisme de ses membres.

MF - travailleuse social

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